一、Word中的"選中"方法知多少？

1.常見的"選中"方法：

◆ 全選（快捷鍵Ctrl+A）：就是全部選中文檔內(nèi)的所有內(nèi)容。這所有內(nèi)容包括：文字、表格、圖形、圖像等可見的和不可見的標(biāo)記。

◆ 按住Shift＋Page Down從光標(biāo)處向下選中一屏，Shift＋Page Up從光標(biāo)處向上選中一屏。

◆ 按住Shift+左選中光標(biāo)左邊第一個字符，Shift+右選中光標(biāo)右邊第一個字符，Shift+上選中從光標(biāo)處向上到同列的字符，Shift+右選中從光標(biāo)處向下到同列的字符。(注：此處的?、à、á、a表示：上、下、左、右光標(biāo)鍵)

◆ Ctrl+Shift+á從光標(biāo)向上選中光標(biāo)所在的一段，Ctrl+Shift+a從光標(biāo)向下選中光標(biāo)所在的一段。

◆ 擴(kuò)展選中（快捷鍵F8）：按一次打開擴(kuò)展功能；再按一次選中光標(biāo)所在的位置的單詞（若是中文的話選中光標(biāo)所在的后一個字）；再按一次選中光標(biāo)位置所在的一句；再按一次選中光標(biāo)位置所在的一段落；再按一次則相當(dāng)于全選。取消擴(kuò)展功能，按Esc鍵。

◆ 把光標(biāo)放到頁面的左邊，出現(xiàn)形如"?"，點(diǎn)擊就選中一行。上下拖到就選中若干行。

◆ Alt＋鼠標(biāo)拖動：選中矩形區(qū)域。

◆ 按住Shift選中多個對象（非嵌入型的），也可以用繪圖工具欄第二個按鈕的"選擇對象"（"?"）來選擇。

對于Word2003可以把光標(biāo)放到任一位置，點(diǎn)右鍵/"選擇格式相似的文本"功能，這個功能有點(diǎn)類似于F4，比較"另類"。"相似"兩字很值的玩味，多試幾遍，其意自現(xiàn)。

2."不常用"的"選中"方法

說他"不常用"并不真的是不常用，而是對于新手而言的不常用。

◆ 通過菜單格式/樣式和格式（Word2003版，別的版本類似），點(diǎn)擊要選擇的樣式，點(diǎn)右邊的下拉框，出現(xiàn)"選擇所有XX實(shí)例"、"修改"、"刪除"等。此處的XX代表使用這種樣式的段落是多少，點(diǎn)選"選擇所有XX實(shí)例"就選中了所有應(yīng)用了此樣式的段落。（注：對于規(guī)范的排版，這個是最好用的，可能我們只要四五個樣式就把一篇小冊子搞定。）

◆ 不得不提到的替換(快捷鍵Ctrl+F)：在查找內(nèi)容中輸入要選中的文字、或點(diǎn)格式、高級等設(shè)置，再點(diǎn)選突出顯示所有在該范圍找到的項目，在選查找全部、關(guān)閉，這就就選中了你可以想到的任意的內(nèi)容。這個看似簡單，其實(shí)是所有技巧中伸縮度最大的一個。

3.一種類似于圖形軟件方面的選中技巧：

在Photoshop中，有一個命令叫"保存選區(qū)"非常好用，在Word中也可以找到類似的方法，這就是書簽。利用書簽"存儲選區(qū)"也是很好的方法，但要注意，他必須是連續(xù)的區(qū)域。

方法是：先選中要定義的區(qū)域，插入/書簽，輸入書簽名，定義一個書簽。使用時：插入/書簽，找到想選中的書簽，點(diǎn)"定位"就選中了書簽所代表的選擇。這個功能在后臺VBA中也很好用，制定特定模板的首選。

特例：對段落進(jìn)行樣式時，不需要選中段落的，只要把光標(biāo)放到段落中就行了。

一.圖表和公式的自動編號

在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護(hù)就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖2－1）前插入一張圖，則原來的圖2－1變?yōu)?－2，2－2變?yōu)?－3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如"流程圖見圖2－1"。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費(fèi)勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。

能不能讓W(xué)ord對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應(yīng)引用？答案是肯定的！下面以圖的編號為例說明具體的做法。

圖 1- 1

圖 1- 2 我的好友

圖 1- 3 我的聊天記錄

自動編號可以通過Word的"題注"功能來實(shí)現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為"圖1－×"。

步驟：1-----將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在"插入"菜單---"引用"---選"題注"，

新建一個標(biāo)簽"圖1－"，

編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字（如果不是點(diǎn)擊"編號"修改），

位置為所選項目下方，單擊"確定"后Word就插入了一個文本框在圖的下方，

并插入標(biāo)簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如"形態(tài)學(xué)膨脹運(yùn)算示例"，

還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。

再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標(biāo)簽了，直接選擇就可以了。

Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號。

步驟2.

在文檔中引用這些編號時，比如"如圖1－1所示"，分兩步做。

插入題注之后，

選中題注中的文字"圖1－1"，在"插入"菜單選"書簽"，鍵入"書簽名"，點(diǎn)"添加"。

這樣就把題注文字"圖1－1"做成了一個書簽。在需要引用它的地方，

將光標(biāo)放在插入的地方（上例中是"如"字的后面），

如圖 1- 2（"圖 1-2"是引用跟蹤自動生成的）

如圖 1- 1（"圖 1-1"是引用跟蹤自動生成的）

在"插入"菜單選"交叉引用"，彈出對話框中引用類型選"書簽"，"引用內(nèi)容"為"書簽文字"，選擇剛才鍵入的書簽名后點(diǎn)"插入"，Word就將文字"圖1－1"插入到光標(biāo)所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。@

至此我們就實(shí)現(xiàn)了圖的編號的自動維護(hù)，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注"圖1－1"改為"圖1－2"，文檔中的"圖1－1"也會自動變?yōu)?#34;圖1－2"。

表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。

公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨(dú)放在一個段落，版式為"嵌入式"（Word默認(rèn)），光標(biāo)放在公式之后，不要（注意是"不要"）選中公式，在"插入"菜單選"題注"，由于沒有選中項目，所以"位置"一項為灰色，新建標(biāo)簽"公式1－"，點(diǎn)擊"插入"，Word就將標(biāo)簽文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標(biāo)所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在"制表位的使用"一節(jié)詳細(xì)說明。

這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來進(jìn)行文檔自動化。多個域的聯(lián)合使用可以實(shí)現(xiàn)更復(fù)雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。注：

（1）題注中新建標(biāo)簽時，Word會自動在標(biāo)簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。

（2）書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知"圖"。

（3）圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標(biāo)右擊引用文字，在彈出的菜單中選"更新域"。關(guān)閉文檔再打開Word會更新所有的域。二.制表位的使用

制表位是指水平標(biāo)尺上的位置，它指定了文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認(rèn)情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。

制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數(shù)點(diǎn)對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據(jù)論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細(xì)的說明請參閱Word的幫助文檔。

論文里的公式要求單獨(dú)放在一個段落，公式居中；按章節(jié)進(jìn)行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇"嵌入式"，編號用小括號括起來。然后把光標(biāo)放在公式所在的段落里，點(diǎn)擊頁面左上角的制表位圖標(biāo)，切換到居中制表位，用鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上大約中間的位置點(diǎn)一下，這樣就放置了一個居中制表位在點(diǎn)擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標(biāo)拖動進(jìn)行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標(biāo)切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。

設(shè)置好制表位后，把光標(biāo)放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標(biāo)移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。

用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時，Word會自動調(diào)節(jié)以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設(shè)置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎？！

涉及到制表位還有一個概念：前導(dǎo)符。前導(dǎo)符是填充制表符所產(chǎn)生的空位的符號，一般有實(shí)線、虛線、點(diǎn)劃線等，在目錄中經(jīng)常見到（就是標(biāo)題和頁碼之間的圓點(diǎn)）。制作目錄時，敲入標(biāo)題和頁碼后，在行末設(shè)置一個右對齊制表位。點(diǎn)擊"格式︱制表位"，制表位對話框顯示了光標(biāo)所在段落的制表位信息。選擇右對齊制表位，前導(dǎo)符選擇圓點(diǎn)（Word默認(rèn)無前導(dǎo)符），確定后在標(biāo)題和頁碼之間插入一個制表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標(biāo)題之間用圓點(diǎn)進(jìn)行了填充。當(dāng)頁碼或標(biāo)題長度變化時，Word會自動增加或刪除圓點(diǎn)。這里用目錄做例子只是想說明前導(dǎo)符的使用方法，其實(shí)制作目錄還有更好的方法，下文詳述。注：

（1）按一次Tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產(chǎn)生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認(rèn)設(shè)置變化時，版面就會混亂。

（2）有時候按Tab鍵后Word會產(chǎn)生一個灰色箭頭，這實(shí)際上是Word的制表符格式標(biāo)記，格式標(biāo)記還有段落標(biāo)記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點(diǎn)）等。這些格式標(biāo)記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標(biāo)記是否顯示以及顯示哪些可以在"工具 | 選項"的"視圖"選項卡里進(jìn)行.

三.目錄的制作

目錄是用來列出文檔中的各級標(biāo)題及標(biāo)題在文檔中相對應(yīng)的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結(jié)構(gòu)來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為"標(biāo)題1"、"標(biāo)題2"，…，"標(biāo)題9"，分別對應(yīng)大綱級別的1－9。我們也可以不使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式而采用自定義樣式，但有點(diǎn)麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內(nèi)置標(biāo)題樣式，關(guān)于自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。

目錄的制作分三步進(jìn)行。

1) 修改標(biāo)題樣式的格式。通常Word內(nèi)置的標(biāo)題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點(diǎn)"格式︱樣式"，列表下拉框中選"所有樣式"，點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)題樣式，然后點(diǎn)"更改"。可修改的內(nèi)容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標(biāo)題1－3的格式。

2) 在各個章節(jié)的標(biāo)題段落應(yīng)用相應(yīng)的格式。章的標(biāo)題使用"標(biāo)題1"樣式，節(jié)標(biāo)題使用"標(biāo)題2"，第三層次標(biāo)題使用"標(biāo)題3"。使用樣式來設(shè)置標(biāo)題的格式還有一個優(yōu)點(diǎn)，就是更改標(biāo)題的格式非常方便。假如要把所有一級標(biāo)題的字號改為小三，只需更改"標(biāo)題1"樣式的格式設(shè)置，然后自動更新，所有章的標(biāo)題字號都變?yōu)樾∪?，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關(guān)于如何應(yīng)用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。

3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標(biāo)題前插入一個分頁符），光標(biāo)移到新頁的開始，添加"目錄"二字，并設(shè)置好格式。新起一段落，菜單欄選"插入︱索引和目錄"，點(diǎn)"目錄"選項卡，"顯示級別"為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節(jié)標(biāo)題不在目錄中，肯定是沒有使用標(biāo)題樣式或使用不當(dāng)，不是Word的目錄生成有問題，請去相應(yīng)章節(jié)檢查。此后若章節(jié)標(biāo)題改變，或頁碼發(fā)生變化，只需更新目錄即可。注：

目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的（如果你愿意浪費(fèi)一張紙可以試著打印一下目錄）。在"工具︱選項"的"視圖"選項卡可以設(shè)置域底紋的顯示方式。

四.參考文獻(xiàn)的編號和引用

參考文獻(xiàn)的標(biāo)注本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻(xiàn)編號后就成了一件麻煩的事情，產(chǎn)生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護(hù)這些編號是一件費(fèi)力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓W(xué)ord自動維護(hù)這些編號。很幸運(yùn)，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。

光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方，在菜單欄上選"插入︱腳注和尾注"，彈出的對話框中選擇"尾注"，點(diǎn)擊"選項"按鈕修改編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字，位置為"文檔結(jié)尾"，確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號，并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處請你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說明，在這里按參考文獻(xiàn)著錄表的格式添加相應(yīng)文獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)標(biāo)注要求用中括號把編號括起來，至今我也沒找到讓W(xué)ord自動加中括號的方法，需要手動添加中括號。

在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時，在第一次引用此文獻(xiàn)時需要制作尾注，再次引用此文獻(xiàn)時點(diǎn)"插入︱交叉引用"，"引用類型"選"尾注"，引用內(nèi)容為"尾注編號（帶格式）"，然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)，插入即可。

不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻(xiàn)在正文之后，參考文獻(xiàn)后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在"節(jié)"的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。

解決的方法似乎有點(diǎn)笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻(xiàn)說明文本），點(diǎn)"插入︱書簽"，命名為"參考文獻(xiàn)文本"，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻(xiàn)文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標(biāo)題為"參考文獻(xiàn)"，并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下，選"插入︱交叉引用"，"引用類型"為"書簽"，點(diǎn)"參考文獻(xiàn)文本"后插入，這樣就把參考文獻(xiàn)文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用項目編號進(jìn)行自動編號。

到這里，我們離完美還差一點(diǎn)點(diǎn)。打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當(dāng)然，可以通過設(shè)置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西，請接著往下看。

選中所有的尾注文本，點(diǎn)"格式︱字體"，改為"隱藏文字"，切換到普通視圖，選擇"視圖︱腳注"，此時所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在"尾注"下拉列表框中選擇"尾注分割符"，將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除"尾注延續(xù)分割符"和"尾注延續(xù)標(biāo)記"。刪除頁眉和頁腳（包括分隔線），選擇"視圖︱頁眉和頁腳"，首先刪除文字，然后點(diǎn)擊頁眉頁腳工具欄的"頁面設(shè)置"按鈕，在彈出的對話框上點(diǎn)"邊框"，在"頁面邊框"選項卡，邊框設(shè)置為"無"，應(yīng)用范圍為"本節(jié)"；"邊框"選項卡的邊框設(shè)置為"無"，應(yīng)用范圍為"段落"。切換到"頁腳"，刪除頁碼。選擇"工具︱選項"，在"打印"選項卡里確認(rèn)不打印隱藏文字（Word默認(rèn)）。

好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？！

五.頁眉頁腳的制作

首先介紹一個概念：節(jié)。這里的"節(jié)"不同于論文里的章節(jié)，但概念上是相似的。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機(jī)紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。如果沒有插入分節(jié)符，Word默認(rèn)一個文檔只有一個節(jié)，所有頁面都屬于這個節(jié)。若想對頁面設(shè)置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節(jié)。

論文里同一章的頁面采用章標(biāo)題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節(jié)，每節(jié)獨(dú)立設(shè)置頁眉頁腳的方法來實(shí)現(xiàn)。

首先介紹頁眉的制作方法。在各個章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁眉（若連頁眉都不知怎么加，請參考Word幫助）。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選"插入︱分隔符"，分節(jié)符類型選"下一頁"，不要選"連續(xù)"（除非你想第二章的標(biāo)題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據(jù)情況選"奇數(shù)頁"或"偶數(shù)頁"。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。光標(biāo)移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個"同前"按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個按鈕按下表示本節(jié)的頁眉與前一節(jié)相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨(dú)立，因此把這個按鈕調(diào)整為"彈起"狀態(tài)，然后修改頁眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。

頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進(jìn)行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)。然后，光標(biāo)移到第一章，點(diǎn)擊"視圖︱頁眉和頁腳"彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保"同前"按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。注：

（1）頁眉段落默認(rèn)使用內(nèi)置樣式"頁眉"，頁腳使用"頁腳"樣式，頁碼使用內(nèi)置字符樣式"頁碼"。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式并自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。

（2）論文里頁眉使用章標(biāo)題，可以采用章標(biāo)題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護(hù)兩者的一致。

六.其他技巧分頁符(Ctrl+Enter）

顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符后的文字將另起一頁。論文中各章的標(biāo)題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最后放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什么變化，后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁上。肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標(biāo)題推到新頁！這樣做的缺點(diǎn)是顯而易見的。若前一章的版面發(fā)生了變化，比如刪掉了一行，這時后一章的標(biāo)題就跑到前一章的最后一頁的末尾；若增加一行，則后一章標(biāo)題前又多了一個空行。快拋棄這種費(fèi)力不討好的作法吧！換行符(Shift+Enter)

這里又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨(dú)立的信息單位，具有自身的格式特征，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結(jié)尾處都有段落標(biāo)記（一個灰色的拐彎箭頭）。敲Enter鍵有兩個作用，一是在光標(biāo)位置插入一個段落標(biāo)記，表示一個段落的結(jié)束；二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個段落，共享相同的段落格式。雙擊圖標(biāo)

以一個例子作為說明。你可能需要在論文里畫一個簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框并加入了相應(yīng)的文字，排好位置，這時你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用鼠標(biāo)在繪圖工具欄上點(diǎn)了一下箭頭圖標(biāo)，然后畫了一個箭頭，再點(diǎn)一下圖標(biāo)，又畫一個箭頭，第三次點(diǎn)圖標(biāo)，畫了第三個箭頭，…有點(diǎn)麻煩是不是？要是可以連續(xù)畫該多好！事實(shí)上可以做到！用鼠標(biāo)在箭頭圖標(biāo)上雙擊，然后在需要的地方畫箭頭，看到了嗎？當(dāng)畫完一個箭頭時，圖標(biāo)依然保持為嵌入狀態(tài)，表示可以連續(xù)作圖。當(dāng)所有箭頭都畫完后，再在嵌入的圖標(biāo)上點(diǎn)一下，嵌入的圖標(biāo)彈起，Word又回到了文字輸入狀態(tài)。不只箭頭圖標(biāo)具有這樣的功能，其他許多圖標(biāo)都可以如此。格式刷就是一個。當(dāng)需要把一段特殊的文字格式多次應(yīng)用時，雙擊格式刷，連續(xù)刷需要的文字，很方便。

居中和右對齊

你還在用插入空格的方法來把章節(jié)標(biāo)題推到頁面中間嗎？太土了吧！用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。

1.問：WORD里邊怎樣設(shè)置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？

答：分節(jié)，每節(jié)可以設(shè)置不同的頁眉。文件——頁面設(shè)置——版式——頁眉和頁腳——首頁不同

2.問：請問word中怎樣讓每一章用不同的頁眉？怎么我現(xiàn)在只能用一個頁眉，一改就全部改了？

答：在插入分隔符里，選插入分節(jié)符，可以選連續(xù)的那個，然后下一頁改頁眉前，按一下"同前"鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節(jié)符使得它們獨(dú)立了。這個工具欄上的"同前"按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標(biāo)的形式，把光標(biāo)移到上面就顯示出"同前"兩個字來了

3.問：如何合并兩個WORD文檔，不同的頁眉需要先寫兩個文件，然后合并，如何做？

答：頁眉設(shè)置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項

4.問：WORD編輯頁眉設(shè)置，如何實(shí)現(xiàn)奇偶頁不同? 比如：單頁浙江大學(xué)學(xué)位論文，這一個容易設(shè)；雙頁：（每章標(biāo)題），這一個有什么技巧啊？

答：插入節(jié)分隔符，與前節(jié)設(shè)置相同去掉，再設(shè)置奇偶頁不同

5.問：怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉，頁腳？

答：頁面設(shè)置－頁眉和頁腳，選首頁不同，然后選中首頁頁眉中的小箭頭，格式－邊框和底紋，選擇無，這個只要在"視圖"——"頁眉頁腳"，其中的頁面設(shè)置里，不要整個文檔，就可以看到一個"同前"的標(biāo)志，不選，前后的設(shè)置情況就不同了。

6.問：如何從第三頁起設(shè)置頁眉？

答：在第二頁末插入分節(jié)符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節(jié)，如果第一、二頁還有頁眉，把它設(shè)置成正文就可以了●在新建文檔中，菜單—視圖—頁腳—插入頁碼—頁碼格式—起始頁碼為0，確定；●菜單—文件—頁面設(shè)置—版式—首頁不同，確定；●將光標(biāo)放到第一頁末，菜單—文件—頁面設(shè)置—版式—首頁不同—應(yīng)用于插入點(diǎn)之后，確定。第2步與第三步差別在于第2步應(yīng)用于整篇文檔，第3步應(yīng)用于插入點(diǎn)之后。這樣，做兩次首頁不同以后，頁碼從第三頁開始從1編號，完成。

7.問：WORD頁眉自動出現(xiàn)一根直線，請問怎么處理？

答：格式從"頁眉"改為"清除格式"，就在"格式"快捷工具欄最左邊；選中頁眉文字和箭頭，格式－邊框和底紋－設(shè)置選無

8.問：頁眉一般是---------，上面寫上題目或者其它，想做的是把這根線變?yōu)殡p線，WORD中修改頁眉的那根線怎么改成雙線的?

答：按以下步驟操作去做：●選中頁眉的文字，包括最后面的箭頭●格式－邊框和底紋●選線性為雙線的●在預(yù)覽里，點(diǎn)擊左下小方塊，預(yù)覽的圖形會出現(xiàn)雙線●確定▲上面和下面自己可以設(shè)置，點(diǎn)擊在預(yù)覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可以在不同的位置

9.問：Word中的腳注如何刪除？把正文相應(yīng)的符號刪除，內(nèi)容可以刪除，但最后那個格式還在，應(yīng)該怎么辦？

答：步驟如下：1、切換到普通視圖，菜單中"視圖"——"腳注"，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。2、在尾注的下拉菜單中選擇"尾注分隔符"，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。3、再在下拉菜單中選擇"尾注延續(xù)分隔符"，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。4、切換回到頁面視圖,尾注和腳注應(yīng)該都是一樣的

10.問：Word 里面有沒有自動斷詞得功能?常常有得單詞太長了，如果能設(shè)置一下自動斷詞就好了

答：在工具—語言—斷字—自動斷字，勾上，word還是很強(qiáng)大的

11.問：如何將word文檔里的繁體字改為簡化字？

答：工具—語言—中文簡繁轉(zhuǎn)換

12.問：怎樣微調(diào)WORD表格線？WORD表格上下豎線不能對齊，用鼠標(biāo)拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠(yuǎn)，想微調(diào)表格豎線讓上下對齊，請問該怎么辦？

答：選定上下兩個單元格，然后指定其寬度就可以對齊了，再怎么拉都行press "Alt"，打開繪圖，其中有個調(diào)整坐標(biāo)線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調(diào)到最小值即可。打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網(wǎng)格里設(shè)置，把水平和垂直間距設(shè)置得最小。

13.問：怎樣微調(diào)word表格線？我的word表格上下豎線不能對齊，用鼠標(biāo)拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠(yuǎn)，我想微調(diào)表格豎線讓上下對齊，請問該怎么辦？

答：可以如下操作：●按住ctrl鍵還是shift，你have a try●double click the line, try it

:)●打開繪圖，設(shè)置一下網(wǎng)格（在左下角）。使水平和垂直都為最小，試一把??？●press "Alt"

14.問：怎么把word文檔里已經(jīng)有的分頁符去掉？答：先在工具——> 選項——> 視圖——> 格式標(biāo)記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。

15.問：Word中下標(biāo)的大小可以改的嗎?

答：格式—字體

16.問：Word里怎么自動生成目錄?。看穑河?#34;格式>>樣式和格式"編輯文章中的小標(biāo)題，然后插入->索引和目錄

17.問：Word的文檔結(jié)構(gòu)圖能否整個復(fù)制? 論文要寫目錄了，不想再照著文檔結(jié)構(gòu)圖輸入一遍，有辦法復(fù)制粘貼過來嗎？答：可以自動生成的，插入索引目錄。

18.問：做目錄的時候有什么辦法時右邊的頁碼對齊？比如：

1.1 標(biāo)題...............................1

1.2 標(biāo)題...............................2

答：畫表格，然后把頁碼都放到一個格子里靠右或居中，然后讓表格的線條消隱就可以了，打印出來就很整齊。

19.問：怎樣在word中將所有大寫字母轉(zhuǎn)為小寫？比如一句全大寫的轉(zhuǎn)為全小寫的

答：格式->更改大小寫->小寫

20.問：在存盤的時候，出現(xiàn)了問題，癥狀如下：磁盤已滿或打開文件過多，不能保存，另開新窗口重存也不管用。如何解決？

答：把word文檔全選，然后復(fù)制，然后關(guān)掉word，電腦提示你粘貼板上有東西，要不要用于別的程序，選是，然后，再重新打開word，然后粘貼，然后，保存。

21.問：WORD中的表格一復(fù)制粘貼到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原樣粘貼到PPT中？

答：1）比較好的方法是：先把表格單獨(dú)存為一WORD文件，然后插入－－>對象，選由文件創(chuàng)建，然后選中上面的WORD文件，確定；

2）還可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，這個也是比較好的辦法；

3）可以先做成文本框，再粘貼過去；

4）復(fù)制粘貼，但是在PPT中不能粘在文本框里面；

5）拷屏，做成圖片，再弄到PPT里面。

22.問：有沒有辦法將PPT的文字拷入WORD里面？

答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可

23.問：用word寫東西時字距老是變動，有時候自動隔得很開，有時候進(jìn)入下一行的時侯，上一行的字距又自動變大了，這是為什么？怎么糾正??？

答：是因為自動對齊的功能，格式——>段落——>對齊方式可以選。還有允許斷字的功能如果check上，就不會出現(xiàn)你說的情況了。

24.問：在使用WORD的樣式之后，如標(biāo)題1、標(biāo)題2之類的，在這些樣式前面總會出現(xiàn)一個黑黑的方塊，雖然打印的時候看不到，但看著總是不舒服，有沒有辦法讓它不要顯示呢？

答："視圖"－－>"顯示段落標(biāo)志"，把前面的勾去掉。其實(shí)這個很有用，可以便于知道哪個是標(biāo)題段落

25.問：文章第一頁下面要寫作者聯(lián)系方式等。通常格式是一條短劃線，下面是聯(lián)系方式，基金支持等。這樣的格式怎么做出來？就是注明頁腳嗎？

答：插入——腳注和尾注

26.問：文字雙欄，而有一張圖片特別大，想通欄顯示，應(yīng)該怎么操作？

答：可以選擇的內(nèi)容，按雙欄排。選擇其他內(nèi)容，按單欄排。

27.問：Word里面如何不顯示回車換行符？

答：把視圖->顯示段落標(biāo)記的勾去掉或工具->選項->視圖->段落標(biāo)記

28.問：有沒有方法把WORD里的軟回車一下子替換掉？識別出來的文字全帶著軟回車，能把他們一次全刪掉嗎？？

答：查找＋替換，按CTRL+H；軟回車好像是^l，在特殊字符里有

29.問：在WORD里的框框里怎么打勾？

答：畫個文本框，文本框里寫一個鉤，然后拖過去；或者先在WORD里插入符號"√"，然后選中"√"，到-》格式-》中文版式-》帶圈字符-》選"□"

30.問：還是不行，這樣拷過去的框框字體是windings的，而原來的是宋體的，兩者有很大的區(qū)別。

答：根據(jù)模板新建專業(yè)型傳真，里面有框，雙擊后打勾，copy就ok

31.問：Word中怎么在一個英文字母上打?qū)μ枺?/p>

答：透明方式插入圖片對象，內(nèi)容是一個√

32.問：WORD里怎么顯示修訂文檔的狀態(tài)？文檔修訂后，改后標(biāo)記很多，但是在菜單里沒有"顯示修訂最終狀態(tài)"等，怎么調(diào)出來？

答：工具－>自定義－>命令－>類別（工具）－>命令（修訂）－>把"修訂"等拖到工具欄上

33.問：怎樣把許多分開的word文檔合并成一個文檔。我的論文是按照章節(jié)分開寫的，但現(xiàn)在圖書館要提交電子版的學(xué)位論文，是一個文檔的，我找了很多選項但好象不能合并，選擇插入文件功能，可以加入內(nèi)容，但文檔中的頁眉卻插不進(jìn)去，有誰有高見？

答：acrobat6 可以直接把多個文檔打印成一個pdf文檔。可以提交pdf格式的論文，先一個一個word文檔轉(zhuǎn)換為pdf格式的，然后在pdf文檔菜單的文件菜單中，選上作為pdf格式打開，追加上就可。

34.問：Word里面要寫方程式怎么辦??？

答：插入－對象－公式編輯器equation，如果沒有公式編輯器Equation，要自己從光盤中安裝，或者安裝Mathtype公式編輯器按右鍵把它拖出來－－插入－－命令－－自定義－－工具應(yīng)該是倒過來

35.問：想在WORD里面表示矩陣，怎樣才能畫出那個很大的矩陣?yán)ㄌ枺?/p>

答：裝公式編輯器mathtype好了~：）

36.問：Word的公式編輯器怎么安裝？

答：工具－自定義－插入－公式編輯器，把它拖到工具條上即可；或者安裝OFFICE后，再次安裝，選增加功能吧，會有提示的

37.問：Word2000下調(diào)用公式編輯器的快捷鍵?

答：點(diǎn)擊菜單[工具]->[自定義]，點(diǎn)擊對話框下方[鍵盤]，在[類別]里選擇[插入]，在命令里選擇[InsertEquation]，指定你的快捷方式

38.問：WORD中出現(xiàn)公式的行往往要比只有文字的行來得寬，如何把這些行改的跟只有文字的行一樣寬？

答：段落行距設(shè)為固定值即可。這樣會有一個問題，比如設(shè)置為18磅，有些公式符號（特別是有下標(biāo)的）不能全部顯示打印稿可以顯示。怎么解決這個問題？這個如何解決還需要考慮。

39.問：我的文檔就是公式多，應(yīng)該怎么辦？

答：公式多的時候，最好的消除這個問題的辦法就是每打幾個公式就要存盤，如果連續(xù)打太多，就會出現(xiàn)這個問題。出現(xiàn)問題的時候：●選中所有內(nèi)容，ctrl＋C●把WORD所有文檔關(guān)閉，●最關(guān)鍵：出現(xiàn)一條信息，務(wù)必選擇"是"●重新打開WORD編輯器，●ctrl＋V，粘貼●ctrl＋S，存盤

40.問：怎樣在word里面的公式編輯器中輸入空格？

答：ctrl+shift+space

41.問：如何使word中公式全都小一號？一個一個選實(shí)在麻煩

答：在Mathtype公式編輯器中：首先，在Mathtype中的菜單Size中選define,定義所需的字號大小；再次，在Mathtype中的菜單preferences中的equation preference的save to file存儲所定義的字號文件；返回word中：在Mathtype菜單中選Format equation:

1）在MathType preference file中，選你剛才所定義的文件；

2）在Range中，選Whole document。最后，選OK，即OK了。

42.問：如何將WORD中的公式編緝拉到外面?

答：工具－自定義－命令－插入－右邊找公式編輯器，往上拖

43.問：怎樣可以去掉word里面公式，或是圖片上方總是出現(xiàn)的灰色的橫條??？以前沒有的，不知道怎么跑出來了，看著怪暈糊的。。。。。

答：工具－>選項->視圖->域底紋，選不顯示，或選取時顯示，就可以了

44.問：整個論文用一個WORD文檔，太大，不好編輯，一個地方有增刪，后面那么長一個文檔版面分布會變得亂七八糟，特別是圖表之類的東東。想讓每章的偶數(shù)頁自動顯示自己的章號和題目，WORD里這個能夠自動實(shí)現(xiàn)嗎？

答：不要整個論文放一個WORD文檔，一章一個，然后每章就可以奇偶分開處理了

45.問：論文按照章節(jié)寫的，想把它們合并成一個文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分節(jié)符的方法，但插入后有些文件的部分格式發(fā)生了變化，請問如何解決？

答：用主控文檔的方法比較好，在大綱模式里設(shè)置的；采取插入文件的方式，格式有所變化

46.問：WORD里邊怎么樣顯示行號？

答：在頁面設(shè)置那里，板式選項，最下面有個行號選項

47.問：Word里面怎么插入半個空格？

答：先在word的工具欄上，點(diǎn)中雙箭頭那個紐，就可以看到原先看不到的空格，然后再編輯一下這個空格的大小，比如小五或小四什么的。

48.問：只要一回車，或是改變光標(biāo)位置的任何操作，都會使上一行的）變成＝，有人遇到過這個問題么？

答：是不是設(shè)置了自動替換啊，符號里的自動替換看看吧！

49.問：WORD有沒有可以按單詞的首字母進(jìn)行排序？就是從A-Z進(jìn)行排

答：表格中的內(nèi)容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回來

50.問：怎么在word里面打R^2?

答：先打R2，然后用鼠標(biāo)選中2,同時按"Ctrl"，"shift"和"+"

51.問：Word中發(fā)現(xiàn)空格都是小圓點(diǎn)，是怎么回事情？每輸入一個空格就出現(xiàn)一個小圓點(diǎn)，怎么把它消除掉啊？這個空格會打印出來嗎？

答：不會打印出來，如果想不顯示：工具－選項－視圖 格式標(biāo)記中前面的勾去掉即可

52.問：word如何使兩個表格能排在一起？我做的表格每一個都比較小，但是表格數(shù)比較多，我想兩個表格排成一行，請問該怎么做？

答：試試在局部分欄，每個分欄中一個表格。

53.問：為什么換機(jī)器打開WORD文檔排版變了？在一臺機(jī)器上排好板的WORD文檔換在另一臺機(jī)器打開就變了？頁碼都不對了，怪哉。

答：是默認(rèn)的頁面設(shè)置不一樣吧，或者版本不同

54.問：Word里面插入表格的問題，同一表格前后兩行被分在了不同的頁上，想限制他們在同一頁怎么做？

答：轉(zhuǎn)換成圖文框可能更容易排版一點(diǎn)，或者加個文本框

55.問：怎么在word里畫坐標(biāo)圖?在word里有了坐標(biāo)圖，文字卻加不加去怎么辦?

答：作圖時直接將文字加上去；word中的繪圖工具條，文字環(huán)繞里面尋找合適的方案，把圖放在文字的底層

56.問：WORD文件有密碼，怎么辦呢？

答：找破解軟件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。

57.問：怎么給word文檔加密？

答：打開文檔，另存為—工具—常規(guī)選項—打開、修改權(quán)限密碼，保存

58.問：Word文件怎么轉(zhuǎn)化為postscript文件？

答：先轉(zhuǎn)化為pdf，然后打印到文件，通過distiller生成ps。

59.問：Word無法識別origin中的漢字怎么辦？用origin做的圖形中有漢字，copy到word中就成了問號，因此我不得不先用export把圖形變?yōu)閖pg文件才能解決這個問題，有沒有方便的解決辦法？

答：ORIGIN里面的字體改成宋體或者仿宋

60.問：請教怎么把Origin中的圖表拷貝到Word？

答：點(diǎn)origin的Edit菜單里的copy page到word里粘貼就行了

61.問：把origin的圖復(fù)制粘貼到word，總有一大塊的空白，這個空白有什么工具可以去掉嗎？還有就是用word自帶的圖表工具畫圖時，也是有一大塊空白去不掉，這個可以解決嗎？

答：右鍵選擇圖片工具欄，點(diǎn)裁減

62.問：插入的圖片為什么老是處于頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，卻又自動跑到頂端去，就是拖不下來，請問該如何處理？

答：改變圖片的屬性，就可以了。

63.問：如何保證一幅圖像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不會因為前面段落的刪減而位置改變？

答：右鍵點(diǎn)擊圖片－>設(shè)置對象格式—>版式—>嵌入型

64.問：如何把在WORD里面圖形工具畫的圖轉(zhuǎn)化為jpg？

答：另存為html格式，然后在html文件對應(yīng)的文件夾里找

65.問：請問什么格式的圖片插入word最清晰？手頭持有png和tif格式，復(fù)制粘貼到word中模糊一片，請問轉(zhuǎn)換成什么圖片格式用于word最清晰？什么方法（插入圖片來自文件還是直接復(fù)制粘貼）對清晰度有否影響？

答：emf，eps等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失分辨率，而jpeg，bmp等點(diǎn)陣圖就不行了。

66.問：在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本？

答：在分欄的數(shù)量為1的情況下實(shí)現(xiàn)。圖片選中后右鍵，設(shè)置圖片格式--版式-四周型就可以了

67.問：jpg文件插入word文件以后怎么讓文件變??？jpg格式圖片插到word文件以后文件變的巨大，有什么方法可以讓它小一點(diǎn)？最好能一張軟盤放的下。

答：兩個方法：●用photoshop改變圖片的分辨率，當(dāng)然要看得清楚，然后插入word

●word有強(qiáng)大的壓縮功能，把文檔另存為比如：temp.doc，看看是不是小了很多。

68.問：Matlab仿真圖片大家一般怎么弄到word里面的?相對橫軸和縱軸修改一下的說

答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的時候用jpg格式，在word中間導(dǎo)入就好了

69.問：如何向WORD中的圖片添加文本？想在圖片上輸入一些說明文字

答：插入文本框，將版式設(shè)成"懸浮"在WORD的繪圖工具里面有個自選圖形，找到你要的括號，直接在頁面上畫就可以了?？梢砸苿樱笮∫部梢愿?。然后把它挪到文字邊上，即可。一個小竅門就是用CTRL+箭頭可以進(jìn)行微調(diào)。如果你覺得經(jīng)常需要對這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字打在一個文本框里，記得將文本框設(shè)置成透明無色的（這樣就看不見文本框了），然后將文本框和你的括號（或其他符號）組合成一個圖形，就萬無一失了。

70.問：AUTOCAD的圖拷貝到WORD下如何處理?

答：有幾種辦法：一是可以在WORD中進(jìn)行CAD編輯的方法：將CAD的背景設(shè)為白色，然后將CAD窗口縮小，到你想復(fù)制的圖形的大小，正好可以容納就可以了，否則WORD里面有很大的空白，然后，拷貝，選中所有的圖形中的線條，右鍵。到WORD中粘貼。二是，先轉(zhuǎn)為wmf文件，具體先將窗口縮小，如上，然后，按emport，選中線條，存儲。WORD中，插入，圖形，來自,文件，找到文件就可以插入了。

71.問：文章用WORD打開時，原有的公式全是紅叉，以及WORD中圖變成red cross（紅叉）怎么辦？

答：基本上沒有辦法挽救回來了，只能重新插一遍圖。據(jù)微軟的技術(shù)支持所說，紅叉是由于資源不夠引起的。也就是說，如果你所編輯的文檔過大，可能因為資源問題導(dǎo)致圖片無法調(diào)入，從而顯示紅叉?？墒菍?shí)際情況是，有時候所編輯的文檔并不大，可是還是出現(xiàn)紅叉。這就可能是因為你設(shè)置了快速保存，在選項菜單中可以找到。這是由WORD的文檔結(jié)構(gòu)所決定的。當(dāng)你設(shè)置為快速保存時，每次保存的時候只是把你改動過的部分添加到文檔尾部，并不重寫文檔本身，以達(dá)到快速的目的。所以，你會看到一個本來并不長的文檔的實(shí)際大小可能有好幾兆。當(dāng)取消了快速保存后，文檔長度將大大減小。還有一個減小紅叉出現(xiàn)可能性的辦法是把圖片的屬性中的"浮動"去掉。這樣可能在編輯的時候有一定的困難，但是對于避免紅叉的出現(xiàn)確實(shí)很靈。再說一句，一旦紅叉出現(xiàn)了，應(yīng)該是沒有辦法恢復(fù)的，只有再重新貼圖。

72.問：如果Word突然定在那里了怎么辦？

答：重新打開會回復(fù)，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重寫的不用太多。

73.問：如何解決word說磁盤已滿不讓保存的問題？

答：有時候，當(dāng)要保存一個文件時，Word會彈出一個對話框說是磁盤空間已滿，無法保存文件，可實(shí)際上磁盤上空間還很大。這是非常令人惱火的一件事情。這一信息最常見的原因是Temp文件夾已經(jīng)達(dá)到了一個文件夾中可以包含的最多文件數(shù)的上限。這時的解決方法很簡單：在【資源管理器】中右擊安裝有Windows系統(tǒng)的磁盤，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊【屬性】，將出現(xiàn)【屬性】對話框，從【常規(guī)】選項卡中選擇【磁盤清理】按鈕，此時將出現(xiàn)【磁盤清理】對話框。執(zhí)行磁盤清理完畢以后，Windows會彈出一個新的對話框。在【要刪除的文件】框中選中【臨時文件】選項，然后選擇【確定】。Windows將刪除臨時文件。要人工刪除臨時文件，進(jìn)入臨時文件夾，刪除任何舊的臨時文件（臨時文件以波浪號開始，以．tmp擴(kuò)展名結(jié)束），返回Word，再次試著保存文件。如果此時還不能正確保存文檔，可以采取以下的方法，步驟如下：（l）按Ctrl＋A選定整個文檔。（2）按Ctrl＋C將整個文檔復(fù)制到內(nèi)存中。（3）關(guān)閉Word程序。此時系統(tǒng)會提示："您將大量文本放在了''剪貼板''中，是否希望在退出Word后這些文本仍可用于其他程序？"。（4）選擇【是】按鈕。（5）重新打開Word程序。（6）按Ctrl＋V，將復(fù)制下來的文本粘貼到新文件中。注意：在刪除臨時文件時，可能會出現(xiàn)一個對話框，提示不能刪除正在使用的文件。這是因為Windows運(yùn)行的時候，需要不斷地用到一些臨時文件。因而，在人工刪除臨時文件時，試著在開始時只刪除幾個文件，然后對桌面上的回收站進(jìn)行清空。否則可能無法刪除所有選擇的文件。

論文Word技巧小結(jié)

前一段時間用Word2000寫論文，越來越覺得Word設(shè)計者獨(dú)具匠心。我從初中開始用Word5.0，一直用到現(xiàn)在這個版本，其間用它排過兩本書，大概用過超過80%的功能（粗略地按help統(tǒng)計），包括自己寫宏和帶對話框的Word Basic，應(yīng)該說比較有發(fā)言權(quán)。微軟的東東總的來講讓我滿意的很少（Windows一日不消除藍(lán)屏，就一日不能登大雅之堂），Word算頭一號。我看過一篇對微軟Office組總頭的專訪，他說市場調(diào)查顯示絕大多數(shù)用戶只用到Word很少的一點(diǎn)功能，非常可惜。我相信這并非妄言。半月前我們實(shí)驗室有個哥們說vi比Word功能強(qiáng)，我聽著不服，讓他舉例。他說，vi可以選定文本中的一列，Word不行。我當(dāng)時無言以對，因為我確實(shí)不知道Word里怎么選定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后來我看了幫助，才知道Word里按Alt拖鼠標(biāo)是可以選列的。再早些時候，PlateauWolf曾經(jīng)敏銳地觀察到Word中文排版每行最后的標(biāo)點(diǎn)符號參差不齊，并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word里有個選項，"排版時壓縮標(biāo)點(diǎn)間距"，把它關(guān)了就沒事了。可見，往往弱的不是Word而是我們。

下面我總結(jié)幾條用Word排論文的技巧

插公式時經(jīng)常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設(shè)一個居中制表位和一個右對齊制表位，輸入時按TAB即可。建議居中制表位位置用字符做單位，比如五號字體在缺省A4頁面上是每行40字符，居中制表位就可以設(shè)在20字符處。

我的公式編號用SEQ域輸入，從"插入"菜單選"域"即可。這樣做的好處是如果我有100個公式，在最開始插入一個新的，那么這100個公式的編號都要加1。如果手工修改會非常耗體，而Ctrl+A全部選定再F9更新域則十分快捷。參考文獻(xiàn)用尾注，也在"插入"菜單里。缺省的是上標(biāo)格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好處也是可以自動排號。圖片說明用題注。一般排版要讓題注寬度小于版心距，我用水平標(biāo)尺上的懸掛縮進(jìn)加右縮進(jìn)實(shí)現(xiàn)。Word表格中可以進(jìn)行簡單的計算。比如我有一個表格，讓第三列的值顯示第二列比第一列多百分之幾，用"表格"菜單的"公式"即可，不用Excel高射炮轟蚊子。對公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用，"插入"菜單下。好處是可以做成超級鏈接，而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟著改。所有的章節(jié)標(biāo)題都用樣式，并且用多級項目符號列表。好處是標(biāo)題編號（第幾章、第幾節(jié)）可以自動生成，可以在文檔結(jié)構(gòu)圖（"視圖"菜單）中瀏覽，可以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位，還可以生成目錄。我一般關(guān)閉"基于所用格式定義樣式"這個自作聰明的功能，所有樣式都自己選。我的圖片和表格做成嵌入式的，這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均居中對齊（Word 2000新增功能）。表格段落格式選"段中不分頁"，這樣不會出現(xiàn)表格拆到兩頁上的惡心局面。我的正文缺省樣式是首行縮進(jìn)2字符。輸公式的時候要另起一行，但是邏輯上它應(yīng)該跟前面的文字算作一段（鼠標(biāo)三擊可以選定段），我用Shift+Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時候，點(diǎn)到前一個包含公式的段，用格式刷復(fù)制即可。先寫這么多，以后有新的再補(bǔ)充，也歡迎大家補(bǔ)充。用Word編輯論文的幾個建議

由于各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強(qiáng)大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下，拋塊磚。原則:

內(nèi)容與表現(xiàn)分離一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成，當(dāng)然他們之間會有一定交互。Word 倡導(dǎo)一種所見即所得（WYSIWYG）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)。可惜的是很多作者濫用WYSIWYG，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費(fèi)了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。本文所強(qiáng)調(diào)的"內(nèi)容與表現(xiàn)分離"的原則就是說文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容，所有與內(nèi)容無關(guān)的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V Word。因為Word不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵谩Ｖ饕ㄗh如下。

1. 一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機(jī)會，如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。

2. 一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫"參見第x章、如圖x所示"等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護(hù)。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成，但我另有建議，見5。

3. 一定不要自己敲空格來達(dá)到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調(diào)整段落的間距。

4. 繪圖。統(tǒng)計圖建議使用Excel生成，框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖，最好以插入Word圖片的方式，并適當(dāng)使用組合。

5. 編輯數(shù)學(xué)公式建議使用

MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType后，Word會增加一個菜單項，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。

6. 參考文獻(xiàn)的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻(xiàn)，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻(xiàn)的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對參考文獻(xiàn)的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯機(jī)會外，更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長遠(yuǎn)來說，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和Biblioscape。Endnote優(yōu)點(diǎn)在于可以將文獻(xiàn)列表導(dǎo)出到BibTeX格式，但功能沒有Reference Manager強(qiáng)大?？上н@兩個軟件都不支持中文，據(jù)說Biblioscape對中文支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。7.使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并設(shè)置當(dāng)前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。上述7點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議，還是要強(qiáng)調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學(xué)一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。我不懷疑Word的功能，但不相信其可靠性和穩(wěn)定性，經(jīng)常遇到"所想非所見"、"所見非所得"的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習(xí)慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下：

8.使用子文檔。學(xué)位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

9.及時保存，設(shè)置自動保存，還有一有空就ctrl+s。

10.多做備份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實(shí)用。還是多處備份吧11.插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

其他建議:

12. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便

13. 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便的定位章節(jié)

14. 使用文檔保護(hù)，方便文章的審閱和修改上面的建議并不全面，但相信比較管用。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。

　智能ABC輸入法是很多朋友的必用工具。可是要想更輸入快速、更方便，你就一定得了解其中"v"和"i"這兩個字母的秘密。

"v"的妙用

用智能ABC輸入含有英文的中文語句時，使用Ctrl+Space切換中英文輸入狀態(tài)十分麻煩。其實(shí)智能ABC在輸入拼音的過程中，如果需要輸入英文，可以不必切換到英文方式。鍵入"v"再輸入想輸入的英文，按空格鍵，英文字母就會出現(xiàn)，而"v"不會顯現(xiàn)出來。比如輸入"venglish"按空格，就會得到"english"。

"v"也可輸入圖形符號。在智能ABC輸入法的中文輸入狀態(tài)下只要輸入"v1-v9"就可以輸入GB-2312字符集1-9區(qū)各種符號。比如想輸入"Δ"，就可以輸入"v6"然后選擇"4"就得到了"Δ"；想輸入"&&"，輸入"v3"然后選擇"6"等等，非常方便。

"i"也神奇

智能ABC還提供了阿拉伯?dāng)?shù)字和中文大小寫數(shù)字的轉(zhuǎn)換能力，可以對一些常用量詞簡化輸入。"i"為輸入小寫中文數(shù)字的前導(dǎo)字符，"I"為輸入大寫中文數(shù)字的前導(dǎo)字符。比如輸入"i7"就可以得到"七"，輸入"I7"就會得到"柒"。輸入"i2000"就會得到"二OOO"這幾個困擾很多人的數(shù)字。輸入"i+"會得到"加"，同樣"i-"、"i*"、"i/"對應(yīng)"減"、"乘"、"除"。

對一些常用量詞也可簡化輸入，輸入"ig"，按空格鍵，將顯示"個"；"ij"得到"斤"(系統(tǒng)規(guī)定數(shù)字輸入中字母的含義見上)。"i"或"I"后面直接按空格鍵或回車鍵，則轉(zhuǎn)換為"一"或"壹"；"i"或"I"后面直接按中文標(biāo)點(diǎn)符號鍵（除""外），則轉(zhuǎn)換為"一+該標(biāo)點(diǎn)"或"壹+該標(biāo)點(diǎn)"。

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z

秒 百 厘 第 億 分 個 時 好 斤 克 李 米 年 度 磅 千 日 十 噸 微 萬 升 月 兆

(完)

我們在瀏覽某些網(wǎng)頁時，有的時候你想選取某些文本進(jìn)行復(fù)制，可按住鼠標(biāo)左鍵拖動，無論如何也無法選中需要的文字。這是網(wǎng)頁的設(shè)計者給它加入了不能選中的腳本，簡單防止別人拷貝其網(wǎng)頁內(nèi)容。其實(shí)解決的辦法很簡單，可采用以下辦法嘗試。

方法一：點(diǎn)擊"查看"―"源文件"?？梢源蜷_一個文本文件，在里面找到相應(yīng)的內(nèi)容就可以復(fù)制了。

方法二：點(diǎn)擊"文件"―"另存為"―保存類型中選擇 "文本文件(*.txt)"

方法三：先保存網(wǎng)頁（文件－另存為－保存類型"網(wǎng)頁"），然后再用Frontpage或word編輯，再復(fù)制相關(guān)內(nèi)容。

方法四：單擊IE瀏覽器的"工具/Internet選項"菜單，進(jìn)入"安全"標(biāo)簽頁，單擊"自定義級別"按鈕，在打開的"安全設(shè)置"對話框中，將所有"腳本"選項禁用，確定后按F5鍵刷新網(wǎng)頁，你就會發(fā)現(xiàn)那些無法選取的文字可以選取了。注意的是在采集到了自己需要的內(nèi)容后，記得給腳本解禁，否則會影響我們?yōu)g覽網(wǎng)頁。

方法五：利用抓圖軟件SnagIt實(shí)現(xiàn)。SnagIt中有一個"文字捕獲"功能，可以抓取屏幕中的文字，也可以用于抓取加密的網(wǎng)頁文字。單擊窗口中的"文字捕獲"按鈕，單擊"輸入"菜單，選擇"區(qū)域"選項，最后單擊"捕獲"按鈕，這時光標(biāo)會變成帶十字的手形圖標(biāo)，按下鼠標(biāo)左鍵在網(wǎng)頁中拖動選出你要復(fù)制的文本，松開鼠標(biāo)后會彈出一個文本預(yù)覽窗口，可以看到網(wǎng)頁中的文字已經(jīng)被復(fù)制到窗口中了。剩下的工作就好辦了，把預(yù)覽窗口中的文字復(fù)制到其他文本編輯器中即可，當(dāng)然也可以直接在這個預(yù)覽窗口中編輯修改后直接保存。

方法六：使用特殊的瀏覽器。如TouchNet Browser瀏覽器具有編輯網(wǎng)頁功能，可以用它來復(fù)制所需文字。在"編輯"菜單中選擇"編輯模式"，即可對網(wǎng)頁文字進(jìn)行選取。

Word 應(yīng)用小技巧

1、快速改變Word文檔的行距

選中你需要設(shè)置行距的文本段落，按"Ctrl+ 1"的組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距；按"Ctrl+ 2"的組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距；按"Ctrl+5"的組合鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。

2、去除頁眉的橫線

在頁眉插入信息的時候經(jīng)常會在下面出現(xiàn)一條橫線，如果不想在頁眉留下任何信息也無法自動去除此橫線。這時可以采用下述的方法去掉：

1.確認(rèn)插入點(diǎn)位于頁眉

2.選取"格式"選項，選取"邊框和底紋"，邊框設(shè)置選項選擇"無"，"應(yīng)用于"選擇"段落"，確定即可。

3、Word小技巧：快速找到上次修改的位置

"Shift+F5"快捷鍵，即在剛打開上次修改過的文檔時，按下"Shift鍵"的同時，按下"F5"鍵，輸入光標(biāo)會迅速跳到上次結(jié)束修改工作的位置，你很快就可以開始繼續(xù)你的修改工作，實(shí)在是方便極了。

4、快速定位——書簽

在需要定位的位置，選取"插入"菜單中的"書簽"命令，打開書簽對話框；在其中，設(shè)置好書簽名后，按"添加"即可；

在同樣的對話框中，選擇一個書簽，單擊定位即可。

5、平均Word文檔的分欄

我們在對Word文檔進(jìn)行分欄的過程，往往會遇到最后一頁的欄是不等長的，其實(shí)，你只要將定位插入點(diǎn)到文檔末尾，然后選擇"插入|分隔符"命令，在彈出的對話框中選擇"連續(xù)"單選按鈕，然后"確定"，這時候最后一頁的欄也變成等長的了。

6、更快速的"全部保存"

有文章介紹過,在Word 2000中想保存多篇打開的文檔，可以按住Shift鍵，選擇"文件"菜單中的"全部保存"即可；其實(shí)有更快速的方法：可以按住Shift鍵，然后鼠標(biāo)單擊常用工具欄上的"保存"按鈕，這時"保存"按鈕的圖標(biāo)就變成"全部保存"的圖標(biāo)，松開鼠標(biāo)，即保存完畢。

專家點(diǎn)評:

這是我盼望已久的一個技巧。實(shí)際上這種方法在Excel中更多，例如在按下Shift時單擊打開按鈕則可以實(shí)現(xiàn)保存的功能，反之亦然。讀者可以這樣來試驗，先按下Shift，再單擊一個按鈕不要松開鼠標(biāo)按鈕，觀察按鈕的圖形是否改變?yōu)槠渌?，然后移開鼠標(biāo)即可。

7、Word 表格計算

在Word 2000的表格中，可以進(jìn)行比較簡單的四則運(yùn)算和函數(shù)運(yùn)算。其使用方法是：將插入點(diǎn)定位在記錄結(jié)果的單元格中，然后打開"表格"下拉菜單中的"公式"命令，出現(xiàn)對話框后，在等號后面輸入運(yùn)算公式或"粘貼函數(shù)"。計算公式可引用單元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行數(shù)用1、2、3…表示

8、Word斜線表頭

將插入點(diǎn)定位在單元格中。然后執(zhí)行"表格"菜單中的"繪制斜線表頭"命令，當(dāng)出現(xiàn)對話框后，選擇"表頭樣式"（共有5種可選擇），分別填入"行標(biāo)題"（右上角的項目）、"列標(biāo)題"（左下角的項目）和"數(shù)據(jù)標(biāo)題"（中間格的項目）以及"字體大小"等，最后按確定退出。刪除斜線表頭的方法是，單擊要刪除的斜線表頭，當(dāng)周圍出現(xiàn)選定標(biāo)記時，按[Del]鍵即可刪除該斜線表頭。

9、快速重復(fù)輸入

在WORD中當(dāng)輸完一些內(nèi)容后，同時按下ALT與ENTER鍵則剛才輸入的內(nèi)容會被自動拷貝一遍，并且適用于拷貝粘貼后的重復(fù)粘貼。

10、改變文字方向

只要把字體設(shè)成"@字體"，如"@宋體"就可以令文字逆時針旋轉(zhuǎn)90度了。這種方法對于設(shè)置與正文同方向的頁眉頁腳是非常有用

11、字符與Unicode代碼的互換

首先，輸入一個需轉(zhuǎn)換的字符。接著，將光標(biāo)移至它的右邊。最后，按下組合鍵：Alt+X。此時，Unicode字符便展現(xiàn)在你眼前；反之，若需將Unicode代碼轉(zhuǎn)換為字符時，和上邊操作一樣。先輸一組Unicode字符，還是將光標(biāo)移至它的右邊，按下組合鍵：Alt+X

12、找回丟失的Word文件

單擊"打開"按鈕，選"文件類型"框中的"所有文件"選項。在文件夾列表中，雙擊含有打開備份文件的文件夾。單擊"視圖"按鈕。在"名稱"欄中，文件名顯示為"XX備份"，在"類型"框中，文件的類型顯示為"microsoft word備份文件檔"。找到該文件并雙擊。則打開該文件。（要找會丟失文件的前提是，必須在word中設(shè)置成"保留備份"，并且文件已經(jīng)保留了備份。）

13、使用Word漢英互譯

中文版Word中支持英漢、漢英互譯，方法是將光標(biāo)定位在要翻譯的詞，或者選中目標(biāo)詞匯，然后按下Alt+Shift+F7即可出現(xiàn)一個對話框，其中有翻譯后的詞匯。

14、活用WORD的特殊字符替換功能

點(diǎn)"編輯"下"替換"，選擇"高級"。在"查找內(nèi)容"和"替換為"中使用"特殊字符"可以實(shí)現(xiàn)許多你意想不到的功能。比如，網(wǎng)上常有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行。用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。使用替換功能，在查找內(nèi)容中輸入兩次"段落標(biāo)記"，在替換為中輸入一個"段落標(biāo)記"進(jìn)行替換。數(shù)千個沒用的空行瞬間清理就完畢了。使用該高級替換功能還可實(shí)現(xiàn)許多特殊的編輯功能。大家自己去嘗試吧！

15、快捷鍵之快捷鍵

同時按下Ctrl+Alt+"+"(數(shù)字鍵盤上的加號鍵)，這時鼠標(biāo)符號會變成一個奇怪的形狀。 將這個鼠標(biāo)符號移動到菜單上或工具欄上，左鍵單擊您想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出"自定義鍵盤"對話框，將光標(biāo)放到"請按新快捷鍵"輸入框中，按想要新建的快捷鍵。按下新的快捷鍵以后，輸入框中會顯示您的快捷鍵組合。在"當(dāng)前快捷方式"文本框里選中要刪除的快捷方式，單擊"刪除"可以去除不需要的快捷鍵。

16、通過雙擊格式刷可以重復(fù)復(fù)制格式

多數(shù)word使用者知道：選中一部分文字時，按下格式刷可以取出所在位置或所選內(nèi)容的文字格式，用這一個刷子去刷別的文字可實(shí)現(xiàn)文字格式的復(fù)制。但每次刷完后，格式刷就變成不可用。如果希望重復(fù)復(fù)制格式，就要不停地重復(fù)上述過程。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到多個位置。若要關(guān)閉格式刷，按下ESC鍵或再次單擊格式刷即可。

17、使用雙擊修改項目符號和編號

Melissa Van Doren, 華盛頓, D.C.

您是否已經(jīng)厭倦了尋找菜單命令來修改您的Word文檔中的編號方案了呢？如果是，那就跳過菜單，轉(zhuǎn)而使用快捷方式吧：

要想打開"項目符號與編號"對話框并調(diào)整編號方案，請雙擊編號列表中的一個編號。

B、Office 辦公室軟件 Excel 應(yīng)用小技巧

1、Excel小技巧

Excel 2002新增了一項"文本到語音"功能，利用這項功能我們可以讓Excel工作表開口說話，并可以在輸入數(shù)據(jù)時實(shí)現(xiàn)語音校對，大大方便了我們的輸入校對工作。單擊"工具"菜單下的"語音"，然后選擇"文本到語音"命令，打開"文本到語音"之后，會出現(xiàn)"文本到語音"的任務(wù)面板，共有五個控制按鈕，從左到右依次是"朗讀單元格"、"停止朗讀"、"按行"、"按列"和"安回車鍵開始朗讀"。如果你輸入了大量的數(shù)據(jù)信息后發(fā)現(xiàn)某一個數(shù)據(jù)可能輸錯了，如果是以前你可能要拿著原稿，對著屏幕一一檢查，現(xiàn)在好了，你可以選定要檢查的數(shù)據(jù)范圍，然后點(diǎn)擊"文本到語音"任務(wù)面板的"朗讀"按鈕，然后看著你的原稿，聽著Excel的朗讀就行了。既然我們的輸入有時難免出錯，為什么不在輸入時仔細(xì)校對呢？選擇"文本到語音"任務(wù)面板的"按下回車鍵開始朗讀"按鈕，然后開始輸入，你在按回車鍵結(jié)束對一個單元格的輸入時，Excel會接著讀出的你剛才所輸入的內(nèi)容，這下可好了，我們眼睛著著原稿，雙手不停地輸入，耳朵聽著剛才輸入的內(nèi)容，從而充分調(diào)動眼、手、耳等器官功能，實(shí)現(xiàn)高速輸入。

2、使用自定義序列排序

使用自定義序列排序 在Excel排序?qū)υ捒蛑羞x擇主要關(guān)鍵字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，我以前如果排行的順序都是選擇性粘貼轉(zhuǎn)置，排完序后再轉(zhuǎn)置

3、在Excel中輸入人名時使用"分散對齊"

在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的：我們以一列為例，將名單輸好后，選中該列，點(diǎn)擊"格式—單元格—對齊"，在"水平對齊"中選擇"分散對齊"，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

4、快速選定Excel區(qū)域

在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的右下角單元格即可。另：按住Ctrl鍵再用鼠標(biāo)可任意選定多個不相鄰的區(qū)域。

5、Excel自帶的示例文件

在<Drive>:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夾中有兩個EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函數(shù),條件格式,數(shù)據(jù)有效性,圖標(biāo)標(biāo)志,重復(fù)任務(wù),數(shù)組,API示例,事件,自動化,ADO等演示數(shù)據(jù),對學(xué)習(xí)Excel使用很有幫助SOLVSAMP：是用來學(xué)習(xí)加載宏"規(guī)劃求解"的一個示例文件,當(dāng)中包含6個方面的應(yīng)用：產(chǎn)品組合、貨物傳送、排班組合、最大收益、投資方案和電路設(shè)計.

6、Office使用技巧：快速選擇Excel工作表

在Excel中，要在一個有很多個工作表的工作簿中快速的選擇某一個工作表，只需將鼠標(biāo)指針移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs)，然后點(diǎn)擊右鍵，在快捷菜單中選擇你想要的工作表。

7、在Excel公式和結(jié)果間切換的快捷鍵

在excel工作表中輸入計算公式時,可以利用"Ctrl+`"鍵來決定顯示或隱藏公式,可讓儲存格顯示計算的結(jié)果,還是公式本身,每按一次就切換到"顯示"或"隱藏" 這也許是您盼望已久的一個功能；也許您每次都是從"工具"-"選項"-"視圖"-"窗口選項"-"公式"來切換的。

8、Excel 2002 小竅門: 快速隱藏選中單元格所在行和列

在 Excel 中隱藏行或列, 通常可以通過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實(shí)現(xiàn), 或者是選中行號或列標(biāo)后通過鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格區(qū)域, 可以這樣快速隱藏:

快速隱藏選中單元格所在行:Ctrl + 9

快速隱藏選中單元格所在列:Ctrl + 0

注意:以上對于小鍵盤數(shù)字無效.

9、"自制"快捷按鈕

在EXCEL中，有時需把已合并的單元格取消合并。如果通過"格式-單元格-對齊"操作，費(fèi)時費(fèi)力。我們可以通過如下操作在工具欄建立快捷按鈕，以備隨時調(diào)用：

1.右擊工具欄任一處，選擇"自定義(C)…"；

2.選擇"命令"標(biāo)簽，類別"格式"；

3.在命令中選擇"取消合并"按鈕，將其拖到工具欄合適位置；

4.關(guān)閉"自定義"窗口就可以使用了。

其他一些快捷鍵也可如上操作完成，如"增大/減小字號"、"凍結(jié)拆分窗口"等。

以上方法，WORD同樣適用。

10、用簡單而強(qiáng)大的Excel函數(shù)創(chuàng)建一個時間表<B

1. 打印文章時自動更新文檔中的日期

筆者在使用Word2003撰寫的一篇文章中，插入了當(dāng)前的日期，而在打印這篇文章的時候，卻要求打印出打印時的日期，這樣一來，就需要在打印文章的時候再插入日期，這顯然有點(diǎn)麻煩，能不能在打印文章的時候日期自動更新為當(dāng)前日期呢？

方法有兩種，如下：

1 點(diǎn)擊菜單欄中的"插入"——"日期和時間"，在"日期和時間"對話框中，選擇好"可用格式"，然后選中"自動更新"復(fù)選框。

2 點(diǎn)擊菜單欄中的"插入"——"域"，在"類別"下選擇"日期和時間"，在"域名"下選擇"Date"（日期），然后點(diǎn)擊"確定"。

以上兩種方法都是把日期和時間作為"域"插入的，在打開和打印此文件的時候，日期和時間都會自動更新為當(dāng)前日期和時間，而如何手動更新日期和時間呢？方法很簡單，在日期和時間上點(diǎn)擊右鍵，然后點(diǎn)擊"更新域"即可，或者先選中此域，然后按下F9鍵也可以。

如何快速查看此域的域代碼呢？先選中此域，然后按下 Shift+F9。

而如果想把這個域轉(zhuǎn)化為常規(guī)文本該如何操作呢？選中此域，然后按下Crtl+Shift+F9組合鍵。不過如果把域轉(zhuǎn)為了常規(guī)文本的話，就無法再轉(zhuǎn)化為域了。

2. 讓W(xué)ord自動檢測文字格式不一致的問題

在撰寫一篇文章的時候，某些段落文字的字號和其它段落文字的字號由于疏忽出現(xiàn)了不一致的情況，而自己一項一項查看文字屬性太繁瑣了，其實(shí)Word2003中就提供了檢查格式一致性的功能，啟用此功能后，如果鍵入時格式有不一致的情況，藍(lán)色波形下劃線就會出現(xiàn)在格式不一致的文字下方，用來提示我們進(jìn)行更改。

方法是：點(diǎn)擊主菜單欄中的"工具"——"選項"，再點(diǎn)擊"編輯"選項卡。選項中"編輯選項"下的"保持格式跟蹤"復(fù)選框，然后選中"標(biāo)記格式不一致錯誤"復(fù)選框。然后點(diǎn)擊"確定"。

3. 計算所有相同格式文字的字?jǐn)?shù)

現(xiàn)需要計算一篇Word文檔中所有具有某種格式的文字的字?jǐn)?shù)，這要通過兩個步驟來實(shí)現(xiàn)，一是選中所有具有此格式的文字，第二就是統(tǒng)計它們的字?jǐn)?shù)了。方法如下：

先打開"樣式和格式"任務(wù)窗格，然后在文檔中單擊此格式的文字，然后在"樣式和格式"任務(wù)窗格中單擊"全選"，這樣一來，所有這種格式的文字就全部被選中了，下一步很簡單了，用Word的統(tǒng)計字?jǐn)?shù)功能統(tǒng)計出它們的字?jǐn)?shù)就可以了。

word排版技巧

1.頁面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整

問：要對 Word 進(jìn)行頁面調(diào)整，通常大家采用的方法是選擇"文件→頁面設(shè)置"選項的方法進(jìn)行，請問有沒有更快速方便的方法呢？

答：有，如果要進(jìn)行"頁面設(shè)置"，只需用鼠標(biāo)左鍵雙擊標(biāo)尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設(shè)置窗口。

2.Word 中巧選文本內(nèi)容

問：在 Word 文件中進(jìn)行編輯操作時，經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部內(nèi)容進(jìn)行處理，請問有沒有快捷的方法進(jìn)行選定？

答：在 Word 中要選中文件內(nèi)容時，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：

（ 1 ）字或詞的選?。?/p>

將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。

（ 2 ）任意連續(xù)的文字選?。?/p>

將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動，直至選中全部要選擇的文字后松開鼠標(biāo)左鍵即可。如果采用鍵盤上" Shift

"鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇，可這樣進(jìn)行：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住" Shift

"鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時也可快速選中這段連續(xù)的文字。

（ 3 ）一行文字的選取：

將指針移到該行的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，單擊鼠標(biāo)左鍵即可；

（ 4 ）一段文字的選取：

將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。

（ 5 ）整個文件內(nèi)容的選取：

把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時），快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個文件內(nèi)容（也可利用組合鍵" Ctrl+A "快速選定）。

另外在平時使用中，還有幾個特別的快捷鍵可以加快選取：

Shift+Home ：使光標(biāo)處選至該行開頭處。

Shift+End ：從光標(biāo)處選至該行結(jié)尾處。

Ctrl+Shift+Home ：從光標(biāo)處選至文件開頭處。

Ctrl+Shift+End ：從光標(biāo)處選至文件結(jié)尾處。

Shift+ 移動光標(biāo)：逐字逐行地選中文本（用于一邊看一邊選取文本）。

Shift+Alt+ 鼠標(biāo)左鍵單擊：可選中原光標(biāo)所在位置至后鼠標(biāo)左鍵單擊光標(biāo)位置的矩形區(qū)域。

小提示：在選取時還可利用" F8 "鍵來進(jìn)行快速選取。具體操作方法是：先按" F8

"鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的"擴(kuò)展選取"模式（窗體狀態(tài)欄的"擴(kuò)展"會由灰變成黑色），然后按" F8 "鍵便可選擇光標(biāo)位置后的一個字符，若再按一次" F8

"鍵則可選擇光標(biāo)所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標(biāo)所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實(shí)現(xiàn)更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容；而與編輯鍵（光標(biāo)鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進(jìn)行選取，如按下"

Home "鍵或" End "鍵，則能選擇當(dāng)前光標(biāo)所在行以光標(biāo)為界的前半行或后半行。如果按住" Ctrl

"鍵再按下這兩個鍵，則選擇以當(dāng)前光標(biāo)所作位置為分界點(diǎn)的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按" PageUp "鍵或" PageDown

"鍵，則是按上、下頁選擇文本。在使用完并要取消擴(kuò)展模式時，只需按一下" Esc "鍵即可。

3.Word 中合并文件

問：在編輯文件時，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開原文件對內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢？

答：如果要合并另一個文件，有一個更好的方法進(jìn)行。

（1）打開要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇"工具→比較并合并文件"選項。

（2 ）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的"合并"中選擇"合并到該文件"項即可。通過這兩步操作后，這兩篇文件就會合并在一起，同時若要合并多個文件，則可按此方法依次進(jìn)行。

4.快速定位光標(biāo)

問：在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標(biāo)移到某個位置，如果能夠快速進(jìn)行移動，那肯定會節(jié)省很多時間，提高工作效率，請問怎樣進(jìn)行快速定位呢？

答：對于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個快捷方式如下：

Home ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行首。

End ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行尾。

Ctrl+Home ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件的行首。

Ctrl+End ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件結(jié)尾處。

5.字號快速調(diào)整

問：在 Word 中編輯文字時，有時只需將字號縮小或放大 一磅 ，而若再利用鼠標(biāo)去選取字號將影響工作效率，請問有沒有方法快速完成字號調(diào)整？

答：可以，利用鍵盤選擇好需調(diào)整的文字后，再在鍵盤上直接利用" Ctrl+[ "組合鍵縮小字號，每按一次將使字號縮小 一磅 ；而利用" Ctrl+]

"組合鍵可擴(kuò)大字號，同樣每按一次所選文字將擴(kuò)大 一磅 。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后，利用組合鍵" Ctrl+Shift+>

"來快速增大文字，而利用" Ctrl+Shift+< "快速縮小文字。

6.快速對齊段落

問：在 Word 中要設(shè)置段落對齊，通常大家是利用格式工具欄中的對齊方式進(jìn)行，請問有沒有更方便快速的方法呢？

答：有，可以利用組合鍵來快速完成，常用的設(shè)置方式組合鍵如下：

Ctrl+E ：段落居中。

Ctrl+L ：左對齊。

Ctrl+R ：右對齊。

Ctrl+J ：兩端對齊。

Ctrl+M ：左側(cè)段落縮進(jìn)。

Ctrl+Shift+M ：取消左側(cè)段落縮進(jìn)。

Ctrl+T ：創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。

Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進(jìn)量。

Ctrl+Q ：刪除段落格式。

Ctrl+Shift+D ：分散對齊。

7.移動光標(biāo)快速定位

問：在 Word 中編輯文件時，經(jīng)常需把光標(biāo)快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動滾動條的方式非常不便，請問有沒有快捷的方法呢？

答：有，可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時，可直接在鍵盤上按組合鍵" Shift+F 5 " 。同時使用該組合鍵還可使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。

8.快速調(diào)整 Word 行間距

問：在編輯調(diào)整 Word 文件行距時，常見一些"高手"不用調(diào)出格式來進(jìn)行設(shè)置，請問他們是如何完成調(diào)整的呢？

答：其實(shí)方法非常簡單，只需要調(diào)整 Word 文件中行間距時，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時按下" Ctrl+1"組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距，而按下" Ctrl+2 "組合鍵則將行間距設(shè)置為雙倍行距，按下" Ctrl+5 "組合鍵可將行間距設(shè)置為 1.5倍行距。

9.輕松統(tǒng)計 Word 文件中字?jǐn)?shù)

問：Word 中有一個非常實(shí)用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計功能，如要統(tǒng)計一個文件中字?jǐn)?shù)，可直接在菜單欄中單擊"工具→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計"命令，便可得到一個詳細(xì)的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計表，而且還可在文件中選中一部分內(nèi)容進(jìn)行該部分字?jǐn)?shù)統(tǒng)計，但若要把該文件字?jǐn)?shù)插入到文件中，這樣得到結(jié)果后還需進(jìn)行輸入，操作起來繁瑣，請問有沒有更方便快速的方法呢？

答：可以直接把統(tǒng)計字?jǐn)?shù)插入到文件中，具體方法是：

（ 1 ）在菜單欄單擊"插入→域"命令，在對話框"類別"下拉列表中選擇"文件信息"選項。

（ 2 ）再在"類別"下拉列表中選擇" NumWords "選項，并在右側(cè)相應(yīng)欄設(shè)好置域?qū)傩愿袷郊坝驍?shù)字格式，如圖 1-11

所示，最后單擊"確定"按鈕即可。

小提示：以后在文字有變動時，只需在菜單欄單擊"工具→選項"命令，然后在打開的窗口中選擇"打印"選項卡，并選擇"更新域"復(fù)選框，這樣打印時，便會自動更新該域，得到新的統(tǒng)計數(shù)目。

10.輕松選取文件列

問：在 Word 文件中要選擇行的方法很多，操作起來也很方便，而如果要對列進(jìn)行操作，請問有沒有方便的方法進(jìn)行選取呢？

答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相對來說要少很多，其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤上" Alt "鍵，配合鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取即可，如圖 1-12 所示。

11.巧去網(wǎng)址超鏈接線

問：當(dāng)我們在 Word 文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時， Word 會自動產(chǎn)生鏈接下劃線，請問有沒有辦法去除呢？

答：這其實(shí)是 Word 自動修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵" Ctrl+Z "或" Alt+BackSpace "，便可將下劃線取消。

另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動功能：選擇"工具"菜單欄中的"自動更正"選項，在彈出的對話框中選擇"鍵入時自動套用格式"選項卡，然后取消選擇"

Internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接"復(fù)選框，最后單擊"確定"按鈕完成關(guān)閉。

12.英文單詞換行排

問：在輸入英文或較長網(wǎng)址時（特別是中英文混排時），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情況，這樣影響了文件的美觀，請問有沒有辦法讓英文單詞截斷換行排呢？

答：可以，只需對單詞或網(wǎng)址加入一個不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下" Ctrl+Shift+Space "組合鍵即可。

13.不同頁面的設(shè)置

問：在一些特殊的 Word

版式設(shè)置時，需要將一個文件中的頁面設(shè)置成不同的方式，請問此時除了把不同頁面做成另一個文件進(jìn)行設(shè)置外，還有沒有其他方法輕松完成設(shè)置？

答：要在 Word 中同一文件中設(shè)置不同頁面，可以采用下面這種方法進(jìn)行：首先在菜單欄單擊"文件 →頁面設(shè)置"命令，在"頁面設(shè)置"對話框中將文件前一種頁面版式設(shè)置好后，再將光標(biāo)移至需更換版式的頁面，再次打開"頁面設(shè)置"對話框，并按需要對頁面進(jìn)行調(diào)整后，在"應(yīng)用于"下拉菜單中選擇"插入點(diǎn)之后"項，如圖 1-13 所示，此時便可在同一個文件中得到不同的頁面設(shè)置。

14.修改自動加標(biāo)注

問：在完成某個文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請問有沒有辦法做到這呢？

答：可以，只需利用 Word 的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊"工具→修訂"命令打開修訂功能，這樣便會在進(jìn)行文件閱讀修改時，

Word 將自動地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對于不同修訂者的修改會自動采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。

15.字體設(shè)置快速做

問：在 Word 中對文字進(jìn)行編輯時，經(jīng)常需對文字進(jìn)行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請問有沒有快捷的方法來完成設(shè)置呢？

答：可以完全利用鍵盤來完成設(shè)置。下面對常用的幾種方法分別介紹如下：

***文字加粗

首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵" Ctrl+B "便可快速完成；而若要對接下來將輸入的文字加粗，則可利用命令格式" * 加粗文字 *

"（雙引號不用輸入，下同）來完成，即先輸入一個" * "號，然后再輸入文字內(nèi)容，需加粗的文字輸入完后，再輸入一個" * "號即可自動讓兩個" *

"號之間的文字加粗。

***斜體文字

要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法，對于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們，再利用組合鍵" Ctrl+I

"快速完成斜體設(shè)置；而未輸入的文字，則可利用命令格式" _ 斜體文字 _ "來完成。

***下劃線文字

要設(shè)置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時按" Ctrl+U "組合鍵即可實(shí)現(xiàn)。

16.怎樣調(diào)出多重剪貼板

問：在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪貼板功能，請問若在關(guān)閉它后又怎樣去打開多重剪貼板進(jìn)行選擇粘貼呢？

答： Word 2000 將剪貼板中所容納數(shù)據(jù)的數(shù)目由原來的 1 個調(diào)至 12 個，而 Word XP 更增加至 24 個。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關(guān)閉了多重剪貼板后，則不能再進(jìn)行選擇粘貼，此時若要再使多重剪貼板出現(xiàn)，則可在菜單欄單擊"編輯→ Office 剪貼板"命令即可要開剪貼板。

17.如何調(diào)整下劃線和文字的距離

問：在編輯 Word 時給文字添加下劃線后，有時覺得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請問能不能對這個距離進(jìn)行調(diào)整？

答：可以調(diào)整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字后，再在菜單欄單擊"格式 → 字體"命令，然后在打開的字體對話框中選擇"字符間距"選項卡，再在"位置"下拉列表框中根據(jù)需要選擇"提升"或"降低"項，所示，并在"磅值"框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度?？梢愿淖兤渲械闹?，從最下面的自動演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后，單擊"確定"按鈕關(guān)閉"字體"對話框?；氐骄庉嫶翱诤螅龠x擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容，然后用組合鍵"

Ctrl ＋ U "設(shè)置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒有緊靠在一起了。

18.快速去除回車、分頁等特殊設(shè)置

問：有些朋友可能深有體會，當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到 Word 文件中時，常會出現(xiàn)格式混亂的情況，請問有沒有辦法快速去除這些不想有的格式設(shè)置？

答：在對網(wǎng)頁上的文章進(jìn)行復(fù)制時，它的格式也被復(fù)制，因而在進(jìn)行粘貼時便會發(fā)生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號、軟回車、制表符等，我們只要對這些特殊符號刪除掉，或者替換掉就可以了?？梢允褂?#34;編輯"菜單欄中的"替換"命令來比較輕松的完成。另外還可利用 Word 提供的"選擇性粘貼"進(jìn)行：在進(jìn)行了復(fù)制操作后，再轉(zhuǎn)入 Word ，在其菜單欄上單擊"編輯 → 選擇性粘貼"命令， 所示，另外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再從記事本進(jìn)行復(fù)制，然后轉(zhuǎn)入到 Word 文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。

小提示：對于一些特殊符號則需要知道它的輸入表示法。如：" ^l "表示軟回車，" ^p "表示硬回車，" ^t "表示制表符，" ^m "表示手動分頁符，" ^+ "表示長劃線（—），" ^="表示短劃線（ – ），" ^l "表示人工換行符， ^n 表示分欄符。

19.輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫文件中數(shù)據(jù)

問：在使用 Word 進(jìn)行編輯時，如要調(diào)用 Access 、 Excel 等其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請問還有沒有其他更好的方法？

答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)后，會帶來一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、編輯處理等。而若利用"插入數(shù)據(jù)庫"方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過選擇"視圖 → 工具欄 → 數(shù)據(jù)庫"選項，使數(shù)據(jù)庫工具出現(xiàn)在 Word 界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫工具面板上的"插入數(shù)據(jù)庫"按鈕，在新打開的"數(shù)據(jù)庫"對話框中單擊"獲取數(shù)據(jù)"按鈕， 所示。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫文件后再單擊"確定"按鈕返回"數(shù)據(jù)庫"對話框，此時"設(shè)置查詢選項"將起作用。在此要對調(diào)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在"排序記錄"中對引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在"選擇域"中對引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。

20.精確進(jìn)行文本移動

問：在對 Word 文件進(jìn)行編輯時，常需對某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整，通常采用鼠標(biāo)拖曳的方式進(jìn)行移動，但在長文件中進(jìn)行操作時比較麻煩，請問有沒有更好的方法精確移動？

答：精確進(jìn)行文本移動可以利用" F2 "鍵來進(jìn)行精確移動，其具體操作方法是這樣的：先選中要精確移動的文本內(nèi)容，再在鍵盤上按" F2 "鍵，此時屏幕左下角狀態(tài)欄中會顯示"移至何處？"的提示。接下來只需把光標(biāo)移至目的地，按回車鍵便可精確完成移動。

21.相同格式段落快速選定

問：在 Word 中，若要對某些段落進(jìn)行相同格式設(shè)置或修改，請問有沒有辦法快速完成選定呢？

答：可以，可先選中其中任意一個段落，然后單擊"格式→顯示格式"命令，在彈出的任務(wù)窗口中單擊"所選文字"區(qū)域示例文字框右邊的下拉按鈕，選中"選擇所有格式類似的文本"即可實(shí)現(xiàn)全部選定。

在Word操作中，有許多快捷鍵，如新建文檔Ctrl+N、居中Ctrl+E、保存文檔Ctrl+S等。快捷鍵讓我們操作更便捷、更準(zhǔn)確，如果一時記不起這些快捷鍵，只需將鼠標(biāo)移至工具欄按鈕上，系統(tǒng)就會自動彈出該按鈕的快捷鍵，但在Office的默認(rèn)安裝下并未啟用顯示屏幕快捷鍵功能，那就只好自己動手啟用。單擊Word主窗口中的菜單"工具"

|"自定義"，在打開的窗口中選擇"選項"，勾選"在屏幕提示中顯示快捷鍵"，最后單擊"關(guān)閉"按鈕即可（如圖1）。

菜單減肥瘦身

在Word中，每個工具菜單下面都有不少的命令，讓人眼花繚亂，稍有不慎便會選錯。其實(shí)有些命令是我們平時根本用不著的，因此，不少人總想將這些相對"冷僻"的命令刪除，還Word菜單簡潔之身。運(yùn)行Word后，然后按組合鍵"Alt+Ctrl+-（短橫鍵）"，這時屏幕上便會出現(xiàn)一條黑色的短粗線，接著在不需要的菜單命令上點(diǎn)擊一下，即可將其刪除。

執(zhí)行該操作后，在"工具"菜單下還會多出一個"工具自定義刪除快捷方式"的命令，以后只須點(diǎn)擊它就能實(shí)現(xiàn)刪除菜單命令的操作。

翻頁自動無限

當(dāng)在Word中閱讀一篇較長的文章時，如果你覺得反復(fù)地翻頁是一件很煩人的事，那就讓W(xué)ord也自動翻頁吧。在Word中打開要閱讀的文章，選擇菜單"工具"|"宏"|"宏"。在彈出的對話框中，在"宏的位置"下拉框中選擇"Word命令"，然后在"宏名"的列表框中選擇"AutoScroll"并點(diǎn)擊"運(yùn)行"按鈕。

現(xiàn)在，鼠標(biāo)指針會自動跳到右邊的滾運(yùn)條上，指針在滾動條的上半部，則向上翻頁，在下半部則向下翻頁，放在中部則暫停翻頁，要關(guān)閉自動翻頁功能，只要隨便點(diǎn)一下鼠標(biāo)即可。如果經(jīng)常使用此功能，可將它添加到工具欄中，選擇"工具"|"自定義"，選擇"命令"選項卡，在"類別"中選擇"所有命令"，然后從"命令"框中將"AutoScroll"拖到工具欄上，此時工具欄上就出現(xiàn)了"自動滾動（A）"，單擊它則可啟動自動滾動功能。

添加工作菜單

工作菜單要算是Word中一個較鮮為人知的重要特性，你可以使用工作菜單來保存常用的Word文件以方便快速訪問。添加方法如下：選擇"工具"|"自定義"，選擇"命令"選項卡，在"類別"方框中點(diǎn)擊"內(nèi)置菜單"，將右側(cè)的"命令"方框中的"工作"拖動到菜單欄或顯示的工具欄中。

當(dāng)你草擬好一份文件存盤后，點(diǎn)擊"工作"|"添加到'工作'菜單"，今后如需再次打開該文件，無需到硬盤中去東找西翻，只需點(diǎn)擊"工作"菜單，在下拉列表中直接選擇就行了。

如果你想從"工作"菜單中刪除一個文檔，按住"Alt+Ctrl+-（短橫鍵）"，這時屏幕上便會出現(xiàn)一條黑色的短粗線，在"工作"菜單下不需要的文檔上點(diǎn)擊一下，即可將其輕松刪除。

在Word的程序窗口中不同位置上雙擊，可以快速實(shí)現(xiàn)一些常用功能，我們歸納如下:

在標(biāo)題欄或垂直滾動條下端空白區(qū)域雙擊，則窗口在最大化和原來狀態(tài)之間切換；

將鼠標(biāo)在標(biāo)題欄最左邊WORD文檔標(biāo)記符號處雙擊，則直接退出WORD(如果沒有保存，會彈出提示保存對話框)；

將鼠標(biāo)移到垂直滾動條的上端成雙向拖拉箭頭時雙擊，則快速將文檔窗口一分為二；

將鼠標(biāo)移到兩個窗口的分界線處成雙向拖拉箭頭時雙擊，則取消對窗口的拆分；

在狀態(tài)欄上的"修訂"上雙擊，則啟動"修訂"功能，并打開"審閱"工具欄。再次雙擊，則關(guān)閉該功能，但"審閱"工具欄不會被關(guān)閉；

在狀態(tài)欄上的"改寫"上雙擊，則轉(zhuǎn)換為"改寫"形式(再次"雙擊"，轉(zhuǎn)換為"插入"形式)；

如果文檔添加了頁眉(頁腳)，將鼠標(biāo)移到頁眉(頁腳)處雙擊，則激活頁眉(頁腳)進(jìn)入編輯狀態(tài)，對其進(jìn)行編輯；

在空白文檔處雙擊，則啟動"即點(diǎn)即輸"功能；

在標(biāo)尺前端空白處雙擊，則啟動"頁面設(shè)置"對話框。

關(guān)于WORD排版的小技巧

一、去除網(wǎng)頁上水印的簡易方法

1復(fù)制你要的區(qū)域

2粘貼進(jìn)word

3右鍵水印部分的字體,看它的字體顏色的RGB值,記住

4工具欄->編輯->替換

5左下角點(diǎn)"高級",在新彈出的選項的左下角點(diǎn)格式->字體

6在字體顏色的框里,選其他顏色->"自定義"里,填上水印的RGB值.確定

7回到"查找與替換"窗口,查找中填"^?",替換欄留空

8點(diǎn)全部替換,OK!!

PS,此法任何有水印的網(wǎng)站都適用

(將內(nèi)容粘貼到word后，先選定要刪除的水印的一小部分，然后格式-字體-字體顏色-其他顏色-自定義，記下紅色、綠色和藍(lán)色的值。

然后選擇編輯-替換-高級-格式-字體-字體顏色-其他顏色-自定義，填入你剛才得到的顏色值，在替換為一欄中填入一些空格，然后全部替換即可消掉水印。)

二 第1章

1.2 編輯排版技巧(2)

1.2.10 輕松選取文件列

在Word文件中要選擇行的方法很多，操作起來也很方便，而如果要對列進(jìn)行操作，請問有沒有方便的方法進(jìn)行選取呢？

答：在Word文件中，行的操作非常多，而列的操作相對來說要少很多，其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤上"Alt"鍵，配合鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取即可。

1.2.11 巧去網(wǎng)址超鏈接線

當(dāng)我們在Word文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時，Word會自動產(chǎn)生鏈接下劃線，請問有沒有辦法去除呢？

答：這其實(shí)是Word自動修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵"Ctrl Z"或"Alt BackSpace"，便可將下劃線取消。

另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動功能：選擇"工具"菜單欄中的"自動更正"選項，在彈出的對話框中選擇"鍵入時自動套用格式"選項卡，然后取消選擇"Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接"復(fù)選框，最后單擊"確定"按鈕完成關(guān)閉。

1.2.12 英文單詞換行排

在輸入英文或較長網(wǎng)址時（特別是中英文混排時），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情況，這樣影響了文件的美觀，請問有沒有辦法讓英文單詞截斷換行排呢？

答：可以，只需對單詞或網(wǎng)址加入一個不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下"Ctrl Shift Space"組合鍵即可。

1.2.13 不同頁面的設(shè)置

在一些特殊的Word版式設(shè)置時，需要將一個文件中的頁面設(shè)置成不同的方式，請問此時除了把不同頁面做成另一個文件進(jìn)行設(shè)置外，還有沒有其他方法輕松完成設(shè)置？

答：要在Word中同一文件中設(shè)置不同頁面，可以采用下面這種方法進(jìn)行：首先在菜單欄單擊"文件→頁面設(shè)置"命令，在"頁面設(shè)置"對話框中將文件前一種頁面版式設(shè)置好后，再將光標(biāo)移至需更換版式的頁面，再次打開"頁面設(shè)置"對話框，并按需要對頁面進(jìn)行調(diào)整后，在"應(yīng)用于"下拉菜單中選擇"插入點(diǎn)之后"項，如圖1-13所示，此時便可在同一個文件中得到不同的頁面設(shè)置。

圖1-13 不同頁面設(shè)置

1.2.14 修改自動加標(biāo)注

在完成某個文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請問有沒有辦法做到這呢？

答：可以，只需利用Word的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊"工具→修訂"命令打開修訂功能，這樣便會在進(jìn)行文件閱讀修改時，Word將自動地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對于不同修訂者的修改會自動采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。

1.2.15 字體設(shè)置快速做

在Word中對文字進(jìn)行編輯時，經(jīng)常需對文字進(jìn)行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請問有沒有快捷的方法來完成設(shè)置呢？

答：可以完全利用鍵盤來完成設(shè)置。下面對常用的幾種方法分別介紹如下：

l 文字加粗

首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵"Ctrl B"便可快速完成；而若要對接下來將輸入的文字加粗，則可利用命令格式"*加粗文字*"（雙引號不用輸入，下同）來完成，即先輸入一個"*"號，然后再輸入文字內(nèi)容，需加粗的文字輸入完后，再輸入一個"*"號即可自動讓兩個"*"號之間的文字加粗。

l 斜體文字

要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法，對于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們，再利用組合鍵"Ctrl I"快速完成斜體設(shè)置；而未輸入的文字，則可利用命令格式"_斜體文字_"來完成。

l 下劃線文字

要設(shè)置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時按"Ctrl U"組合鍵即可實(shí)現(xiàn)。

1.2.16 怎樣調(diào)出多重剪貼板

在Word 97后的版本中就提供了多重剪貼板功能，請問若在關(guān)閉它后又怎樣去打開多重剪貼板進(jìn)行選擇粘貼呢？

答：Word 2000將剪貼板中所容納數(shù)據(jù)的數(shù)目由原來的1個調(diào)至12個，而Word

XP更增加至24個。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關(guān)閉了多重剪貼板后，則不能再進(jìn)行選擇粘貼，此時若要再使多重剪貼板出現(xiàn)，則可在菜單欄單擊"編輯→Office剪貼板"命令即可要開剪貼板。

1.2.17 如何調(diào)整下劃線和文字的距離

在編輯Word時給文字添加下劃線后，有時覺得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請問能不能對這個距離進(jìn)行調(diào)整？

答：可以調(diào)整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字后，再在菜單欄單擊"格式→字體"命令，然后在打開的字體對話框中選擇"字符間距"選項卡，再在"位置"下拉列表框中根據(jù)需要選擇"提升"或"降低"項，并在"磅值"框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度?？梢愿淖兤渲械闹?，從最下面的自動演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后，單擊"確定"按鈕關(guān)閉"字體"對話框?；氐骄庉嫶翱诤?，再選擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容，然后用組合鍵"Ctrl＋U"設(shè)置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒有緊靠在一起了。

1.2.18 快速去除回車、分頁等特殊設(shè)置

有些朋友可能深有體會，當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到Word文件中時，常會出現(xiàn)格式混亂的情況，請問有沒有辦法快速去除這些不想有的格式設(shè)置？

答：在對網(wǎng)頁上的文章進(jìn)行復(fù)制時，它的格式也被復(fù)制，因而在進(jìn)行粘貼時便會發(fā)生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號、軟回車、制表符等，我們只要對這些特殊符號刪除掉，或者替換掉就可以了?？梢允褂?#34;編輯"菜單欄中的"替換"命令來比較輕松的完成。另外還可利用Word提供的"選擇性粘貼"進(jìn)行：在進(jìn)行了復(fù)制操作后，再轉(zhuǎn)入Word，在其菜單欄上單擊"編輯→選擇性粘貼"命令，另外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再從記事本進(jìn)行復(fù)制，然后轉(zhuǎn)入到Word文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。

小提示：對于一些特殊符號則需要知道它的輸入表示法。如："^l"表示軟回車，"^p"表示硬回車，"^t"表示制表符，"^m"表示手動分頁符，"^ "表示長劃線（—），"^="表示短劃線（–），"^l"表示人工換行符，^n表示分欄符。

1.2.19 輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫文件中數(shù)據(jù)

在使用Word進(jìn)行編輯時，如要調(diào)用Access、Excel等其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請問還有沒有其他更好的方法？

答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)后，會帶來一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、編輯處理等。而若利用"插入數(shù)據(jù)庫"方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過選擇"視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫"選項，使數(shù)據(jù)庫工具出現(xiàn)在Word界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫工具面板上的"插入數(shù)據(jù)庫"按鈕，在新打開的"數(shù)據(jù)庫"對話框中單擊"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，如圖1-16所示。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫文件后再單擊"確定"按鈕返回"數(shù)據(jù)庫"對話框，此時"設(shè)置查詢選項"將起作用。在此要對調(diào)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在"排序記錄"中對引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在"選擇域"中對引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。

小提示：當(dāng)插入的數(shù)據(jù)發(fā)生改動時，可以利用源數(shù)據(jù)庫文件改變進(jìn)行自動更新，則可單擊"工具欄"中的"更新域"命令來快速進(jìn)行更新。

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★快速輸入大寫中文數(shù)字

在一些特殊領(lǐng)域，例如銀行等金融部門，經(jīng)常需要輸入中文的數(shù)字，一次兩次可以，但是輸入次數(shù)多了未免太麻煩了，這里介紹一種快速輸入中文數(shù)字的方法：

執(zhí)行"插入"菜單上的"數(shù)字"命令，在彈出的"數(shù)字"對話框中輸入需要的數(shù)字，如輸入1231291，然后在"數(shù)字類型"里面選擇中文數(shù)字版式"壹、貳、叁…..

"，單擊"確定"，中文數(shù)字式的"壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹"就輸入好了。

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★將姓名按姓氏筆劃排序

在舉辦會議或者進(jìn)行評比時，需要對相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進(jìn)行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按"回車"換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行"表格"菜單上的"排序"命令。

在"排序文字"對話框里，"排序依據(jù)"項選擇"段落數(shù)"，"類型"項里根據(jù)各自的要求，可以選擇"筆劃"、"數(shù)字"、"日期"、"拼音"四種排序方式，在其后的二選一框里選擇"遞增"或者"遞減"方式，單擊"確定"，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。

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★在Word中插入當(dāng)前的日期和時間

用戶可以隨時使用快捷鍵在Word文檔中插入當(dāng)前的日期或時間。方法很簡單，只需要將光標(biāo)置于需要插入日期或時間的位置，按下Alt+Shift+D組合鍵即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入當(dāng)前時間。用戶也可以執(zhí)行"插入"菜單上的"日期和時間"來完成同樣的工作。

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★鎖定插入的日期和時間

在上面的例子中，我們介紹了如何插入"日期和時間"，如果在插入日期和時間的時候在"日期和時間"對話框中選擇了"自動更新"的話，則每次打開該文檔時日期和時間都會變成當(dāng)前的日期和時間。如果用戶并需要日期和時間的自動更新，可以單擊時間和日期處，按下Ctrl+F11組合鍵，這樣就可以鎖定時間和日期了。還有一種一勞永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時間和日期變?yōu)檎５奈谋?，自然就不會自動更新了?/p>

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★利用合并字符功能設(shè)置上下標(biāo)

用戶在編輯文檔的時候，有時會遇到某個字符同時具有上下標(biāo)，例如X10 、10+2-1，公式編輯器可以輕松的完成任務(wù)，但是如果在安裝Office時沒有安裝公式編輯器該怎么辦呢？

在工具欄里添加"合并字符"按鈕，鍵入有上下標(biāo)的字母，依次鍵入上標(biāo)、下標(biāo)，然后同時選中上下標(biāo)，最后按下合并字符按鈕，接著會彈出對話框，進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置后，就完成了上下標(biāo)的輸入。

需要提醒用戶注意的是，如果上下標(biāo)對不齊的話可以嘗試加空格，另外此方法只適用上下標(biāo)不超過6個字符的情況。

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★使用⑩以上的數(shù)字序號

以前在Word中輸入10以帶圈序號非常困難，現(xiàn)在Word XP

中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號。點(diǎn)擊工具欄上的○字按鈕，在"文字(T)"欄輸入"11"， "圈號(Q)"欄中選"○"，點(diǎn)"確定"即可完成。

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★使用格式刷重復(fù)復(fù)制格式

格式刷的用法相信廣大用戶都會，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢？

其實(shí)只要雙擊"格式刷"按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個位置。再次單擊格式刷或按下"Esc"鍵即可關(guān)閉格式刷。

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★利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁

在復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容時，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行"復(fù)制"命令，接下來打開Word程序，進(jìn)行"粘貼"。

其實(shí)還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。

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★利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字里

用戶在錄入一段文字時，經(jīng)常會遇到這樣的情況，一個由多個單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。

方法很簡單,選中詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。

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★讓光標(biāo)在段落間快速移動

在編輯Word文檔的時候，如果需要在段落之間移動，可以使用Word提供的一個快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標(biāo)依次向上或向下移動一個段落。

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★巧用"選擇性粘貼"中的"無格式文本"

用戶在制作文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過"選擇性粘貼"我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。

將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行"編輯"菜單上的"選擇性粘貼"命令，在彈出的對話框中選擇"無格式文本"。單擊"確定"按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。

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★快速顯示文字格式

在用戶編輯文檔的時候，有時需要確定某一段文字應(yīng)用了何種格式（如字體、大小等）。

執(zhí)行"幫助"菜單上的"這是什么？"命令，鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€問號后，單擊需要確定格式的文字。屏幕上就會顯示出該文字的格式。用戶還可以按下Shift+F1組合鍵，然后單擊需要查詢格式的文字。如果不需要文字格式的顯示，可以按下Esc鍵取消。

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★在Word中用另類方法復(fù)制文本

選定需要復(fù)制的文字，按下Shift+F2組合鍵，這時狀態(tài)欄上會顯示"復(fù)制到何處"的字樣，然后將光標(biāo)移動到目標(biāo)處并按下回車鍵即可完成復(fù)制。

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★去除自動添加的超級鏈接

Word有很多自動功能，這無疑給用戶的操作增添了無數(shù)的便捷，但有時也會感到有些不方便，比如僅僅是輸入了一個網(wǎng)址或E-mail地址后，Word會自動將其轉(zhuǎn)換為一個超級鏈接，對于不需要這一鏈接的用戶來說如何去除自動添加呢？

有三種方法

1.即時方法，在Word將網(wǎng)址或E-mail自動轉(zhuǎn)換為超級鏈接域后，按下Ctrl+Z組合鍵，即可取消該自動轉(zhuǎn)換。

2.長期方法，執(zhí)行"工具"菜單上的"自動更正選項"命令，在彈出的對話框中選擇"鍵入時自動套用格式"選項卡中，去除"Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接"復(fù)選框的選擇。

需要提醒用戶注意的是，使用此方法后，當(dāng)用戶再輸入網(wǎng)址或E-mail地址時，Word就不會自動將其轉(zhuǎn)換為超級鏈接了。

3.取消其它位置的超級鏈接，如果想把文檔中某個已經(jīng)存在的超級鏈接域轉(zhuǎn)換為正常文本，只需在按住Ctrl鍵的同時單擊該超級鏈接，然后按下Ctrl+Shift+F9組合鍵即可。

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★快速插入一對大括號

將光標(biāo)置于需要插入大括號的地方，然后按下Ctrl+F9組合鍵，就可以快速在插入點(diǎn)插入一對大括號，并且將輸入光標(biāo)置于大括號中。

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★在Word 2002中選擇多個文檔區(qū)域

用戶在Word 2002中可以像在Windows窗口中選擇多個文件一樣來選中多個文檔區(qū)域，這樣可以大大提高工作效率。具體方法與選擇多個文件一樣，就是按住"Ctrl"然后使用鼠標(biāo)進(jìn)行選擇即可。

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★禁用智能標(biāo)記

雖然智能標(biāo)記大大方便了用戶的操作，不過可能也有些朋友不喜歡它們，因為不時的彈出菜單太煩人了。那就將它們?nèi)∠耸?，方法很簡單，仍然打開對話框，取消"使用智能標(biāo)記標(biāo)識文字"和"顯示智能標(biāo)記操作按鈕"兩個復(fù)選框就行了，如果你仍想使用某個智能標(biāo)記，那就在"識別器"清單中個別設(shè)置就行了。

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★WORD字體隨身攜帶

在日常辦公中，常常要在另一臺電腦上打印本機(jī)Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認(rèn)的字體，在另一臺電腦上打印當(dāng)然不會有什么問題，可是如果本機(jī)采用的是另外安裝的字體，而另一臺電腦上又未安裝該字體，那么打印時就會變成宋體了。要想即不在另一臺電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行

"工具→選項"命令，打開"選項"對話框，點(diǎn)擊"保存"標(biāo)簽，選中"嵌入TrueType字體"，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺電腦上打開此文檔時，仍可用這些字體來查看和打印文檔。

注意：①如果想實(shí)現(xiàn)此目的，必須對該文檔使用一種新的樣式；②你想嵌入的字體只能是True Type字體；③這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時選中"只嵌入所用字符"選項；④在另一臺電腦上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本進(jìn)行修改，否則會使嵌入的字體丟失。

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★為WORD文本加注解

如果你想為WORD的某個文本（如一個新名詞、一個英文縮寫等）加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現(xiàn)：

①先選中需要注釋的文本，用"插入→批注"命令，打開"批注"窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會打印出來），當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方；

②將光標(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用"插入→腳注或尾注"命令，打開"腳注或尾注"對話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標(biāo)移至該序號處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來）；

③如果注釋文本比較長，我們可以先將注釋文本（圖片也可以）存放在一個獨(dú)立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一個鏈接：選中要加注釋的文本，用"插入→超級鏈接"命令，打開"插入超級鏈接"對話框，在"要顯示的文字"右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在"請鍵入文件名稱或Web頁名稱"下面的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細(xì)路徑及名稱（也可以用"瀏覽"按鈕查找到），按"確定"按鈕，則需要加注釋的文本變成藍(lán)色帶下畫線形式（并不影響文檔的打?。?，點(diǎn)擊該文本（在WORD

XP中需要按住Ctrl鍵），則可直接打開注釋文本所在的文件。

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★快速輸入特定的短語

我們在用WORD2000/XP進(jìn)行文檔編輯時，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個字（詞）一個字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的"剪貼板"功能，實(shí)現(xiàn)了特定短語的一次性輸入，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、一致之目的。

①啟動WORD2000，打開"剪貼板"工具欄。

②選將特定的短語（如"《中華人民共和國建筑法》"、"《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》"、"建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作"等）輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用"復(fù)制"命令將他們逐條加到"剪貼板"中。

③在需要某一短語的位置，單擊"剪貼板"工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。

④如果短語太多，記不清某條短語在"剪貼板"上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點(diǎn)擊你需要的短語即可（在WORD

XP中，"剪貼板"上直接會顯示出短語的內(nèi)容）。

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★特殊符號的輸入

在WORD2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號，我們以"※"為例，看看如何輸入特殊符號：

①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的"軟鍵盤"（一般輸入法均帶有"軟鍵盤"），選"特殊符號"選項，直接點(diǎn)擊符號"※"所在的字母鍵即可；

②自動更正法。用"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"對話框，在"替換"框中輸入"mh"，在"替換為"框中輸入"※"，先后按"添加"和"確定"按鈕。以后你在文檔中輸入"mh"及后面的文字時，系統(tǒng)會自動將其更正為"※"，如果你確實(shí)需要輸入字母"mh"（不會這么巧吧?。?，你可以先輸入"mha"及后面的文字，再將"a"刪除即可；

③自造詞法。右擊中文輸入法（以"五筆字型"為例）狀態(tài)條，選"手工造詞"選項，打開"手工造詞"對話框，在"詞語"框中輸入"※"，在"外碼"框中輸入"mh"，先后按"添加"和"關(guān)閉"按鈕，以可你在該輸入法中輸入"mh"時即可輸入"※"；

④用"插入→符號"命令，打開"符號"對話框，在"廣義標(biāo)點(diǎn)"子集中會找到"※"，雙擊它即可輸入。

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★使用通配符進(jìn)行模糊替換

如果想把整篇文檔中引號（""）內(nèi)的文本全部設(shè)置成黑體，可以采用通配符替換的方法實(shí)現(xiàn)：

①用"編輯→替換"命令，打開"查找與替換"對話框，并點(diǎn)擊下面的"高級"按鈕，再選中"使用通配符"選項；

②在"查找內(nèi)容"框中填入："*"后（*號代表任意字符，？號代表1個字符），點(diǎn)擊"替換為"框，再按下端的"格式"按鈕，并選"字體"選項，在彈出的"查找字體"對話框?qū)⒆煮w設(shè)置為黑體后確定；

③按"全部替換"按鈕，即可將全文引號內(nèi)的文本一次性設(shè)置為黑體了。

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★Word文檔與RTF文檔的互換問題

Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇"另存為"命令，在"保存類型"中選擇"RTF格式"即可。