本文將分享2024年10款高效在線文檔協作工具：PingCode、Worktile、石墨文檔、Confluence、Slack、飛書文檔、Zoho Docs、騰訊文檔、Google Docs、印象筆記。
許多企業和個人都在尋求那些可以提升文檔處理效率、簡化溝通流程，并實現實時協作的在線工具。選擇合適的在線文檔協作工具，不僅能夠加快項目進度，還能顯著提高團隊的整體生產力。
我深入分析并比較了2024年市場上的十款高效在線文檔協作工具，希望幫助你明智選擇，從而充分發揮團隊潛力。本文將分析每一款工具的獨特優勢，以及如何根據你的具體需求來挑選最合適的系統。
這是國內非常推薦的一款知識管理工具，因為 PingCode 知識庫能夠用于各種類型和規模的團隊。它能夠用于搭建團隊知識庫、文檔管理、多人協作編輯、文檔對外分享等。因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟件開發團隊更受歡迎。能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大等。
PingCode 知識庫工具的核心使用場景：
PingCode 知識庫工具功能包括但不限于：
軟件優點：
軟件缺點：不支持多語言；無法滿足百度百科這類知識庫的搭建；【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
Worktile是一款非常適合項目文檔管理的系統，提供靈活的項目文檔管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支持任務管理、時間跟蹤、文件共享和企業網盤，通過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的信息，提高工作效率。
此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支持任務的創建、分配、跟蹤和完成，并提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和項目進展。跨部門團隊可以通過共享文件夾和協作空間進行有效的文件共享和協作，確保信息的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和項目管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】
石墨文檔是一款廣泛使用的在線文檔協作工具，主要面向企業和教育機構提供文檔、表格、幻燈片等多種格式的在線編輯和協作功能。這款工具允許多用戶同時在線編輯文檔，支持實時更新和保存，大大提高了團隊的工作效率和協作能力。
主要功能：石墨文檔的核心功能包括實時協作編輯、版本歷史記錄、權限管理、文件共享等。它支持多種文件格式的在線預覽和編輯，包括Word、Excel、PDF等。此外，石墨文檔還提供了評論、聊天、任務分配等功能，方便團隊成員之間的溝通和協作。
優勢：石墨文檔的主要優勢在于其強大的實時協作功能和高度的可訪問性。用戶可以在任何設備上訪問和編輯文檔，無需安裝額外軟件。此外，其友好的用戶界面和靈活的權限設置確保了不同規模團隊的需求都能得到滿足。石墨文檔還提供了嚴格的數據安全措施，包括文檔加密和操作審計，保障用戶數據的安全。
適用場景：石墨文檔適用于需要頻繁進行文件共享和協作的場景，特別適合教育、媒體、項目管理等領域。無論是學生團隊的項目協作，還是公司內部的文件管理，石墨文檔都能提供便捷的解決方案。它也被廣泛應用于遠程辦公，支持跨地域的團隊高效合作。
官網：shimo.im
Confluence 是一款為各種規模團隊設計的企業級在線文檔協作工具，旨在提高項目協作和知識管理的效率。這個工作空間允許團隊在一個中心位置創建、共享和管理內容，從而優化知識共享和團隊協作流程。
主要功能：強大的頁面管理、任務追蹤、實時編輯和反饋、模板使用，以及與其他Atlassian產品如Jira的集成。Confluence 支持創建多種內容類型，如文檔、博客和會議記錄，并提供豐富的模板庫來幫助團隊快速啟動項目。
優勢：Confluence 的優勢在于其高度可定制性和擴展性，使其能夠適應不同的工作流和企業需求。無論是小型團隊還是大型企業，Confluence 都提供了多種配置選項，以支持團隊的特定需求。此外，其云托管服務提供優化的性能和自動升級功能 。
適用場景：從小型項目團隊到需要管理大量復雜文檔的大型組織都可以使用Confluence。它特別適合需要進行項目管理、文檔共享和團隊協作的環境，幫助團隊保持信息同步并加速決策過程。
官網：www.atlassian.com/software/confluence
Slack 是一個高度靈活的團隊溝通和協作平臺，旨在提高工作效率和項目協調。該工具集成了多種功能，包括實時聊天、文件共享、視頻會議以及與第三方應用的集成，如Google Drive和Trello，支持團隊成員在多種設備上無縫協作。
主要功能：主要功能包括創建頻道進行團隊討論，實時文檔協作和共享，集成各種外部應用以及進行視頻和語音通話。Slack還提供了強大的搜索功能，用戶可以快速找到關鍵信息和文件。
優勢：Slack的優勢在于其用戶界面直觀易用，能夠快速整合入現有的工作流程。此外，它的定制性高，可以滿足各種團隊的特定需求。安全性方面，Slack提供多層次的安全措施，確保數據的安全和隱私。
適用場景：從小型團隊到大型企業均可使用。特別適合需要遠程協作的團隊，以及那些需要高度協作和快速信息流通的項目組和部門 。
官網：https://slack.com
飛書文檔是一款集成了文檔、表格、和思維筆記功能的在線協作平臺，專為提升團隊協作效率而設計。該平臺支持多人實時編輯和內容分享，適合進行高效的協同辦公。
主要功能包括文檔共享、實時協作編輯、版本控制，以及豐富的模板庫，支持各種協作場景下的文檔和數據處理。
飛書文檔的優勢在于其強大的集成能力，能與多種辦公工具無縫對接，提供一站式的辦公解決方案。它還特別強調數據安全和用戶隱私保護。
該工具適用于需要遠程協作和靈活辦公解決方案的企業，尤其適合項目管理、事件規劃和教育培訓等多變的工作環境。
官網：https://docs.feishu.cn
Zoho Docs是一款云端的文檔管理和協作工具，專為企業和個體用戶設計，以支持文檔的創建、存儲和共享。該平臺允許用戶在云端進行文檔、表格和演示文稿的實時編輯和協作。
主要功能： Zoho Docs的功能包括在線文檔編輯、版本控制、安全文件共享、集成Zoho Office Suite以及跨平臺同步。它還提供了豐富的管理員控制選項，如訪問權限設置、活動監控和數據安全保護。
優勢： Zoho Docs的優勢在于其全面的安全特性和直觀的用戶界面，使其成為中小企業的理想選擇。此外，它的云基礎架構確保了高可用性和靈活性，用戶可以隨時隨地訪問其文檔。
適用場景： Zoho Docs適合需要遠程協作和文件管理的企業用戶，尤其適用于那些需要確保文檔安全性和支持團隊協作的組織，如金融服務、教育機構和咨詢公司。
官網：https://www.zoho.com/docs/
騰訊文檔是騰訊公司開發的一款多功能在線文檔協作工具，支持文檔、表格、幻燈片等多種格式，實現云端多人實時協作編輯和文件共享。這款工具便于用戶在任何設備上隨時隨地進行辦公，特別適合需要高效遠程協作的團隊和個人使用。
主要功能： 騰訊文檔提供了實時協作編輯、文檔版本管理、權限設置、云端自動保存等核心功能。支持通過鏈接分享文檔給QQ、微信好友，并可自定義查看和編輯權限，確保文檔的安全性和私密性。
優勢： 騰訊文檔的主要優勢在于其強大的協作功能和跨平臺支持，用戶可以在不同設備上無縫接入和操作文檔。此外，騰訊的文件傳輸與存儲技術提供了額外的安全保障，保護用戶數據不被泄露。
適用場景： 騰訊文檔適用于各類企業和團隊，特別是需要遠程協作的團隊，如教育、設計、項目管理等行業。無論是會議紀要、項目計劃還是日常報告，騰訊文檔都能提供高效的解決方案。
官網：https://docs.qq.com/
Google Docs是一款免費的云端文檔協作工具，允許用戶在任何地點通過互聯網訪問和編輯文檔。這個平臺支持文檔、表格和演示文稿的實時協作編輯，非常適合團隊項目和遠程工作。
主要功能： Google Docs的主要功能包括實時文檔協作、版本歷史追蹤、自動保存、支持多種文件格式，以及豐富的添加支持，如圖表、電子簽名和翻譯等。用戶可以直接在瀏覽器中使用這些功能，無需下載額外軟件。
優勢： Google Docs的主要優勢在于其無縫的協作體驗、云端存儲、跨平臺訪問能力和易用性。它為團隊提供了一個靈活的協作環境，能夠即時看到其他協作者的修改，極大地提高了工作效率和文檔管理的便利性。
適用場景： Google Docs適合需要頻繁協作的團隊和個人，特別是遠程團隊和教育機構。它支持教師和學生在教育過程中實時交互和協作，也適用于企業中文檔共享、項目規劃和會議記錄。
官網：https://docs.google.com
印象筆記（Evernote）是一款全面的筆記和文檔管理工具，旨在幫助個人和團隊高效地管理信息和協作工作。它以其強大的筆記功能和跨平臺同步能力而廣受歡迎。
主要功能： 印象筆記提供多種功能，包括文本筆記、待辦事項列表、音頻記錄和文檔掃描。用戶可以通過關鍵詞、創建日期或內容類型來搜索筆記，還能夠分享筆記本和合作編輯文檔。此外，印象筆記還支持將筆記與谷歌日歷等第三方應用程序集成，增強了其工作流程的連貫性。
優勢： 印象筆記的優勢在于其簡潔直觀的用戶界面和強大的搜索功能，可以快速定位信息。它還支持跨設備同步，確保用戶可以在任何設備上訪問最新的筆記和文件。印象筆記的模板功能可以幫助用戶節省時間，標準化常用的筆記格式 。
適用場景： 印象筆記適合廣泛的使用場景，從學生和學者的研究筆記到專業人士的項目管理和會議記錄。它也是家庭用戶管理日常事務、旅行計劃和購物清單的理想選擇。此外，印象筆記對于內容創作者和設計師來說，是一個存儲靈感和素材的有用工具。
官網：yinxiang.com
考慮工具的功能性和兼容性。一個好的文檔協作工具應該提供強大的編輯和共享功能，如實時協作編輯、版本控制和評論系統等。這些功能可以大大提高團隊成員之間的互動和效率。同時，檢查這些工具是否與你現有的技術棧兼容，例如是否支持與其他常用平臺（如 CRM 系統、項目管理軟件等）的集成。
評估用戶界面的友好程度和易用性。一個直觀的用戶界面可以減少團隊成員的學習曲線，使他們能夠快速上手和高效使用新工具。嘗試免費試用或觀看演示視頻，以了解其操作界面是否符合你的工作流程和團隊習慣。
關注數據安全和隱私保護措施。確保所選的文檔協作工具遵循行業安全標準，提供數據加密、安全認證和定期備份等安全功能。這對于保護企業數據和遵守數據保護法規至關重要。
考慮成本效益。不同的在線文檔協作工具提供不同的訂閱模式，包括基于用戶數量的定價、功能套餐等。評估你的預算，并根據團隊的大小和需求選擇性價比最高的方案。
在線文檔協作工具無疑為現代工作環境帶來了革命性的變化，使遠程工作和團隊協作變得更加高效和便捷。這類工具的主要優勢在于提高團隊的溝通效率和項目管理能力。通過實時編輯和評論功能，團隊成員可以即時更新和交流想法，確保所有人都對項目的最新狀態保持同步。此外，文檔的云存儲也意味著文件可以在任何地點、任何設備上被訪問和編輯，極大地提高了工作的靈活性。
盡管在線文檔協作工具提供了許多便利，它們也有一些局限性。例如，對于沒有穩定互聯網連接的用戶來說，實時協作功能可能會受到影響，影響工作效率。此外，雖然許多協作工具都強調數據安全，但云存儲的文檔依然可能面臨安全風險，如未經授權的訪問和數據泄露等問題。
選擇在線文檔協作工具時，用戶需要仔細考慮這些工具的安全性和隱私設置，確保它們符合企業的合規和安全標準。此外，對于那些特別依賴于高度定制工作流的團隊來說，一些協作工具可能無法完全滿足他們的需求，因為這些工具的通用性可能在某種程度上限制了其適應特定操作的能力。
雖然在線文檔協作工具提供了許多推動工作效率的優勢，但選擇這類工具時還是需要根據自己團隊的具體需求和工作環境來權衡其優缺點。適當的選擇和使用這些工具，可以確保你從中獲得最大的益處，同時降低任何潛在的不利影響。
在線文檔協作工具已成為現代工作環境的一部分，它們提高了團隊效率，優化了遠程工作流程，并簡化了文檔管理。選擇合適的協作工具不僅可以促進團隊成員之間的即時溝通，還可以幫助管理文檔的歷史版本，確保信息的及時更新和保存。然而，選擇這類工具時必須考慮數據安全性，選擇那些提供強大安全保障的平臺。綜上所述，無論是小團隊的日常項目管理，還是大企業的跨地域協作，合適的在線文檔協作工具都能顯著提升工作效率和團隊協同。
什么是在線文檔協作工具？
在線文檔協作工具是指允許多個用戶在云端實時共同編輯和管理文檔的軟件平臺。這些工具通常支持文檔共享、實時編輯、評論、任務分配和版本控制等功能。
使用在線文檔協作工具有哪些好處？
使用這類工具可以提高團隊的協作效率，實現信息的實時更新和共享，減少郵件和文件傳輸的使用，同時支持遠程工作，使團隊成員可以跨地域協作。
如何選擇適合自己團隊的在線文檔協作工具？
選擇時應考慮以下幾個方面：是否支持跨平臺使用，是否易于使用，是否有足夠的安全措施保護數據安全，以及是否能與其他工具或平臺（如電子郵件、日歷、項目管理軟件等）集成。
在線文檔協作工具通常包含哪些核心功能？
核心功能通常包括：文檔共享和權限管理、實時協作編輯、評論和討論區、文檔版本控制和歷史回溯、任務和日程管理。
使用在線文檔協作工具有哪些潛在的風險？
最主要的風險是數據安全和隱私保護問題，尤其是當涉及敏感信息時。此外，過于依賴云服務時，一旦互聯網連接不穩定，也可能影響工作效率。
大家有沒有遇到過“老朋友很久沒見過，重新見面后發現對方變化非常大”的情況呢？小雷前段時間就重逢了一位多年未見面的“老朋友”，時過境遷，這位老朋友不僅“樣貌體態”大改，就連名字都變了。但憑借極具辨識度的“大象側臉”和標志性的一抹綠色，我依舊能認出來它還是之前那個“永遠不會忘記”的筆記軟件。
沒錯，這里說的是著名筆記軟件“印象筆記”。
自2018年印象筆記與美國Evernote公司拆分為兩家獨立實體后，印象筆記就已經成為了一家植根于中國的獨立運營的科技企業。這也使得印象筆記可以不受Evernote被收購的影響，繼續扎根中國互聯網，為國內用戶提供優質的服務。換句話說，這頭“大象”依舊是那個值得大家信賴的筆記軟件，這也印證了印象筆記一個古老的口號：大象不會忘記。
那么專注于國內市場的印象筆記又為國內用戶帶來了什么“優勢”呢？首選，本地服務器大幅縮短了用戶筆記同步所需的時間，微信收藏導入等功能也更方便國內用戶的使用。另外，印象筆記可以針對國內用戶的需求，開發出更適合國內用戶的智能硬件產品，比如印象智能錄音筆EverREC Pro，以及今年6月正式發布的智能墨水屏硬件產品——印象智能本EverPAPER。
簡單來說，EverPAPER是一款采用10.3英寸E-ink屏幕、Wacom電磁筆方案、支持手寫實時轉文本和云同步的墨水屏智能本。我知道你們在想什么：從產品初始化后輸入法的組件來看，EverPAPER采用的是Android操作系統，EverPAPER中內置的微信讀書也能從另一個角度佐證這一點。但由于EverPAPER采用的是深度定制化的Android系統，在E-ink屏幕用未經優化的Android軟件體驗“不言而喻”，EverPAPER也將產品重心放到了手寫和閱讀上，大家把它當成一個智能筆記本來用就可以了。
而事實上，EverPAPER作為一個“電子”紙質筆記本用起來也確實很合適。10.3英寸墨水屏沒有背光也沒有頻閃，閱讀體驗就和平時書寫的紙張沒有差異。1872×1404的分辨率和226PPI的像素密度也超越了大多數的印刷品。別忘了EverPAPER不需要像OLED手機那樣合并像素顯示文字，在觀感上文字也更加銳利。
說到屏幕這里多說一句，盡管EverPAPER用的是墨水屏，但這塊墨水屏的刷新率可遠遠超過大家熟悉的Kindle墨水屏閱讀器，這塊刷新率“高達”50Hz的墨水屏同時也支持多種不同的刷新模式，可以根據當前顯示的內容主動調節刷新率。
除了看起來像一張更高清的紙之外，EverPAPER拿起來也比一般的紙質筆記本要纖薄。4.65mm的厚度也就和10張73g的A4類似，415g的重量也比常見的平板電腦要輕不少。當然了，這個重量比起一沓紙還是重，但如果你真的把EverPAPER 32GB存儲空間里的筆記全部打印下來，EverPAPER肯定是更輕薄的選擇。
既然EverPAPER叫印象智能本，那很顯然它想取代的是那些傳統的紙質筆記本。而在小雷過去一周的體驗中，EverPAPER也確實做到了這一點，在某些時候甚至比小雷過去一直使用的iPad Pro+Apple Pencil的組合還要好用。
首先，EverPAPER配備的手寫筆是Wacom電磁筆，4096級壓力感應可以在文件中還原手寫的真實筆觸。受墨水屏刷新率的限制，EverPAPER的筆記沒辦法像iPad Pro那樣以高刷新率實現字跡跟手。但只要你不是用EverPAPER來玩音游，針對正常的書寫場景來說，EverPAPER已經足夠跟手了。
另外，EverPAPER玻璃屏加定制類紙膜的設計也讓EverPAPER的書寫體驗遠遠超過貼了類紙膜的iPad Pro。一般的類紙膜只能通過表面磨砂工藝還原出紙的“掛筆”感，但改變不了玻璃本身堅硬的手感。改用硅膠筆尖可以從一定程度上緩解筆觸過硬的手感，但因為改變了筆尖的厚度，所以會影響筆尖的精準度。
但EverPAPER的方案就沒這個困擾了：定制類紙膜+電磁筆的方案不僅可以精確還原紙面書寫的細微阻力，同時還能還原出真實紙張書寫時“紙面下壓”的手感。從結果來看，因為EverPAPER的書寫手感確實和紙面書寫非常相似，可以“用力寫字”，因此書寫出來的字跡也比單純戳玻璃時要好看，不會像寫粉筆字那樣“無處用力”。
但如果你的字像小雷一樣東扭西歪，EverPAPER當然也支持中英文手寫轉文本的功能。你只管手寫，只要抬手馬上轉換成文本，再也不用擔心自己寫的筆記只有自己看得懂了。較為可惜的是，EverPAPER并未向國內同行那樣提供語音轉文字的功能。
不過根據小雷的經驗，手寫識別的方案雖然做不到語音轉文字方案那么便捷，但由于AI不再需要猜測你想說的是哪一個字，因此在處理專有名詞、生僻字或中英文混合的情況時，手寫轉文本的方案的準確性會更高。
剛才說過，EverPAPER采用的是Android操作系統，但這并不意味著你可以在EverPAPER的電子墨水屏玩原神。為了保證整體續航，EverPAPER采用的Android系統經過了專門的定制化。從好的方面看，EverPAPER在印象筆記自家功能的整合上做的就非常不錯，筆記、標簽甚至連印象筆記App中飽受好評的模版也全數支持，如果是印象筆記的老用戶對EverPAPER一定不會陌生。
除了原生的印象筆記支持外，EverPAPER也內置了專為電子墨水屏定制的微信讀書，不僅操作“極速”，對墨水屏的翻頁策略也更為友好。但就像剛剛提到的那樣，EverPAPER的本職工作其實是一個“智能本”，而且考慮到EverPAPER背后專業工具的屬性，印象筆記并沒有開放第三方軟件的安裝，這樣的做法其實限制了它使用第三方筆記的可能。如果你是一個GoodNote或別的筆記軟件的忠實用戶，改用EverPAPER在一開始可能會有些不適應。
但如果你本身就是一個印象筆記生態的忠實用戶，那印象筆記作為一個智能本，相信可以為你帶來軟硬件高度協同的出色體驗。
這也是我認為EverPAPER是一個目標用戶高度專一的智能硬件的原因。它不像iPad那樣進可玩游戲可記筆記，由始至終EverPAPER的作用都非常簡單：他就是一個“用不完”而且“永遠不會忘記”的紙質筆記本。如果說iPad是一把“萬用”的中式刀，那EverPAPER在我看來就像是一把鋒利的“手術刀”。
在批評者看來，EverPAPER的作用非常單一，就是一個售價2399元的“紙質筆記本”，而兩千四的預算拿去買真正的紙質筆記本可以輕輕松松寫個好幾年。
但對EverPAPER的目標用戶來說，EverPAPER輕薄的機身和云同步的特性不僅降低了隨身攜帶大量紙質文件的煩惱，同時也不會意外損失珍貴的筆記內容。沒錯，在iPad上下載一個印象筆記App也能實現類似的效果，但無論在書寫手感，便攜還是續航上，專注于筆記的EverPAPER顯然都更為出色。
從這個角度看，EverPAPER也確實兌現了印象筆記當時的“諾言”：做一張不會“忘記”的紙。