今天分享一款工作中可能會常用的神器——公文寫作神器。
公文寫作
如果把一篇公文比作一個人，提綱、素材可以看作是這個人的內涵，而公文的格式就像一個人的外表，是給人的第一印象。即使內容再豐富，格式亂七八糟，別人也不愿繼續往下讀。
公文寫作的格式要素基本包括主送機關、正文、版記等，這是作為文秘必須掌握的基本點，我們不再贅述。
接下來，我們主要講講公文格式中常出現的錯誤以及如何避免這些錯誤。
字號、字體五花八門是普通員工容易出現的問題，那發文主體不清、文中結構層次序數混亂這些錯誤恐怕都是我們秘書容易犯的，也是容易疏忽的。
這些問題，歸根結底，還是對《黨政機關公文處理工作條例》（鏈接在文末）和《黨政機關公文格式》（ GB/T 9704—2012 ）（鏈接在文末）這兩個文件的學習不到位。字號、字體、行距這些基本要求，文件里都有詳細要求，而且通俗易懂，沒有什么晦澀模糊不清，一看就能明白。
對這些字體字號的基本格式，要謹慎對待，具體問題具體分析，不能一刀切。
比如，有的單位正式行文一般都要求用仿宋 _ GB2312 這個字體，但 Windows 系統升級后，系統自帶這個字體就沒有了，所以在2012年新版公文格式里，正文就要求用仿宋字體了，如果繼續用仿宋 _ GB2312 這個字體，也是可以的。
有一點情況要明確，不能只想自己的習慣愛好，更重要的還得重視看文件的人的感受。
如果你用仿宋 _ GB2312 字體，得保證接收你文件的單位或個人也得有這個字體，否則材料到對方就會亂碼，如果是一些重大的文件資料，那恐怕就更不合適了，亂碼的文件哪里還有嚴肅性可言。
有人說，我們單位一直用的是四號字正文，是不是需要規范下？
先聽聽下面兩個例子。
我之前去一個成立 60 多年的老國企蹲點，對接一個評估項目。發現他們用的是四號字，字體是宋體。問他們秘書處處長，怎么沒有用新標準？
那個處長說，我們公司 60 多年了，自從 80 年代用打字機開始發布文件，都是用的這個格式，之前也跟領導建議過，是不是對接國家新標準。領導的意見是，保持統一性，特殊情況特殊對待。對內依舊保持老習慣，對外發文比如給市政府行文，就按照新標準來。
所以如果是成立比較久的單位，盡量延續老格式，保持其前后連貫性。如果是對外發文，則按照新標準，就像我們剛才講的，要重視看文件人的感受。
第二個例子。
我們部門前段時間審一個二級單位的投資項目，核查他們會議紀要、請示這些決策文件是否合規的時候，發現幾個文件雖然行文時間都很接近，但并沒有延續這個單位之前的公文格式，可以說是一個文件一個樣。
后來了解到，這些文件有些是9月份剛分過來的大學生撰寫的，有些是單位的老秘書撰寫的，新人新格式，老人老套路，弄得文件也是各式各樣。
我們常說，不管你是剛畢業的大學生也好，工作幾年跳槽到新單位的人也好，得先俯下身子，了解熟悉這個單位。雖然掌握新的標準、新的理論，但得結合著實際，這個實際就是一個單位、一個企業多年來已經形成的規范，我們得學會理論聯系實際，不能盲目自大。
講完認識上經常出現的錯誤，我們來看看實際寫作中有哪些易犯錯誤。
上行文有簽發人，下行文沒有。
標題里得有主語，主語必須是全稱，誰發的文要說清楚。
比如，不能直接說關于春節放假的通知，得修改成「 XX 地產有限公司關于春節放假的通知」。
正文一般用 3 號仿宋。標題一般用 2 號小標宋體字，如果字數多了，導致第二行就剩一兩個字，可以特殊調整下，比如換成小二，也可以把通知、請示、報告這些內容回行到第二行。
如果是轉發公文，直接引述第一個發文機關就可以。
比如《中共中央組織部關于做好與黨組織失去聯系黨員規范管理和組織處置工作的通知》，你要是一個縣的組織部，按照收文程序，你應該是從省委轉到市里，市里再轉給你，你不能說**縣委組織部關于轉發某某市關于轉發某某省委組織部關于轉發中共中央組織部這個文的通知，直接寫成，某某縣委組織部關于轉發中共中央組織部這個文就可以了，如果轉發層級多了，要按一步步來轉的話，第一頁大半部分是在寫標題了。
注意結尾處，特此通知，請批復等等是不是加標點，看自己單位的傳統，像前面講的，要保持連貫性。
文中結構層次序數依次用「一、」「（一）」「1.」「（1）」標注，不要跟寫論文似的，用1.1,1.1.1 ，也不要跟講話似的，第一第二第三羅列。
附件，每個文件名后面不加句號也不加分號，附件名稱到第二行，要跟第一行文件名的第一個字對齊。（如下圖）
落款，公文在落款處必須署發文機關名稱，下面用阿拉伯數字標識成文時間，不要用 17 年代表 2017 年，也不要 01 月代表 1 月。（如下圖）
如果是聯合行文，行文的各機關部門必須是同級的；幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關；聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
發文機關按照順序排列，橫排、豎排都可以，合規且美觀即可。（如下圖）
最后，如果是上報請示、發通知或公函，往往會留具體聯系人和聯系方式。用 3 號仿宋體字，居左空 2 字，加圓括號標識在成文時間下一行。聯系人與電話之間用逗號隔開。
我在實際工作中，經常會遇到，收到的請示沒有聯系人，聯系方式，這會對工作帶來一些不必要的麻煩。我們換個角度想想，給上級單位報個撥款的請示，上級開會討論并同意撥款，就需要給我們發個批復吧，沒有聯系人聯系方式，上級單位怎么把批復發給我們呢。
其他的，比如版記、頁碼標注，現在很多單位都有專門統一的格式，或者是電子 OA 直接設定好，或者是文印室專門給設置好，一般不會出現大的問題。
上面這幾種是我們公文撰寫中，經常會遇到的一些常見問題，如果大家在日常寫作中還有其他疑問，也可以與我們進行溝通交流。
對于格式的運用過程中常見的認識問題以及我們在具體寫作過程中容易出現的失誤，進行了主要講解。還是要強調一點，關于公文的格式，要多揣摩《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》（ GB/T 9704—2012 ）這兩個文件，在學懂弄通做實上狠下功夫，學中用，用中學，把對規范的公文格式的理解與掌握真正地融入到自己的寫作工作中。