Hello,大家好,在日常的工作中我們幾乎每天都要錄入數據,但是呢,數據錄入又是一個枯草且極其耗時的工作,今天跟大家分享8個數據錄入的小技巧excel大量數據計算很慢,只通過簡單的設置或者操作就能在一定程度上提高我們的工作效率,話不多說讓我們開始吧
1.使用快捷鍵減少鼠標使用頻率
當我們錄入完一個單元格中的數據的時候,需要向下或者向上繼續錄入數據,很多人都會選擇使用鼠標點選單元格,然后繼續輸入,其實我們可是用快捷鍵,快速的跳動到相應的單元格,在這里按enter鍵是向下移動,按tab鍵是向右移動,當我們在行方向錄入完數據后,只需按一下enter鍵就能跳到第二行數據開始的位置繼續錄入數據
2.錄入超過15位的數據
Excel的精度是15位,當數據超過15位之后就會以科學計數法的方式顯示,這就會導致15位之后的數據都會被自動的設置為0,最常見的就是身份證號碼和銀行卡卡號,對于這樣的數據,我們需要將數據區域的格式設置為文本格式,然后再進行數據的輸入,這樣的話就能輸入完整的號碼了
3.自動設置數據分段
對于比較長的數據我們經常設置分段顯示來方便我們閱讀,工作中最常見的就是對手機號碼進行分段顯示,一般是添加一個減號或者空格,很多人都是一個一個的輸入,其實我們是可以批量設置的,首先選擇輸入號的手機號碼的范圍,然后按快捷鍵Ctrl+1調出格式窗口,選擇自定義在類型中輸入點擊確定這樣的話手機號就批量的分段顯示的
4.快速輸入當前時間
輸入當前的時間我們可以使用快捷鍵來快速的輸入
Ctrl+;快速輸入當前日期
Ctrl+shift+;快速輸入當前時間
5.批量為數據添加單位
在數據錄入的過程中如果遇到需要對數據添加單位的需求一定會非常的崩潰,因為這個需求真的極其耗時,關鍵出力還不討好,當需要對數據進行分析的時候,因為有單位的存在excel會認為數據是文本,是不能直接對數據進行分析的,需要先處理一下,這個也有解決辦法,比如在這里來批量的設置kg以及cm首先我們先將數據不帶單位的錄入到表格中,然后選擇想要設置單位的區域,按Ctrl+1調出格式窗口選擇自定義在類型在體重這一欄中輸入0千克在身高這一欄輸入0厘米,這樣的話就批量的設置完成了,這么做的好處是數據僅僅是以這種方式顯示了,其實他的本質仍然是數值
6.批量錄入相同的數據
首先我們需要選擇想要錄入相同數據的單元格區域,可以選擇連續的區域,也可以按住Ctrl鍵用鼠標點許不連續的區域,然后在編輯欄中輸入要輸入的數據,最后按Ctrl+enter鍵即可批量輸入相同的數據
7.設置首字母錄入
當我們需要經常或者說頻繁的錄入一個數據的時候,我們就可以通過設置首字母來快速的錄入他比如在這里我們將wwq設置為excel從零到一,首先我們點擊文件找到選項,然后點擊選擇選擇自動更正,在替換中輸入wwq在為中輸入excel從零到一,點擊確定,這樣的話我們輸入wwq就會顯示為excel從零到一
8.拒絕錄入重復值
拒絕錄入重復值,可以使用數據驗證來完成excel大量數據計算很慢,如下圖,我們想要多這里數據區域進行設置,首先我們選擇這個數據區域,然后點擊數據找到數據驗證,選擇自定義然后輸入公式=($A$2:$A$9,A3)=1點擊確定,這樣的話就不能錄入重復的數據了,在這里$A$2:$A$9是我們要設置的數據區域,需要選擇絕對引用