期與大家分享幾個(gè)實(shí)用的文檔管理技巧。
1、將重要文檔生成副本文件
有時(shí)我們會(huì)害怕將重要的文件數(shù)據(jù)弄丟，為了防止這種情況的出現(xiàn)，可以通過(guò)以下方式生成副本。
點(diǎn)擊文件——打開(kāi)，選中需要打開(kāi)的文檔，然后右擊選擇【打開(kāi)副本】即可。
2、讓文檔自動(dòng)定時(shí)保存
若是沒(méi)有設(shè)置好自動(dòng)保存的時(shí)間，在遇到斷電、死機(jī)等意外時(shí)就會(huì)丟失數(shù)據(jù)，那該如何避免呢？
選中文件——選項(xiàng)，在打開(kāi)的Word選項(xiàng)對(duì)話框中，選擇保存，在保存文檔欄下選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”的復(fù)選框，然后根據(jù)自己的設(shè)置好時(shí)間間隔。
3、固定常用文檔
對(duì)于常用的文檔，可以通過(guò)以下方式將文檔固定在“最近使用的文檔”列表：
選中文檔，點(diǎn)擊類似圖釘?shù)膱D標(biāo)，右擊選擇【將此項(xiàng)目固定到列表】即可。
4、快速預(yù)覽文檔
有時(shí)文檔太多，會(huì)忘記需要編輯的內(nèi)容，這時(shí)若是一個(gè)個(gè)打開(kāi)就比較麻煩了，那有沒(méi)有什么方式可以不同打開(kāi)文檔就可以查看內(nèi)容呢？
答案是肯定的。
打開(kāi)文檔的存儲(chǔ)位置，選中文檔，之后點(diǎn)擊查看——窗格——預(yù)覽窗格即可。
5、快速?gòu)?fù)制文檔名稱
選中需要復(fù)制的文檔，之后長(zhǎng)按Shift鍵不放，右擊選擇復(fù)制路徑，然后用查找和替換功能，將不需要的內(nèi)容刪除即可。
以上5個(gè)技巧，你用過(guò)嗎？若有什么問(wèn)題，歡迎在下方留言。
聯(lián)網(wǎng)時(shí)代是一個(gè)追求效率和速度的時(shí)代。
如果企業(yè)以前還可以無(wú)視員工電腦.上的文檔共享管理、異地和移動(dòng)訪問(wèn)，隨著網(wǎng)盤(pán)的出現(xiàn)，則掀開(kāi)了潘多拉盒子的一角。員工極有可能選擇個(gè)人消費(fèi)網(wǎng)盤(pán)來(lái)存儲(chǔ)企業(yè)的文檔數(shù)據(jù)，這將給企業(yè)帶來(lái)巨大的隱患。
IDC數(shù)據(jù)顯示
在企業(yè)組織的數(shù)據(jù)中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占90%以上，且在逐年上升，在所有的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中，文檔類數(shù)據(jù)占到90%以上。在大部分企業(yè)中，50%以上的業(yè)務(wù)工作都是基于文檔完成的。
權(quán)威機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)得出一一個(gè)腦力工作者80%時(shí)間是和文檔在打交道其中60%的時(shí)間在直接應(yīng)用文檔。事實(shí)還不僅于此，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，通過(guò)文檔和客戶交流的，時(shí)間甚至超過(guò)90%，應(yīng)用文檔所產(chǎn)生的人工費(fèi)占總?cè)斯べM(fèi)的40%，占企業(yè)總收入的15%!
文檔是企業(yè)重要的知識(shí)財(cái)富，文檔的訪問(wèn)共享與管理重要性不言而喻。如何在提供良好的文檔訪問(wèn)共享體驗(yàn)的同時(shí)又能滿足企業(yè)信息管理的要求一--安全、高效、可控，這是所有企業(yè)需要面對(duì)和解決的問(wèn)題。
01
員工離職
企業(yè)員工離職后，他電腦.上的所有文檔資料就被全部.帶走，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)這些本應(yīng)該屬于企業(yè)的文件財(cái)富
就很難再找回和使用。也有一些離職員工因?yàn)榉N種原因離職前把企業(yè)共享文件夾上的文件或者其他一些重要文件全部刪除，這種惡意行為對(duì)企業(yè)造成的損失難以估量。
02
文件權(quán)限
在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多包含技術(shù)、財(cái)務(wù)、銷售客戶等很多機(jī)密或者敏感信息的文件，對(duì)于這些文件我們就要做一一個(gè)權(quán)限上的控制，只能讓有權(quán)限的人才能進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限的操作和使用。因?yàn)橐恍C(jī)密文件外泄而對(duì)企業(yè)造成重大損失的例子數(shù)不勝數(shù)。
03
日志管理
有時(shí)有一些重要的文檔被人修改了，也不知道是誰(shuí)在什么時(shí)候修改的，修改了哪些內(nèi)容，沒(méi)有任何記錄。有些文檔如合同、圖紙、報(bào)價(jià)單等在形成過(guò)程中，往往需要經(jīng)過(guò)多次修改或多人共同完成，會(huì)產(chǎn)生很多版本，而現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常用QQ、U盤(pán)、Email來(lái)傳遞文件，一不小心就會(huì)造成版本混亂，如果簽合同和設(shè)計(jì)用的圖紙誤用了以前版本，就會(huì)造成嚴(yán)重后果。
這些問(wèn)題幾乎在所有的企業(yè)普遍存在，目前多數(shù)企業(yè)管理.層對(duì)文檔管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于電子文檔管理技術(shù)更是不甚了解。對(duì)于集中管理如此浩大的電子文檔，企業(yè)感到心有余而力不足。有的企業(yè)付出很多時(shí)間和精力去組織分類這些文檔，避免意外狀況發(fā)生，結(jié)果卻是不盡人意。如何科學(xué)管理這些海量的知識(shí)文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企業(yè)都深感頭疼的問(wèn)題。，一些高效、有遠(yuǎn)見(jiàn)的企業(yè)已經(jīng)引入了電子文檔管理系統(tǒng)，以此取代傳統(tǒng)的文檔管理方式，率先享受到了先進(jìn)科技帶來(lái)的便捷和利益。那些傳統(tǒng)的企業(yè)還在沿用著紙質(zhì)文檔處理模式或者共享文件夾、文件服務(wù)器與FTP服務(wù)器等企業(yè)傳統(tǒng)的文件管理方式，花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去打印、傳閱文件，還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫(kù)存放等事項(xiàng)，文件安全依然得不到保證。
們?cè)趯?shí)際工作中，制作表格，可能會(huì)碰到各種各樣的需求。有些需求，如果沒(méi)有真正碰到過(guò)，根本沒(méi)法想象。但是，碰到了，你就得想盡辦法去解決問(wèn)題。
這就是一個(gè)典型的文件管理問(wèn)題。經(jīng)常要管理很多檔案、商務(wù)文件的小伙伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的 3 個(gè)妙招，一并解決如下各種文件管理難題：
如何為文件清單快速添加分類信息；
如何快速統(tǒng)計(jì)不同類別的文件數(shù)量；
如何批量創(chuàng)建帶超鏈接的文件目錄；
最后還有一個(gè)小彩蛋。精彩馬上呈現(xiàn)：
下面是有一份文件清單表，需要給不同類型的文件添加分類名稱：Excel / PPT / 電子書(shū)等。
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 插入標(biāo)題行后打開(kāi)篩選器；
? 按文件名篩選，輸入包含的字符；
? 選中擬輸入分類的區(qū)域；
? 輸入分類名稱；
? 按【Ctrl+Enter】批量填充到選中區(qū)域。
小知識(shí)
篩選-選中-輸入-【Ctrl+Enter】，是 Excel 中極其常用的一個(gè)組合拳。用來(lái)按條件篩選并批量修改數(shù)據(jù)。
在文件列表中，想查看某個(gè)類別下有哪些文件？利用篩選功能，輕輕松松實(shí)現(xiàn)。例如，查看所有 PPT 文件清單：
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 選中第一行，按下快捷鍵【Ctrl + Shift + L】，快速打開(kāi)篩選器；
? 點(diǎn)擊 B2 單元格【備注】的下拉菜單，選擇篩選的文件備注。
小知識(shí)
篩選是 Excel 中最為常用的一個(gè)關(guān)鍵技術(shù)。看似簡(jiǎn)單輕巧，用法非常豐富，案例中的方法僅僅是冰山一角。
想知道哪一類文件數(shù)量的多少？只要隨隨便便一拖就能統(tǒng)計(jì)出來(lái)：.
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 選擇任意一個(gè)數(shù)據(jù)
? 在【插入】選項(xiàng)卡中，找到并點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表】
? 把【備注】拖動(dòng)到【行】區(qū)域，把【文件名】拖動(dòng)到【值】區(qū)域
統(tǒng)計(jì)完成！
小知識(shí)
只要有分類名稱，利用數(shù)據(jù)透視表就能實(shí)現(xiàn)快速分類匯總統(tǒng)計(jì)。無(wú)論你的數(shù)據(jù)是 1 行，還是 10000 行，都只需要 1 秒。數(shù)據(jù)透視表是 Excel 中最具殺傷力的核武器。
有超鏈接，點(diǎn)擊就能直接打開(kāi)相應(yīng)的圖片、照片、文檔等文件。怎樣在 Excel 表格中批量創(chuàng)建超鏈接呢？需要用到一個(gè) HYPERLINK 函數(shù) 。
動(dòng)圖的案例中涉及的關(guān)鍵操作：
? 在 C2 輸入了如下公式：
=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")
? 向下填充公式，點(diǎn)擊 C 列「鏈接」就能查看對(duì)應(yīng)文件。HYPERLINK 函數(shù)的結(jié)構(gòu)如下：
因?yàn)殒溄拥刂肥歉鶕?jù) A 列的文件名動(dòng)態(tài)計(jì)算的，所以填充公式后，會(huì)鏈接到對(duì)應(yīng)的文件上，點(diǎn)擊生成的鏈接也就能夠查看對(duì)應(yīng)的文件了。
是不是超酷炫的！小伙伴們，手工操作是病！得治！