到一款屬于你的好“牙膏”
談一談關于文件夾的整理
貓總的征文活動終于迎來了第九期，看到這個主題的時候有些意外，但仔細想想，確也挺有必要。整理文件夾，對長期跟文字打交道的人來講，是再平常不過的事，而且隨著時間增長，也會變成一件技術含量越來越高的事。構思本文時，我突然想到了那個為大眾熟悉的廣告語：“冷熱酸甜，想吃就吃，XXX牙膏！”，整理文件也許大概如此，科學的存儲歸類能幫助我們“想找就找，想用就用”，各類文字材料真正能“信手拈來”，對文稿寫作、查訪核驗大有裨益，于是，就有了這個標題。
從性質上講，我把文件夾分為兩類：一類是“實體型”文件夾，一般就是保存在大家電腦的D、E、F……盤里的各類文件；另一類是“虛擬型”文件夾，包括各種網盤、瀏覽器網路賬戶等等，網盤與“實體型”本質無異，在此不做研究，主要討論關于瀏覽器的文件夾整理。下面結合這兩點，分三個方面談一點自己的心得。
一、蓋好“金字塔”，會剝“洋蔥頭”
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毫無疑問，我們工作中用到的各種講話、調研、信息、總結等等材料，匯總起來是一個寶庫，通常會不自覺把相似的、實質內容具有關聯的文件進行整理歸類。
”
這些資料，包括我們用過的、寫出來的材料像“磚瓦、泥土”，九層之臺起于累土，工作得越久，資料會越存越多，就好比蓋起了一座“金字塔”。但是這座塔越高并不代表架構越清晰，存量大小也與牢固無關。對此，我的做法是分“三步走”：第一步，以“自我”為中心，打造“工作、生活”兩大分支，這個“自我”就是塔頂，是一切材料的匯總處；第二步，以“工作”為總綱，細分“業務、政務、事務”三個板塊；第三步，以板塊為支撐，加入時間、作者等要素，填充具體材料。根據分類對每個文檔按照“年份+類型+關鍵詞”命名，比如XXX同志在2014年全市國稅系統納稅服務工作會議上的講話，就編成“2014領導講話納稅服務”，這是“建”的過程。再說到“查”和“用”，這就是“剝洋蔥”，根據索引逐漸查找自己需要的文件，而且可以分“2014”“領導講話”“納稅服務”三個類別進行檢索，其實也是一個熟悉存儲架構的過程。整體上講，先建后用，是一個十分普遍的方式方法，實踐中絕大多數也采用此法。
二、依托“點擊率”，會抓“關鍵詞”
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這個部分主要談一談網絡文件夾的整理。
”
日常生活中我們總會遇到好網頁、好文章等等，習慣性地去保存方便日后查閱。如果沒有整理歸并，找起來甚是麻煩。對此，我采用的做法是從習慣入手，以“點擊率”（在此可作訪問頻率）為依據進行歸并，用當前一個時髦的詞來講，可以叫“互聯網+文件夾”。當然，前提是得有一個注冊的網絡賬號，這樣無論走到哪里，只要登陸賬號，存儲的信息便都會帶入進來。一般來講，我細分了如下四類：第一類，黨政網站；第二類：摘抄專用；第三類：經典文章；第四類：個人愛好。第五類：數據檢索。每天下班回家開始上網“充電”時，攤開紙筆，先瀏覽“第一類”，學習新聞、了解今日國內外大事熱點，摘抄“好句、好詞”，這也是我平時點擊最多的網頁；第二步，開始進行系統摘抄。一般以“求是、紫光閣、人民日報重要言論庫”及行業網站為主，不同于第一部分，主要是一個去除“碎片化”閱讀的過程，對某個問題進行系統的了解和掌握，這其中需要用到第四類“數據檢索”。學完這兩步，筆記本已經記錄了三、四頁，再學習一遍。然后進入第三步，拿出另外的“妙句、段子、標題集”；學習第三類和第四類，主要目的是“接地氣”。每天按照這個步驟，便可根據文件夾的整理培養自己良好規范的學習習慣。
三、杜絕“庸懶散”，會寫“更新包”
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這里的“庸懶散”主要講的是我們日常的工作習慣。績效理論上有一個詞叫“過程管理”，這部分主要強調的核心就是在日常工作中如何去維護、管理我們的文件夾。有序的增刪、歸并，使之更加合理，才能更加方便地讓這些文件夾成為我們大腦以外的第二個“智庫”。
”
首先，是講究個性化定制。必須要根據自己的工作內容、習慣進行整理，切不可搞“拿來主義”，分門別類看似簡單，其實也有自身工作屬性上的邏輯關系，按圖索驥需要以具體的崗責為基礎。平時我們寫材料、找資料自己找起來非常快，而別人找自己的就非常慢甚至找不到，多半就是是工作屬性、崗位的差異所致。
其次，是講究實用化更新。無論是實體文件夾還是網絡文件夾，建議要做好適當地清理更新。一是查文件辦法是否過期失效、網頁鏈接是否能正常打開，如不能要適當刪除替換；二是搞好備份，避免電腦崩潰文件丟失，定期用移動硬盤備份可抵御此類“風險”；三是必要的切換，即網絡本地化保存、本地網絡化保存。做到“隨身攜帶”，隨時能用、會用。
最后，是講究常態化學習。取人之長補己之短，不斷總結探索才是核心要義。在對象上學領導、同事，尤其是文印、機要、檔案崗，通常都會有比較成熟的經驗可循，在內容上學理論，強實踐，兩者都不可偏廢。總而言之，無外乎用心。整理文件夾這種小事引起了重視能成為大事，大事反過來能為我們提供便利，又值得審視、珍視。
來源：老秘網
腦上保存的文件越來越多，就會導致桌面看起來非常的凌亂，那么我們該如何將大量文件夾快速整理歸類呢，今天小編就給大家呆來快速將大量文件按大小歸類的方法，來看看吧。
1、接下來小編用到的 是“天圖文件管理工具”。感興趣的小伙伴可以在瀏覽器中搜索“天圖工作室”即可獲取。
2、打開“天圖文件管理工具”選擇“文件智能管理箱”功能界面。
3、選擇“文件批量管理任務”界面，點擊“添加文件”將需要的文件添加進來。
4、添加好需要的視頻后，在“任務名稱”中選擇“按文件大小歸類”。
5、根據自己的需要來調整文件大小的數值，選擇將文件復制或者移動到目標文件夾。
6、調整好后，點膠機“添加任務”即可，最后“開始執行”等待完成。
以上就是快速按文件大小整理歸類的小技巧啦，感謝您的觀看！
作幾年下來，小黑最大的感觸就是凌亂。由于平時需要用到大量文檔、表格、圖片、打包文件，電腦桌面永遠是亂糟糟的，有時候花費大量時間歸納整理，不出三天電腦桌面又恢復凌亂的模樣。久而久之，小黑也無心整理電腦桌面，只是不定時將大量文件整理到同一個文件夾中，以年月日期命名。
對于不堪入目的電腦桌面，小黑也曾想過找一款軟件幫忙整理，一度使用騰訊桌面整理一鍵分類。然而騰訊桌面整理只能將桌面文件分類到文件夾中，并沒有對文件進行智能分類，找起文件反而更加困難。每次在騰訊桌面整理文件夾中找文件的時候，看著一堆密密麻麻的文件，總是讓人心煩意亂。
老實說，文件整理排序、查找保存、同步分享這些功能，大部分白領工作者都避免不了的常規操作，對于工作生活有價值的數據、文件、素材，對于每個用戶來說都是無價之寶。
在長期使用文件管理軟件使用過程中，小黑發現有不少軟件與系統技巧值得學習，掌握好了可以減少大量檢索文件的時間。人生如此美好，小黑可不想浪費時間在找文件上。
Win10 系統自帶妙招
一直以來，不少蘋果的擁躉都在吐槽Windows 系統的文件管理功能，macOS 自帶標簽功能，可以分門別類的文件進行管理。打開Windows 系統資源管理器，可以看到快速訪問、onedrive，此電腦等訪問入口，所有文件都儲存在各個磁盤之中。想要快速找到某一文件，多半只能一個個文件夾挨個尋找，雖然Windows 系統自帶快速訪問功能，但是小黑實際測試發現檢索結果并不精準。
資源管理器
以前幾天撰寫的稿件為例，小黑希望查找之前寫作的素材。輸入關鍵詞“0119”，立馬彈出之前的文稿。然而小黑想要找到當天配圖，輸入“圖片”卻怎么也找不到想要的文件。由此可見，快速訪問功能僅限于文字檢索。
此外，快速訪問功能還面臨模糊搜索能力差的問題。小黑想要查找電腦中與5G 有關的素材，輸入“5G”點擊回車之后，只能發現兩篇文章，其他內容一概沒有顯示。
快速訪問是微軟在Win10 上新增的功能，與此同時也取消了“庫”功能的顯示。想要使用該功能，首先需要在文件資源管理器的查看選項中選擇“顯示庫”，接著需要將不同的內容添加到庫中。
庫功能
添加方法很簡單，就是選擇不同的文件夾，鼠標右擊選擇包含庫，想要將其分到哪一個庫就分到哪一個庫。系統自帶的庫有圖片、本機照片、視頻、保存的圖片、文檔、音樂六種，用戶還可以根據需要自由分類。比如小黑新增的“我的極刻”庫、“智慧生活”庫。庫的種類與名稱都沒有限制，可以隨意設置。
Win10 上的庫功能，實際上就是macOS 中的標簽功能，通過標記庫來將文件分類。如此一來，電腦中的所有文件夾就像一個樹狀網絡一樣，有秩序的按照不同類別分成不同的庫。或許有人覺得庫功能不適用，設置文件夾同樣可以實現這些功能。其實不然，庫只是文件管理輔助工具，文件雖然顯示在庫中，但是文件本身仍然存儲在原來位置，標記成不同的庫只是為了讓用戶更加方便的找到文件。
此外，工作時常常需要在不同項目中用到同一文件，過去最簡單的方法就是復制粘貼重新拷貝一份。這樣久而久之電腦中的文件就會變得重復且臃腫。庫功能可以建立不同的子庫，同一文件可以標記到不同庫中，這樣既不用移動文件位置，又能可以在不同項目中快速找到文件。
包含庫僅用于文件夾
總的來說，庫功能是微軟自帶的文件整理竅門，在處理龐雜文件時可以更加省力。不過庫功能只能標記文件夾，不能標記單一文件，這一點極大的制約了它的功能屬性，也是小黑重新尋找文件整理工具的原因之一。
半自動整理
Windows 系統自帶庫功能受限之外，本身還沒有自動分類功能。對于習慣于智能化軟件的小黑來說，這樣的功能顯得有些雞肋，小黑真正想要的還是那種可以自動分類的整理軟件。
在多方尋找之下，小黑發現一款經典老牌且開源免費的文件批量整理軟件DropIt ，這是一款強大的文件分揀+加工處理工具，只需將一大堆文件拖放到它的懸浮窗口上，然后點擊開始按鈕，它就能按你預設好的“協議”(一組規則和操作)，自動化地將文件分門別類放進對應文件夾，瞬間就能幫你整理歸類好堆積如山的雜亂文件和文檔。
沒有中文版
DropIt有一個缺點，就是沒有中文版，小黑下載安裝時發現，軟件提供十幾種語言選擇，偏偏沒有中文，無奈之下只能選擇英文版。好在安裝流程都比較熟悉，順利將DropIt軟件安裝到電腦中。
打開軟件，小黑頗為吃驚，直接顯示一個大大的箭頭，而且各個選項都是以中文形式表現，看來英文版與中文版也沒有什么不同。在默認設置下，沒有文件分類功能，在開始分類之前需要設置自定義。
自定義文件內部有自帶額多種模板，比如擦除器、清單制作器、照片陳列室、解壓器等等，可以輔助不同類型文件一鍵整理。小黑為了體驗更多內容，選擇從頭設置一個自定義文件管理規則。點擊左下角添加可以新增全新的規則。
新增規則，首先需要設置名稱、圖標、尺寸與透明度，這些都是可以自由調節的內容。圖標頭像自帶數十種圖片，可以根據喜好自由選擇。
選好圖標之后，點擊文件257，DropIt軟件箭頭圖標直接變成新換的圖標。原來該軟件一次只能運行一種文件規則，運行時圖標也會隨之變化。
新圖標
當然，完成這些還不夠，還需要添加不同類型文件的分類方式。在新建協議中，需要填寫名稱、規則、操作、目標文件夾四大類。名稱一欄可以隨意填寫；規則一欄點擊右側按鈕，系統會自動彈出不同類型文件額格式，比如圖片常用格式jpg，選擇之后會彈出一個“*.jpg”，其他類型文件與此類似。
操作一欄即文件即將發生的動作，有復制、移動、刪除、重命名等多種選擇，一次只能選用一個（前面格式一次可選用多個）。選擇好之后設置目標文件夾，也就是整理動作操作之后的文件夾，也就是Windows 庫類似的文件夾，其中庫也能充當目標文件夾。
小黑隨意在桌面上找到一個文件夾“12”，選好之后保存。接下來將規則設置為jpg文件，操作設置為移動，再將桌面文件拖往圖標出，此時jpg 格式文件會自動移動到“12”文件夾，其他格式文件顯示格式不兼容。
整理后的“12”文件夾
多樣化功能
體驗完之后，小黑明白DropIt 在于批量自動化處理，用戶完全可以按照自己的工作需求來量身定做一套自己的“協議”。從功能屬性上來看，DropIt 還未達到自動化標準，無法智能文件分類。不過目前這個階段已經讓小黑比較滿意，針對 *.docx; *.doc; *.xlsx; *.xls; *.pptx; *.ppt; *.wps 等格式的 Office 辦公文檔，小黑可以將它們批量移動到“工作文檔”目錄里，以文檔、表格、PPT 分類存放。
批量分類
當然，按照文件格式存放遠遠談不上分類，針對文檔我們還可以通過檢測文件內容功能，篩選出文檔內容里包含有 “合同”、“協議”、“報表”、“發票”、“項目名稱”、“通知”等關鍵字，進行更細化的分類，把它們再放進對應的文件夾去；針對圖片，也有“拍攝時間”、“分辨率”、“相機”等細分選項可供選擇，可以盡情分類。
綜合來看，DropIt 提供較為細化的分類標準輔助用戶分類，用戶拖動單個文件或者文件夾，就能根據其自身屬性歸納到特定文件夾中去。如此分類之后，也有利于用戶快速查找文件。
功能齊全
對比Windows 自帶庫，DropIt 功能屬性顯然更加強大。除了整理文件，它還能安全刪除文件、批量打包解壓文件、自動生成清單，還能自動生成照片陳列室。此外，由于DropIt 自帶批量處理功能，還能批量處理文件格式，比如將 PSD 源文件批量轉換為 PNG 圖片，做設計的小伙伴肯定遇到大量PSD格式文件。通常來說，需要打開PS 重新保存為PNG 圖片，但是DropIt 可以通過規則修改批量轉化，不用一個一個打開 PSD再逐個保存。
素材整理神器eagle
Windows 系統作為老牌辦公系統，其自帶文件管理工具與第三方軟件工具都非常齊全，除了小黑介紹的幾款之外，還有素材整理神器eagle、Total Commander 協助文件管理工具、Listary 快速檢索文件工具、everything 全能搜索工具，它們之間相互配合，可以爆發出驚人的效率。
當然，回到文件管理本身，最關鍵并不是工具，而是整理思路，這些軟件工具只是減少工作量，真正決定文件分類整理效率的還是用戶自身分類邏輯。找好文件多級分類標簽、項目與思路，這才是減輕資料分類壓力最重要的事情。