傳真機，作為我們必備的辦公設備，平時可以幫助我們傳真文字、圖片等等文件，而且，如今很多的傳真機也有復印的功能，平時如果有需要的話也可以進行復印文件等操作。但是對于一些剛剛步入職場的畢業生來說，可能因為平時沒有接觸到傳真機的機會，所以往往還不知道該如何使用傳真機。不用著急，接下來小編便跟大家分享一下有關傳真機的傳真方法以及接收文件的方法。
一、傳真機怎么發傳真?
首先是把要傳真的內容放入傳真機，當然在這兒之前要先把蓋子打開的。一般傳真機都會提示怎樣放置文件，我們用的傳真機是將文字面向下的(一般傳真機都是這樣的)。根據提示將要傳真的內容放好就可以了，要傳的內容是向下的哦!然后就是撥號了，這里有兩種方式，一般傳真的時候號碼沒有單獨記下來，可以先撥號。然后按監聽鍵，這樣就相當于按了電話的免提鍵，傳真機會有外音，或者如果不需要外音直接將話機提起就可以。
有的傳真機是自動的，撥通之后就會直接給傳真信號，聽到刺耳的“滴”的聲音就是有信號了，一般這個信號是連續的，“滴-”此時按下“傳真/開始”按鈕，傳真就會自動傳送了，就不用管咯!
還有一種就是電話傳真一起的，撥打的號碼是有人先接聽的，電話接聽后告訴人家你要發傳真，請她給你個傳真信號就可以了，要注意也是要等到聽到傳真信號想起“滴-”的聲音，才可以按下“傳真/開始”按鈕開始傳送。
另一種撥號方式就是直接提機撥號，也就是跟我們平時打電話一樣，把聽筒拿起來撥號，然后等傳真信號。
撥通之后，聽到“滴-”的信號聲，此時按下“傳真/開始”按鈕掛了聽筒，傳真就會自動傳送了，就不用管咯!一般傳真速度不是很快，耐心的等待一下等傳真機將傳真內容吐出來傳真就發送完畢了。最后要把我們的傳真機蓋子蓋好哦，以防進灰塵等其他東西，影響使用壽命。
二、傳真機怎么接收文件?
傳真機有普通電話傳真機，還有多功能一體化機，還有電腦軟件傳真機。操作按件、界面也不盡相同，但是對于接收傳真實際就分兩種，一是自動接收，一是人工接收。一般是自動收，人工發。
1.自動接收：
自動收傳真是傳真常用功能，一般有個專 門 切換按鈕(傳統傳真機)或設置(一體機或軟件)，選擇后對方撥打傳真機號碼即可聽到傳真應答聲，之后對方按傳真開始鍵即可傳真，而我方自動接收打印出稿件。自動發一般是一體機或軟件才能實現按時自動發送稿件到對方傳真號碼，此時對方也要開啟自動接收。
2.人工接收：
聽到電話鈴后，拿起聽筒接通電話手動按傳真開始鍵，對方就能獲得傳真應答聲，之后如自動接收流程一樣。人工發傳真時先把稿紙按放到位(傳統傳真機是稿件字向下放置會自動吸附一半到機器里，正確時有提示音和提示文字)，撥打對方傳真機號碼，聽到傳真應答聲或讓對方手動給信號后，即可按開始傳真鍵，等待稿件自動排出，屏幕提示完成。
傳真機對于辦公人員來說，有著相當重要的作用。所以剛剛步入職場的朋友們，最好學會如何使用傳真機，畢竟這可能在日后辦公的時候會用到，相關的知識小編介紹了很多，大家可以學習一下。對于傳真機來說，往往需要有一定的耗材，比如墨粉還有紙張等等，平時最好也要掌握相關的更換方法，這里小編便不詳談了，大家可以查閱一下相關知識進行了解。