正規(guī)文件wo?rd文檔的頁?面設(shè)置（紅頭文件）和一些注意事?項1）設(shè)定版心國標?GB／T9704—1999要求?公文用紙采用?GB／T148中規(guī)定?的A4型紙正常word文檔頁面設(shè)置，其幅面尺寸為?：，公文用紙?zhí)祛^?（上白邊）為：，公文用紙訂口?（左白邊）為：，版心尺寸為：（不含頁碼）。設(shè)定：選定“紙型”標簽，“紙型”選A4，“方向”選“縱向”。然后選定“頁邊距”標簽，根據(jù)上述數(shù)據(jù)?要求，可算出頁邊距?尺寸為：“上”?設(shè)定數(shù)值為3?.7厘米，“下”設(shè)定數(shù)值為3?.5厘米，“左”?設(shè)定數(shù)值為2?.8厘米，“右”?設(shè)定數(shù)值為2?.6厘米，“裝訂線”?設(shè)定數(shù)值為0?厘米。按此數(shù)值設(shè)定?即可實現(xiàn)版心?尺寸156m?（不含頁碼）。（2）設(shè)定頁腳國標?GB／T9704—1999規(guī)定?公文排版頁碼?“用4號半角白?體阿拉伯數(shù)碼?標識，置于版心下邊?緣之下一行，數(shù)碼左右各放?一字?！痹O(shè)定：打開“頁面設(shè)置”對話框，選定“頁邊距”標簽，“距邊距頁腳”設(shè)定數(shù)值為3?厘米，可實現(xiàn)一字線?距版心下邊緣?7mm。選定“版式”標簽，“頁眉和頁腳”選“奇偶頁不同”，可實現(xiàn)單、雙頁碼分置左?右。
“節(jié)的起始位置?”選“新建頁”，“垂直對齊方式?”選“頂端”。（3）設(shè)定每頁行數(shù)?與每頁字數(shù)國?標—1999規(guī)定?公文排版每頁?排22行，每行排28定：打開“頁面設(shè)置”對話框，選定“文檔網(wǎng)格”標簽，選擇“指定行網(wǎng)格和?字符網(wǎng)格”，不選擇“不改變字符跨?度”，“每行個字符”設(shè)為28，“每頁行”設(shè)為22，“檔數(shù)”用默認值1，“文字排列”選“橫排”，“應(yīng)用于”選“整篇文檔”。以上設(shè)置全部?完成后，點擊頁面設(shè)置?對話框左下角?的“默認”按紐（見右圖），出現(xiàn)選擇性提?示：“是否更改頁面?的默認設(shè)置？此更改將影響?所有基于NO?RMAL模板?的新文檔”（見下圖），點擊“是（Y）”，保存所有更改?設(shè)置，則以后建立新?文檔時，上述設(shè)置將以?默認值出現(xiàn)，每次建立新文?檔時將不必再?重新設(shè)置。4．字體設(shè)置GB?／T9704—1999規(guī)定?公文“正文用3號仿?宋字，文中如有小標?題可用3號小?標宋體字或黑?體字”。設(shè)定：選擇“格式”菜單中的“字體”命令，打開“字體”對話框。選定“字體”標簽，“中文字體”選“仿宋＿GB3?212”，“字形”選“常規(guī)”，“字號”選“3號”，其他設(shè)置不變?。點擊對話框左?下角“默認”按紐，將上述設(shè)置保?存為默認值。
此默認值為文?檔正文默認值?，標題可在文字?錄入過程中另?行設(shè)定。5．插入頁碼國標?GB／T9704—1999規(guī)定?公文排版頁碼?“用4號半角白?體阿拉伯數(shù)碼?標識，置于版心下邊?緣之下1行，數(shù)碼左右各放?一條4號一字?線，一字線距版心?下邊緣7mm?。單頁碼居右空?1設(shè)定：選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，其中“位置”選“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”選“外側(cè)”，若第一頁需要?顯示頁碼則選?擇“首頁顯示頁碼?”，點擊“確定”，則在頁腳位置?出現(xiàn)頁碼，其中單頁頁碼?居右，雙頁頁碼居左?。在文檔第一頁?雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在?文字框生效，選中頁碼數(shù)字?，選定字號為“4號”，在漢字輸入狀?態(tài)輸入“－1－”，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對話框，選定“縮進和間距”標簽，“縮進右”設(shè)為“1字符”，點擊“確定”，關(guān)閉“頁眉和頁腳”回到文本編輯?狀態(tài)，即完成單頁頁?碼設(shè)定。在文檔第二頁?雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在?文字框生效，選中頁碼數(shù)字?，選定字號為“4號”，在漢字輸入狀?態(tài)輸入“－2－”，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對話框，選定“縮進和間距”標簽，“縮進左”設(shè)為“1字符”，點擊“確定”，關(guān)閉“頁眉和頁腳”回到文本編輯?狀態(tài)，即完成雙頁頁?碼設(shè)定。
6．成文日期的輸?入國標GB／T9704—1999規(guī)定?“用漢字將年、月、日標全；?零?寫為??”。這里所說的??即不是鍵盤上?的數(shù)字“0”，也不是英文字?母“O”。??可通過下述方?法輸入：方法一：選擇“插入”菜單中的“日期和時間”命令，打開“日期和時間”對話框，對話框里有多?種時間和日期?的表達式，其中便有GB?9704—1999所規(guī)?定的日期表達?式，選中后點擊“確定”即可。方法二：使用“智能ABC輸?入法”，如輸入“i2001”，按空格鍵，則輸入的即為?“二一”。若想輸入“二一年十二月十?一日”，可直接輸入“??”正常word文檔頁面設(shè)置，再按空格鍵即?可。總之，公文排版有許?多技巧與方法?，公文繕制者既?要有強烈的責?任心，同時還要掌握?公文排版技巧?，只有這樣才能?作好公文繕制?工作。紅頭文件的制?作及標準選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇2.6cm。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”，在該選項前打?“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字?符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22行。
然后單擊“確定”按鈕。這樣就將版心?設(shè)置成了以三?號字為標準、每頁22行、每行28字的國家標準?。、插入頁碼選擇“插入”—“頁碼”“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的?顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼?設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各?加上一條全角?方式的短線；并將頁碼字號?設(shè)置成“四；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼?設(shè)置成有空一?個漢字，偶數(shù)頁碼設(shè)置?成左空一個漢?字。、發(fā)文機關(guān)標識?制作選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成?“?00版面上單擊鼠?標左鍵，出現(xiàn)一個文本?框，在該文本框內(nèi)?輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框?，單擊鼠標右鍵?——“設(shè)置文本格式?”在這里來設(shè)置?紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”，選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm，寬度設(shè)置成“15.5cm注：用戶可根據(jù)實?際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“下側(cè)”設(shè)置成2.5cm——平行文標準，8.0cm——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實?際情況調(diào)節(jié)尺?寸。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀?部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)?的全部文字，將顏色設(shè)置為“紅色”，字體設(shè)置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本?框的大小設(shè)置?成相應(yīng)字號，但要盡量充滿?該文本框，這樣，寬為的紅頭制作完?成。、紅線制作首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成字形，左手按住鍵盤?上的10 shift 鍵，右手拖動鼠標? 名人堂：眾名人帶你感?受他們的驅(qū)動?人生 從左到右劃一?條水平線，然后選中直線?單擊鼠標右鍵?， 選擇 “設(shè)置自選圖形?格 “虛實”設(shè)置為實線；“粗細”設(shè)置為 2.25 磅。選擇“大小”附簽， “寬度” 設(shè)置為 15.5cm 。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊： “對齊方 式”設(shè)置為“居中” 11 “寬度依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊： “絕對位置”設(shè) ，下側(cè)設(shè)置成“7cm ”——平行文標準， 13.5cm”——上行文 標準，注：用戶可根據(jù)實?際情況調(diào)節(jié)尺?寸。單擊確定。 、文號制作平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。 上行文文號： 文號——三號仿宋字體?、 左空一個字的?距離； 簽發(fā)人——三號仿 12 宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的?距離。
注：文號一定要用?六角符號。六角符號插入?方法：選擇“插 入”——“符號” 找到六角符號?后，將光標置于準?備插入的地方?， 打擊 “插入” 按鈕即可。 、主題詞制作選擇“表格”——“插入”——“表格” ，個表格，單擊鼠標右鍵?——表格 屬性—— “表格” “對齊方式”設(shè)置為 “居中” 13 然后單擊“邊框和底紋” 按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行?的下線選中，其它線取消，在表格 中填寫?具體 內(nèi)容：主題詞用三號?黑體；主題詞詞目用?三號小標宋；抄送、抄 報底紋、印發(fā) 、保存成模板文?件單擊“文件”——“保存” “保存類型”：選擇“”文檔模板； “文件名” 給模板命名；“保存位置” ：模板所在路徑?（一般不做，默認即可） 。至此，模 14 板制作完成。 以后所有屬于?此種類型的公?文都可以調(diào)用?該模板， 直接進行公文? 正文的排版。 要對該模板進?行修改， 可以調(diào)出相應(yīng)?模板， 方法是： 選擇 “文件” ——“打開” ，找到相應(yīng)的模?板路徑，若模板 保存時按系統(tǒng)?默認設(shè)置的，然后 單擊“打開”按鈕調(diào)出模板?即可進行修改?。 制作公文正文? 內(nèi)容的標準： 標題： 二號小標宋體?字體，居中顯示；主送機關(guān)：三號仿宋字體?，定格， 字，用三號仿宋字?體標識。抄送機關(guān)間用?逗號隔開， 回行時與冒號? 后的抄送機關(guān)? 對齊， 在最后一個抄?送機 關(guān)后標句號。