文章作者|張萌萌是也在我們的日常工作中經(jīng)常用到的就是辦公三大件：PPT、Word、Excel。而用的最多的就是Excel了！不管是數(shù)據(jù)整理、總結(jié)還是計(jì)算，都離不開它的幫助。
因此，掌握Excel的使用方法和各種快捷鍵就顯得尤為重要，今天小值就幫大家總結(jié)一下Excel的各種使用訣竅，保你效率爆表，下班早早！
由于Excel在工作中主要用在數(shù)據(jù)、報(bào)表、和圖表上，所以本文會(huì)從這三個(gè)方面講解。
1快速求和
快速求和是Excel中的基本操作，你需要的只是在Excel表格里“點(diǎn)一點(diǎn)”。
方法1：選中求和數(shù)據(jù)，查看文件右下角匯總值。
方法2：選中求和數(shù)據(jù)，在“公式”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊“自動(dòng)求和”按鈕。2
快速填充回復(fù)微信的速度靠的是打字的速度excel中快速打印快捷鍵，但工作效率則和你的輸入速度無關(guān)，尤其是有很多空白格子需要輸入時(shí)，這就要用到“快速填充”。填充相同內(nèi)容：選中單元格，鼠標(biāo)放到單元格右下角，鼠標(biāo)出現(xiàn)“+”標(biāo)時(shí)，雙擊。
填充不同內(nèi)容：比如填充序號(hào)，只要多選中幾個(gè)已經(jīng)填好的單元格，重復(fù)上面步驟。
3數(shù)據(jù)篩選用周黑鴨打個(gè)比方，一天營業(yè)結(jié)束，老板想知道今天的鴨脖賣了多少，鴨翅買了多少。這時(shí)就需要你把“鴨脖”“鴨翅”這兩個(gè)產(chǎn)品的銷售額調(diào)出來，這就用到分類篩選了。
方法1：使用“排序和篩選”功能，勾選出“鴨脖”即可。
如果是在一張表里，找出某位客戶的交易記錄，則可以使用快捷鍵。
方法2：CTRL+F。
這個(gè)方法不僅能查找文本，還可以查找指定的格式如顏色、大小等。
4調(diào)整單元格格式很多人對(duì)Excel恐懼，是因?yàn)閿?shù)字密密麻麻根本看不懂，尤其是數(shù)據(jù)錯(cuò)了還看不出來。比如一開始一直搞不明白為什么很多數(shù)字后面都是“000”，或者是科學(xué)記數(shù)法出來的奇怪顯示。原因是Excel的內(nèi)存有限，軟件為了能運(yùn)行順暢，規(guī)定了Excel中的數(shù)字只能精確顯示到第 15 位，超過 15 位之后，都用“0”代替。這種常常出現(xiàn)在身份證、銀行卡、社保賬號(hào)、業(yè)務(wù)編號(hào)等數(shù)字上，并且這種錯(cuò)誤不注意可能根本看不出。方法1：輸入身份證號(hào)碼前，在單元格里先輸入一個(gè)半角單引號(hào)“`”。
方法2：將單元格格式設(shè)置為“文本格式”。
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阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)化大寫數(shù)字有時(shí)會(huì)有做一些謄寫工作，比如一些票據(jù)、合同的“大寫數(shù)字”。方法：將有數(shù)字的單元格選中，在“設(shè)置單元格格式”中選擇“特殊”，選擇“中文大寫數(shù)字”。
6給單元格添加“單位”如果是想給單元格帶上“單位”（元/千萬/億萬）怎么辦呢？還是用到“設(shè)置單元格格式”。方法：“設(shè)置單元格格式”-“自定義”-手動(dòng)添加需要的單位。
通過自定義格式還可以給單元格設(shè)置顏色，比如股票紅綠數(shù)字那種自動(dòng)翻色的顯示效果。
7用Shift快速選擇數(shù)據(jù)要對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行操作，就首先要選中數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)表超過一頁時(shí)，選中數(shù)據(jù)就是一件困難事了，下面就教大家如何利用快捷鍵shift快速選中數(shù)據(jù)。由于鼠標(biāo)容易誤觸，在Excel中要少用甚至不用鼠標(biāo)進(jìn)行選中，而偏向使用快捷鍵操作。選擇連續(xù)區(qū)域：單擊+shift+單擊。快速選取一列數(shù)據(jù)：單擊+shift+單元格下邊框。快速選取一列（部分）數(shù)據(jù)：CTRL+shift+↓。8數(shù)據(jù)替換在數(shù)據(jù)錄入中還會(huì)經(jīng)常有錄錯(cuò)的情況，前面填了很多之后，突然發(fā)現(xiàn)某個(gè)產(chǎn)品名稱全都寫錯(cuò)了。
方法：CTRL+H，“全部替換”。
9強(qiáng)大的粘貼功能在低版本的Excel中，有一個(gè)“可見數(shù)據(jù)粘貼”功能，這個(gè)功能需要大家學(xué)習(xí)了解下。比如你篩選了某個(gè)品類的數(shù)據(jù)，想將其復(fù)制到另一個(gè)sheet操作，但粘貼后總是發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)多幾行，這個(gè)就需要用到“可見數(shù)據(jù)粘貼”功能。方法：要連按4次快捷鍵，CTRL+A全選、Alt+；選擇可見單元格、CTRL+C復(fù)制、CTRL+V粘貼。粘貼功能還能轉(zhuǎn)換行列。方法：在“選擇性粘貼”中選擇“轉(zhuǎn)置”。
當(dāng)需要粘貼圖表到其他文件時(shí)，最好使用“粘貼為圖片”功能，否則圖表無法鏈接到原文件，可能會(huì)出現(xiàn)圖表打開后無內(nèi)容的慘況。
10數(shù)據(jù)比對(duì)如果給到你一周的數(shù)據(jù)，想了解哪天的數(shù)據(jù)有變動(dòng)，需要怎么做呢？
方法1：Ctrl+
Excel會(huì)自動(dòng)標(biāo)出數(shù)據(jù)不一致的單元格，此法適合數(shù)據(jù)少，改動(dòng)小的。
方法2：條件格式-查找重復(fù)值
Excel會(huì)自動(dòng)用色塊標(biāo)出重復(fù)的單元格，未標(biāo)出的則為有變動(dòng)數(shù)據(jù)，此法適合數(shù)據(jù)多，改動(dòng)多的，直接對(duì)單元格按格式篩選可輕松找到全部變動(dòng)單元格。
11數(shù)據(jù)重排方法1：利用輔助列“序號(hào)”這一列通常是制表人為了計(jì)數(shù)添加的，同樣也可以作為輔助列對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新排列。方法2：粘貼轉(zhuǎn)置功能在“選擇性粘貼”中選擇“轉(zhuǎn)置”。
12絕對(duì)引用很多人會(huì)一點(diǎn)公式，在小范圍內(nèi)適用，但是對(duì)工作中動(dòng)輒上千萬的數(shù)據(jù)就有點(diǎn)困難，尤其是寫好一個(gè)公式之后，后面的行列往往出來的數(shù)據(jù)不對(duì)。原因是自動(dòng)填充會(huì)將公式中的單元格數(shù)字也自動(dòng)后移，比如A2變A3，得出的值自然也對(duì)不上了。要解決這個(gè)問題，就是要對(duì)公式進(jìn)行“絕對(duì)引用”，鎖定公式的引用范圍。方法：寫公式時(shí)按快捷鍵F4，或者在行列號(hào)前面加“$”符號(hào)13數(shù)據(jù)透視表想要把一萬多條的數(shù)據(jù)源快速整理解讀出來，你需要的就是數(shù)據(jù)透視表，鼠標(biāo)點(diǎn)一點(diǎn)，立刻告訴你每個(gè)項(xiàng)目的完成情況。方法：全選-插入透視表-選擇你需要篩選的內(nèi)容
14打印報(bào)表有了透視表，打印下就可以上報(bào)了，這里打印也是有講究的。
為了能在一張紙上完整打印整張透視表，最好勾選下“縱向/橫向”。單元格的行高、列寬也可以輕松設(shè)置，單擊右鍵就可以，別再用鼠標(biāo)移來移去。15報(bào)表制作注意點(diǎn)雖然Excel強(qiáng)大，但準(zhǔn)備工作做好了excel中快速打印快捷鍵，工作才能更順暢，以下 5個(gè)報(bào)表制作點(diǎn)要盡力做到。1、不要有空行空列空行空列在使用公式或統(tǒng)計(jì)求和時(shí)會(huì)導(dǎo)致公式報(bào)錯(cuò)，數(shù)據(jù)體量大時(shí)，回查較為困難2、保持原始數(shù)據(jù)的規(guī)范性原始數(shù)據(jù)錄入時(shí)盡量規(guī)范，比如數(shù)字不要和單位在同一單元格，否則后續(xù)多出許多數(shù)據(jù)清洗工作。解決規(guī)范性問題也可以使用在線表單收集，對(duì)每個(gè)空格的內(nèi)容做樣例，并限制填寫內(nèi)容等。3、原始數(shù)據(jù)不要有合并單元格有合并單元格的地方不方便快捷鍵操作和公式運(yùn)算。4、匯總不要混合在數(shù)據(jù)源中如果你發(fā)現(xiàn)你的總計(jì)數(shù)據(jù)是往常的兩三倍，最好看看是不是數(shù)據(jù)源里面夾雜了匯總數(shù)據(jù)。5、不要插入多行標(biāo)題標(biāo)題看不到可以使用“凍結(jié)窗格”功能，但咱們別亂插標(biāo)題。16最簡單的條形圖對(duì)Excel初學(xué)者來說圖表學(xué)習(xí)是比較困難的，不過也可以介紹大家一個(gè)最簡單的條形圖——數(shù)據(jù)條。不用插入圖形，也不用選擇圖形，直接選中多個(gè)單元格，選擇“調(diào)節(jié)格式”-“數(shù)據(jù)條”即可。
忌用立體圖，越簡單越好
很多人為了顯示自己的圖表能力，尤其是初入職場的人，會(huì)傾向于選擇餅圖、立體圖、蜘蛛圖等復(fù)雜圖表。
但在商務(wù)圖表中，最簡潔的才是最好的。如果用條形圖、柱狀圖、折線圖都表達(dá)不清楚你的目的，那就得好好反思一下是不是自己思路混亂，或者數(shù)據(jù)沒分析到位。
▼基礎(chǔ)條形圖
▼條形圖變式
▼柱狀圖
▼折線圖
不用組合圖表
有時(shí)可能還會(huì)遇到組合圖表，比如要反應(yīng)每個(gè)月的成交金額（億萬）和成交量（件）。▼組合圖表會(huì)誤導(dǎo)數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)軸起始點(diǎn)不同，波動(dòng)變化扭曲）
這種數(shù)據(jù)如果是用柱形圖+折線圖的混合圖表，只能是湊個(gè)圖表熱鬧，而看不出數(shù)據(jù)背后的含義，建議直接用柱形圖或條形圖，兩種數(shù)據(jù)兩種圖表。
注意數(shù)據(jù)條起始點(diǎn)這是新手作圖常犯的錯(cuò)誤，好不容易插入圖表成功，以為萬事大吉，但忽略了數(shù)據(jù)條起點(diǎn)。
如果一張圖表的數(shù)據(jù)條起點(diǎn)沒有參考價(jià)值，那么這張圖也可以說是一張扭曲無用的圖表。
同樣的數(shù)據(jù)，同一張圖表，只是修正了起始點(diǎn)問題，第二張圖與第一張圖的含義已經(jīng)變了。第一張圖缺少起始點(diǎn)，乍看之下以為第二個(gè)月大幅度提升，之后逐漸走高，長勢喜人。然而修正了起始點(diǎn)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)數(shù)據(jù)增長并不多，甚至是平平穩(wěn)穩(wěn)。17取消網(wǎng)格線如果你好奇為什么別人的圖表更美觀，多數(shù)是因?yàn)樯倭司W(wǎng)格線，在“視圖”選項(xiàng)卡里勾掉即可。
圖表美化小技巧
演示過程請(qǐng)大家注意看圖逆序類別1、縱軸坐標(biāo)軸-實(shí)現(xiàn)-灰色2、橫軸坐標(biāo)軸-單位-403、橫軸坐標(biāo)軸-邊界-1204、數(shù)據(jù)條-間隙寬度-455、圖片邊框-無線條
掌握這些使用小技巧l，幫你輕輕松松提高工作效率！大家有什么Excel的使用小技巧嗎？也可以在評(píng)論區(qū)推薦一下哦~