文/金金 一周進步
01. 引言
在生活中，我們會遇到許多需要填寫并提交電子版的表格。相信很多人都和我有同樣的感受——制表人這樣排版，實在是太不方便填寫了！
他們干了以下讓人抓心撓肝的事情：
在表格內(nèi)用狂敲回車的方式來預留空位、用狂敲空格的方式讓時間日期落款在頁面右側對齊、在封面填人名的區(qū)域使用帶下劃線的空格預留空位、封面各項無法對齊、需要打鉤的地方只有一個干癟的方塊讓人無法打鉤、表的每個格子格式不一致、表格留的空不夠寫……
就像下圖一樣：
如此做表，整張表填下來，相當于需要自行再排版，填表人的內(nèi)心是崩潰的。
為了既方便人們填寫，又能讓收上來的表格可以直接打印，需要制表人使用一定的技巧。
今天我就來手把手地教大家，如何做出一個貼心的表格。
02. 利用表格制作封面
封面可以用插入表格的方法來做，而不必猛敲回車。插入表格不僅方便調整各個元素的位置，還十分有助于利用框線設置成下劃線的效果。
① 插入表格
制作此類封面一般選擇插入兩列的表格，而行數(shù)則根據(jù)需要填寫的內(nèi)容來確定。在「插入-表格」中選擇合適的行列數(shù)量，生成表格。然后，在適當?shù)奈恢幂斎雰?nèi)容。如下圖所示：
在演示動圖中，分別選中前三行單元格，通過「布局-合并單元格」將其變?yōu)槿齻€整行單元格，分別用于放置logo、標題和副標題，下面的幾行分別填寫信息，如下圖所示：
② 調整表格
在這一步，我們需要調整文字的對齊方式、字體字號，以及各行的寬度。
選中Logo、標題和副標題設置為「居中」，將須填寫的各項名稱設置為「右對齊」。
為了讓各項目名稱看起來整齊，可以采用拆分表格后「分散對齊」的方式。
選中要拆分的單元格「表格工具-布局-拆分單元格」，在彈出的對話框中保持行數(shù)不便，將列數(shù)設置為二，同時反勾選“拆分前合并單元格”，點擊確定，此時該處已被拆分成兩列。
選中文字并使用鼠標將其拖拽到左數(shù)第二列，保持選中狀態(tài)，「開始-段落-分散對齊」（快捷鍵ctrl+shift+J），接著對其中不均勻的行做細微的調整，并調整表格框線的位置，即可完成。
此處，需要格外注意的是，前兩行需要設置成“靠下居中對齊”word表格分頁沒有邊框線，第三行為了跟第二行距離合適，則需要設置成“靠上居中對齊”，這樣才便于下一步的調整。
調整字體字號較為簡單，唯一需要注意的一點是：需要被填寫的位置也要設置成與整個封面和諧統(tǒng)一的字體字號。
通過拉動表格各行的下框線，將各行的寬度調整到合適的位置。如下圖所示：
在這個過程中，可以改變單元格的對齊方式，來確保其中內(nèi)容在頁面中位置的正確性。
③ 設置恰當?shù)目蚓€
到這里，我們的封面就大致做好了。
接下來只需要將表格的框線設置為“無框線”，再為需要填寫的格子添加下框線，即可完成封面的設置。如下圖所示：
如果覺得右側充當下劃線的框線過長，還可以將其分為兩列，右側列設為無框線，通過調整這兩列的寬度來控制線的長度，如下圖所示：
這樣，一個優(yōu)秀的封面就完成了！為大家展示一下打印預覽的效果：
這樣，在填寫的時候，就不會出現(xiàn)那些奇奇怪怪的問題啦！同樣還可以使用表格的方法制作其他文檔的封面，有沒有覺得非常的方便呢？
下面讓我們看一看填寫效果：
超級整齊，安排的明明白白有沒有！真想給這樣的制表人鼓個掌！
④ 添加分頁符
最后一步雖然很簡單，但是也同樣的重要。
那就是在本頁的末尾添加分頁符，保證不會在填寫的過程中影響到下一頁。
將光標放在表格外的文檔底部，點擊「布局-頁面設置-分隔符-分頁符」插入分頁符，其快捷鍵為Ctrl+Enter。如下圖所示：
03. 基本信息表格的設置
接下來就進入到了基本信息表格的設置環(huán)節(jié)。
對于基本信息表格，首先需要做到的就是預留合適的空間，保證在填寫后，表格的排版設計不會發(fā)生混亂。
前不久我填寫的一個表格就非常的讓人抓狂，如下圖所示：
就很想找到制表人跟他說：“求求了，空格的位置幫我們預留足夠好不好。”
那么，我們要怎么去解決這些問題呢？
預留空間要根據(jù)字體字號和填寫內(nèi)容測算，一個非常好用的控制方法教給大家，那就是使用控件。
控件的作用是幫助我們制作結構化文檔，即控制內(nèi)容可以在文檔的何處顯示、如何顯示。
在「開發(fā)工具-控件」中可以找到。
如果你的Word沒有開發(fā)工具選項卡，那么可以在工具欄單擊鼠標右鍵，在自定義功能區(qū)中勾選開發(fā)工具，確定后即可讓其顯示在工具欄。
接下來我將為大家介紹幾個非常好用且常用的控件使用方法。
① 復選框內(nèi)容控件
首先通過「文件-選項-自定義功能區(qū)」找到開發(fā)工具勾選，并點擊確定，調出開發(fā)工具。
點擊「開發(fā)工具-控件」，然后點擊需要插入的控件，在設置它的屬性。
可以在屬性當中修改復選框選中標記和未選擇標記，如果要是實現(xiàn)在方框中打鉤的效果，那么找到選中標記中相應的圖標即可。
這樣，在單擊方框的時候，它就會自動變成勾選狀態(tài)。控件可以被復制粘貼，將我們設置好的控件復制到制定位置，即可完成這一項勾選的設置。
② 日期選取器內(nèi)容控件
日期選取器內(nèi)容控件的作用就是保證填寫者所填的日期格式一致，無需后期修改。與上述控件的插入方法相同，我們同樣可以在屬性中設置其顯示的樣式。
當完成設置之后，Word便可以自動將填寫者所填的日期轉換成事先設置好的統(tǒng)一格式，如下圖所示：
③ 下拉列表內(nèi)容控件
在填寫系別、專業(yè)或其他信息的時候，填表者可能由于叫法不同，而為同一事物填寫出不同的名字。
為了保證統(tǒng)一性，可以設置下拉列表，讓填表人選擇而非手打。
插入該控件的方式同上，在屬性中，我們可以為下拉列表增加可選項。
其中，顯示名稱是指其下拉時顯示出來的名稱，值是指被選中后出現(xiàn)在表中的內(nèi)容word表格分頁沒有邊框線，其均可以被修改。我們可以保留一項只有名稱而沒有值的選項，作為對填表者的提示。
下圖為該控件的使用過程演示：
04. 表格留白和分頁設置
① 表格留白
設置完表格的內(nèi)容，接下來就是預留空位的問題。先來給大家展示一個錯誤示范：
填表人在這里流下難過的淚水，每寫一行字，表格就自動往下移動一行，等到全部寫完的時候，還要再次刪除所有的回車符。
那么正確的制表姿勢是怎樣的呢！
當然是直接拖拽表格的下邊框，預留出一定的位置，這樣他人在填寫的時候就不需要手動刪除多余的回車符了，像這樣：
② 分頁設置
當一份文檔有多個板塊需要填寫的時候，制表人可以在每段內(nèi)容結束的末尾添加一分頁，保證無論填表人填寫多長的內(nèi)容，下一個板塊始終都可以另起一頁。
有兩個方法可以實現(xiàn)分頁，分別是添加分頁符和設置段前分頁。下面我將一一介紹。
方法一：分頁符
和前文提到過的一樣，插入分頁符的位置是「布局-頁面設置-分隔符-分頁符」，快捷鍵是Ctrl+Enter。
當我們開啟段落標記顯示時才能在編輯頁面看見分頁符，而且它在打印時不會被顯示出來。
如上圖所示，該文檔分為四個板塊，那么在第三個板塊制作完成后，就可以添加一個分頁符，保證第四個板塊可以另起一頁。這樣，無論第三個板塊中填寫了多少內(nèi)容，第四個板塊都會在下頁出現(xiàn)。
方法二：段前分頁
我們可以將光標放置于標題行所在的段落，打開段落窗格。
在換行和分頁中，選擇段前分頁。這樣，該行便可以始終保持在新的一頁開始，如下圖所示：
至于設置后該行左側出現(xiàn)的黑色小方塊，則無需在意，因為它不會在打印時顯示出來。
結語
用好這些小技巧，提高填表人的填寫便利度，也方便表格的回收與打印。
其實制表關鍵的是要為填表人著想，也要考慮到收表和打印工作的便利性，多注意表格中的小細節(jié)。
希望每一個制表人都能看到這篇推送，做出優(yōu)秀的表格呀。
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