1 設置頁面布局
1.1 基本設置
文檔的頁面布局是排版的第一步，利用它可以規范文檔在使用哪種幅面的紙張，文檔的書寫范圍，裝訂線等信息，設置文檔的頁面布局在的【頁面布局】選項卡，如圖2-1。在圖中1區可以分別設置頁邊距等信息，需要更詳細的設置單擊2區的右下箭頭，打開【頁面設置】詳細對話框，如圖2-2。
【頁邊距】選項卡中，可以根據需要設置上下左右邊距及裝訂線位置，頁邊距各參數的含義如圖2-3，【紙張】選項卡中可以設置頁面紙張類型，一般選“A4”即可，【版式】選項卡可以設置有關節的相關信息及頁眉頁腳的布局。
1.2 讓文字更清晰
長篇文檔一般很多文字，閱讀起來比較枯燥，為使用文字更清晰，一般采用增大字號的方法，但效果并不理想，其實在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清晰，具體步驟如圖圖2-4。
2 定義文檔中將要使用的樣式
樣式是文檔中文字的呈現風格，通過定義常用樣式，可以使相同類型的文字呈現風格高度統一，同時可以對文字快速套用樣式，簡化排版工作，而且，Word中許多自動化功能（如目錄）都需要使用樣式功能。對于常用的樣式，還可以縣定義到一個末班文件中，創建屬于自己的風格，以后只需基于該模板新建文檔，就不需要重新定義樣式，讓寫作者更關注文檔內容本身。
2.1 樣式的設置
中已經定義了大量樣式，一般在使用中只需要對預定義樣式進行適當修改即可滿足需求。樣式的設置方法為，【開始】選項卡中。在需要修改的樣式名上【右鍵】丨【修改】，即可進入修改樣式對話框，如圖3-1。在修改樣式對話框中，可以修改樣式名稱，樣式基準等，單擊左下角的格式，可以定義該樣式的字體段落等格式，常用的設置如圖中序號，可以根據具體要求進行適當修改，其中，可以為某樣式設置快捷鍵，以后只需要選中文字并按快捷鍵，以后只需要選中文字并按快捷鍵即可快速套用樣式。需要指出的是，“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。另外，盡量利用Word內置樣式，尤其是標題樣式，可使相關功能（如目錄）更簡單。
2.2 樣式的保存與載入
所有常用的樣式定義好以后，為避免以重復工作，可以將樣式保存起來，一般的方法是保存到模板，方法為【文件】丨【另存為】丨文件類型選擇“Word模板（*.dotx）”，重命名為一個自己熟悉的名字保存到適當位置。以后要使用這個模板，只需要雙擊該模板文件，即可基于該模板快速建立新文檔，并且可以使用之前定義的相關樣式。
3 制作各章標題及頁眉頁腳
3.1 帶編號的多級標題
一般論文等長篇文檔需要在各章節前加上編號，形如本文檔標題結構，定義章節編號的功能可通過【開始】丨【段落】面板中的按鈕丨【定義新的多級列表】打開定義新的多級列表對話框，如圖4-1。
1、在1處單擊“更多”按鈕，展開右側面板；
2、在2處選中級別1；
3、在3處設置級別的編號樣式；
4、在4處設置編號的對齊方式；
5、在5處設置級別1鏈接的樣式為標題1；
6、類似設置好級別2，級別3等，一般到級別3即可，這樣就能在開始面板上看到如圖4-2中定義好的帶編號的多級標題，以后，只需要對標題文字應用相應的標題樣式，即可自動編號。
小技巧：有的論文要求一級標題為“第一章……”，二級標題為“1.1……”，這個可以在定義多級編號的時候，選擇編號樣式為“一，二，……”即可，但會出現圖片題注中出現 “一.1”這樣的別扭顯示，一般的作法是定義多級編號的時候仍然選擇“1,2……”樣式，并在標題1樣式中將前面的編號設置為隱藏文字，然后手動敲上去第一章等字樣，可解決此問題。
3.2 利用定義好的多級標題生成目錄
很簡單，【引用】丨【目錄】丨【自定義目錄】，打開目錄對話框，如圖4-3。
在1處可以設置目錄中顯示的級別，一般選擇3，另外，如果要自定義目錄中文字的格式，可在2處單擊【修改】，即可進行相應的修改。標題有變化時，只需要在生成的目錄上【右鍵】丨【更新目錄】即可。
4 定義頁眉和頁腳
4.1 為各章分節
分節為頁眉頁腳的基礎，有關頁眉頁腳的要求一般都要先通過分節才能實現，如奇偶頁不同等，同時，分節也是很多其它操作的基礎，如縱向版面與橫向版面混排。
分節符的插入在【頁面布局】丨【分隔符】丨點擊相應的分節即可。
此處順便說一下縱向版面與橫向版面混排的問題，有的圖片或表格可能太大，無法在縱向版面中放下，需要臨時切換成橫向版面，操作過程如下：
1）在該片面前后各插入一個分節符，
2）在頁面設置中設置該頁版面為橫向即可。
4.2 插入頁眉與頁腳
然后回到文檔開始（快捷鍵Ctrl+Home）【插入】丨【頁眉】，出現【設計】選項卡，第一頁一般不需要頁眉，直接點擊【下一節】，先點擊【鏈接到上一條頁眉】，取消選中，避免修改后第一節頁眉跟著修改。下面以頁眉中插入章標題為例進行說明。
在頁眉中，點擊【引用】丨【交叉引用】，出現交叉引用對話框，如圖5-1。1處引用類型中選擇標題，2處引用內容中選標題文字，3處選中頁眉所在章節，4處點擊插入即可，然后跟正文一樣設置頁眉的格式word表格設置邊框為白色，對齊方式等。如果要在頁眉中加入其他內容，如頁碼或其他文字等，方法與上述一致，善用交叉引用即可。
在插入頁眉的時候，有的頁面不需要頁眉，即可刪掉了還是會在頁面處增加一條橫線，實際是為頁眉文字加了一條下邊框，雖然刪除了文字，段落符號還在，所以橫線還在，去除的方法就是：
1、選中頁眉中的段落標記，【開始】丨【邊框與底紋】
2、在打開的邊框與底紋對話框中，去掉下邊框即可。
插入頁腳的方法與頁眉類似，只要注意，要先取消【鏈接到前一條頁腳】再進行修改，以免影響前一節頁腳的內容。另外，插入頁碼的時候，要選中頁碼文字丨【設置頁碼格式】，如圖5-2。在1處設置為起始頁碼，2處設置為1。
5 圖片與表格的編號及引用
在中，圖片與表格的編號及引用比較簡單，主要利用題注，交叉引用即可。因為圖片與表格類似，區別就是表格題注在表格上面，圖片題注在圖片下面，這個可以在插入題注的時候選擇，所以，在此以圖片為例。插入圖片的一般過程如下：
1、【插入】丨【圖片】，選中需要插入的圖片；
2、右鍵單擊圖片丨【插入題注】，彈出題注對話框word表格設置邊框為白色，如圖6-1。在1處新建標簽，如“圖”，在2處設置編號，如需要在編號中加入段落編號，勾選相應選項即可，在3處輸入圖名。
3、在需要引用圖編號的地方，【插入】丨【交叉引用】，引用類型選擇圖，引用內容選擇標簽和編號，插入即可完成引用。表格類似，在此不再贅述。
6參考文獻的編號及引用
一般論文都要引用一定數量的參考文獻，標注參考文獻的方法比較多，很多人推薦用尾注或腳注的方法，雖然比較麻煩，不失為一個好方法，此處增加一條刪除腳注橫線的方法：
【視圖】丨【普通視圖】丨【引用】丨【顯示備注】丨【查看腳注】丨【腳注分隔符、腳注延續分隔符】，刪除即可。
使用腳注或尾注的方法自動化程度高，但可定義性小，很多時候無法滿足需要。起始有一種簡單些的方法，依然是利用交叉引用。
1、新建一頁，并插入分節符，作為參考文獻列表頁；
2、【開始】丨【定義新編號格式】，彈出定義新編號格式對話框，如圖7-1。在1處選擇編號樣式，2處編號前后輸入中括號，或按要求輸入其他符號。
3、在編號后輸入參考文獻的相關信息。
4、在需要插入參考文獻編號的位置，【引用】丨【交叉引用】，引用類型選擇編號項，引用內容選擇段落編號，即可插入，如果需要以上標形式標出，選中序號，進行相應的編輯。
7Word中快速操作的10個技巧
一、快速定位到上次編輯位置
其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環，當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。
二、快速插入當前日期或時間
有時寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統的當前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現的。其實我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統當前時間。
三、快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次復制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復制到多個位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關閉格式刷。
四、快速打印多頁表格標題
選中表格的主題行，選擇"表格"菜單下的"標題行重復"復選框，當你預覽或打印文件時，你就會發現每一頁的表格都有標題了，當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。
五、快速將文本提升為標題
首先將光標定位至待提升為標題的文本，當按Alt+Shift+←鍵，可把文本提升為標題，且樣式為標題1，再連續按Alt+Shift+→鍵，可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。
六、快速改變文本字號
Word的字號下拉菜單中，中文字號為八號到初號，英文字號為5磅到72磅，這對于一般的辦公人員來說，當然已經綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報或機關宣傳墻報時常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。其實，我們完全也可以快速改變文本的字號：先在Word中選中相關漢字，然后用鼠標單擊一下工具欄上的字號下拉列表框，直接鍵入數值，即可快速改變您的字體大小。而且這個技巧在Excel和/Offi中同樣適用。
小提示：其實，小編還有兩種快速更改Word文本字號的方法：
1．選中文字后，按下Ctrl+Shift+>鍵，以10磅為一級快速增大所選定文字字號，而按下Ctrl+Shift+鍵>
2．選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字。
七、快速設置上下標注
首先選中需要做上標文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態；按Ctrl+=可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。
八、快速取消自動編號
雖然Word中的自動編號功能較強大，但是據筆者試用，發現自動編號命令常常出現錯亂現象。其實，我們可以通過下面的方法來快速取消自動編號。
1．當Word為其自動加上編號時，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時自動編號會消失，而且再次鍵入數字時，該功能就會被禁止了；
2．選擇"工具"→"自動更正選項"命令，在打開的"自動更正"對話框中，單擊"鍵入時自動套用格式"選項卡，然后取消選擇"自動編號列表"復選框（如圖1），最后單擊"確定"按鈕完成即可；
九、快速選擇字體
為了達到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇"自定義"命令，打開"自定義"對話框，在"自定義"對話框中選擇"命令"選項卡，并移動光標條到類別欄中的"字體"項，看到平時經常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。
十、快速去除Word頁眉下橫線
快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法：一是可以將橫線顏色設置成"白色"；二是在進入頁眉和頁腳時，設置表格和邊框為"無"；第三種方法是進入頁眉編輯，然后選中段落標記并刪除它；最后一種方法是將"樣式"圖標欄里面的"頁眉"換成"正文"就行了。