文件添加數據保護
多種辦公軟件文檔數據的保護和加密隨著電腦的快速普及使用電腦處理工作中的文稿和數據越來越多隨之辦公文檔數據信息安全問題日顯突出其實一些日常辦公軟件MS-和永中都提供了保護和加密功能下面我們為大家一一介紹一MS-文檔的保護和加密一Word文檔doc1加密Word文檔如果Word文檔不希望別人查看可以通過添加打開密碼來實現為Word文檔添加密碼可以通過下列兩種方法來實現方法一啟動其他版本操作相似下同打開需要加密的文檔執行工具→選項命令打開選項對話框如圖1切換到安全性標簽下在打開文件時的密碼右側的方框中輸入密碼按下確定按鈕再確認輸入一次密碼確定退出然后保存一下當前文檔即可圖1注意經過加密設置后以后需要打開該文檔時需要輸入正確的密碼如圖2否則文檔不能打開圖2方法二在對新建文檔進行保存或對原有文檔進行另存為操作時打開另存為對話框如圖3圖3單擊工具欄上的工具按鈕在隨后彈出的下拉列表中選安全選項打開安全選項對話框如圖4在打開文件時的密碼右側
的方框中輸入密碼按下確定按鈕再確認輸入一次密碼確定退出然后保存當前文檔即可2保護Word文檔如果Word文檔允許別人查看而不允許別人修改可以采取保護的方法來實現方法一設置修改文件時的密碼仿照上述加密操作在相應的對話框中在修改文件時的密碼右側的方框中輸入密碼按下確定按鈕再確認輸入一次密碼確定退出后保存當前文檔即可圖5注意在打開設置了修改文件時的密碼的文檔時會彈出如圖5所示的對話框不輸入密碼直接按其中的只讀按鈕即可打開文檔進行瀏覽而此時對文檔所作的任何修改均不能被保存到原文檔中方法二保護文檔執行工具→保護文檔命令展開保護文檔任務窗格如圖6圖6選中僅允許在文檔中進行此類編輯選項然后按下是啟動強制保護按鈕打開啟動強制保護對話框如圖7輸入并確認輸入密碼一篇密碼確定返回即可圖7注意①對文檔啟動強制保護后如果試圖對文檔進行編輯操作時在狀態欄會出現不允許修改因為此文檔已經鎖定的提示②如果需要解除鎖定請執行工具→取消文檔保護命令輸入正確的密碼確定即可二Excel文檔xls1加密Excel文檔加密Excel文檔的操
作過程同加密Word文檔相似請大家仿照操作2保護Excel文檔保護Excel文檔我們分為下面三種類型類型一鎖定所有單元格啟動打開相應的工作簿文檔切換到需要保護的工作表下執行工具→保護→保護工作表命令打開保護工作表對話框如圖8輸入關確認輸入一個保護密碼確定返回即可圖8注意經過這樣的設置后如果試圖要修改某個單元格中的內容系統會彈出如圖9所示的對話框拒絕對其進行修改操作圖9類型二鎖定部分單元格例如鎖定含有公式的單元格先選中所有包含數據的單元格區域執行格式單元格命令打開單元格格式對話框如圖10圖10切換到保護標簽下清除鎖定選項前面復選框中的∨號確定返回再執行編輯→定位命令打開定位對話框單擊其中的定位條件按鈕打開定位條件對話框如圖11選中其中的公式選項確定返回選中所有包含公式的單元格再打開單元格格式對話框切換到保護標簽下在鎖定選項前面復選框中添加上∨號確定返回再仿照上面類型一的操作保護一下工作表即可圖11類型三鎖定共享工作簿有時我們需要將一個工作簿在局域網上共享讓不同部門來填寫其中相應的
內容這時候我們希望對不同的區域使用不同的保護密碼選中區域一如C列然后執行工具→保護→允許用戶編輯區域命令打開允許用戶編輯區域對話框如圖12圖12單擊擊其中的新建按鈕打開新區域對話框如圖13輸入保護的區域單元格地址如CC和密碼確定返回再按新建按鈕添加其他區域全部添加完成后確定返回再仿照上面的操作保護一下工作表即可圖13注意①經過這樣的設置后如果要向相應的區域中添加數據時需要輸入正確的密碼才可以如圖14圖14②Excel工作簿共享的設置方法執行工具→共享工作簿命令打開共享工作簿對話框如圖15選中允許多用戶同時編輯同時允許工作簿合并選項確定返回再將該工作簿文檔保存在局域網某如電腦的一個共享文件夾中這樣局域網上的多個用戶可以同時打開該工作簿文檔輸入各自相應的密碼對其進行編輯操作③類型三介紹的功能是及后續版本的一個新增功能三演示文稿及后續版本可以對制作的演示文稿進行加密其操作方法同給Word加密相似四文檔mdb雖然同Wor文件添加數據保護
d等是一個系列的不同組件但是其加密方法卻完全不同啟動執行文件→打開命令打開打開對話框如圖16圖16選中需要加密的數據庫文件然后按右下角打開按鈕右側的下拉按鈕在隨后彈出的下拉列表中選擇以獨占方式打開選項打開相應的數據庫文件然后執行工具→安全→設置數據庫密碼命令打開設置數據庫密碼對話框如圖17設置好密碼后確定返回即可對打開的數據庫文件進行加密圖17二文檔的保護和加密一文檔的加密用中金山文字金山表格關于規范使用各類表格的通知入職表格免費下載關于主播時間做一個表格詳細英語字母大小寫表格下載簡歷表格模板下載金山演示組件制作的文件其加密方法是完全一樣的操作起來也比較簡單在相應的組件如金山文字2003窗口中執行文件→文檔加密→密碼命令打開密碼對話框如圖18輸入密碼確定返回后保存當前文件就行了圖18二文檔的保護用中金山文字和金山演示組件制作的文件具有保護文檔的功能其操作方法也是一樣的執行工具→保護文檔命令打開文檔保護對話框如圖19輸入密碼確定返回即可圖19三永中文檔的保護和加密一永中
文檔的加密由于永中文檔采取的是一種集成文檔形式因此其各組件的加密操作是在同一個窗口中完成的啟動永中打開相應的文檔執行工具→選項命令打開選項對話框如圖20切換到文件標簽下設置好作者權限密碼確定返回即可圖20注意在上述選項對話框中有修改權限密碼和只讀權限密碼但是這兩種密碼都必須建立上設置了作者權限密碼的基礎上筆者認為這就沒有什么意義了盼望軟件開發商能加以改進二永中文檔的加密在永中集成文件中對永中文字和永中表格單獨設置了保護文檔的功能而永中演示沒有保護文檔的功能1永中文字的保護打開集成文檔切換到永中文字界出下執行工具保護保護文檔命令打開保護文檔對話框如圖21選中保護的內容如整篇文檔設置好密碼確定返回即可圖212永中表格的保護切換到永中表格界面下選中需要保護的單元格區域執行工具→保護→保護單元格命令打開保護單元格對話框如圖22選中保護的內容如鎖定設置好密碼確定返回即可圖22注意對永中表格中單元條的保護設置完成后需要保存文檔然后重新打開文檔才能生效