1.0目的
將文件管理過程程序化，對公司內(nèi)部管理有直接和間接關(guān)系的文件進行控制，確保使用部門能擁有正確有效的文件。
2.0適用范圍
適用于管理手冊（代號為RM）、程序文件（代號為RP）、作業(yè)文件（代號為RW，含各類規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)文件、崗位責(zé)任制、圖片說明、操作、保養(yǎng)手冊等）、表格（代號為RF，含各類表單、印章標簽、清單等）的管理。
3.0職責(zé)
3.1 主要責(zé)任部門負責(zé)文件的制訂和修改。
3.2 人力資源部負責(zé)對各種文件進行鑒別、分類、編號、打印、分發(fā)及原件保管。
3.3 使用部門負責(zé)正確使用文件及妥善保管受控文件。
4.0工作程序
4.1文件的制訂及審批
4.1.1根據(jù)實際情況，相關(guān)部門根據(jù)需要制訂各類文件。
4.1.2人力資源部負責(zé)文件底稿之標準格式的打印、編號及版本核對。
4.1.3管理手冊由常務(wù)副總組織編寫，總經(jīng)理審核企業(yè)文件編號規(guī)則方法，董事長批準。
4.1.4程序文件由主要職能部門編制，常務(wù)副總審核，總經(jīng)理批準。
4.1.5作業(yè)文件由相關(guān)部門編制，部門主管審核，直管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4.1.6其他文件規(guī)定的審核、批準人與本文件矛盾時，以其他文件規(guī)定為準。
4.1.7審核、批準人應(yīng)對文件進行審核、批準并在《文件發(fā)行/更改審批表》上簽名。
4.4文件的發(fā)行與使用
4.4.1任何核準發(fā)行的文件原稿，由人力資源部歸檔，登記于《文件清單一覽表》，宜家文件由業(yè)務(wù)部歸檔并且登記在《外來文件登記表》中企業(yè)文件編號規(guī)則方法，人力資源部編制的《文件清單一覽表》，表明現(xiàn)行文件的現(xiàn)行狀況，《文件清單一覽表》在文件增加、廢除、更改時由人力資源部及時更新。
4.4.2人力資源部根據(jù)與文件有關(guān)的部門應(yīng)有至少一份受控文件的原則復(fù)印多份，并在復(fù)印件上蓋妥“受控文件”章后才能予以發(fā)放。
4.4.3由人力資源部填寫《文件發(fā)放/回收登記表》按4.2.2規(guī)定范圍統(tǒng)一發(fā)放，并由文件領(lǐng)用人員簽收。
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