1.1 引言
在信息時(shí)代，一個(gè)具備一定規(guī)模的現(xiàn)代化組織，在其內(nèi)部辦公運(yùn)作過(guò)程中對(duì)信息資源共享和信息實(shí)時(shí)交流的要求越來(lái)越高，高效的辦公行政流程和業(yè)務(wù)運(yùn)作的信息實(shí)時(shí)交流的要求越來(lái)越高，高效的辦公行政流程和業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范管理成為提高機(jī)構(gòu)管理水平和辦公效率，減少資源的消耗，提高機(jī)構(gòu)服務(wù)水平的必不可少的手段和方法。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總體目標(biāo)是：“以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)覆蓋企業(yè)辦公部門(mén)和企事業(yè)單位的辦公信息系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供本單位內(nèi)部各部門(mén)，各員工之間的信息交換，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)”，本系統(tǒng)也是為實(shí)現(xiàn)這一根本目標(biāo)建立的，它可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化。
極光辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的真正意義不是簡(jiǎn)單的借助電腦處理收發(fā)電子郵件等日常辦公作業(yè)，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種應(yīng)用，使各獨(dú)立的工作者能實(shí)現(xiàn)信息共享，協(xié)同工作，合理組織機(jī)構(gòu)的公文和文檔的流程等辦公作業(yè)，全面提高組織機(jī)構(gòu)的辦公效率，實(shí)現(xiàn)信息共享。
1.2辦公自動(dòng)化背景
辦公自動(dòng)化()是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。我國(guó)的ＯＡ產(chǎn)業(yè)從80年代末發(fā)展至今，已從最初的提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到面向企業(yè)級(jí)應(yīng)用的大型協(xié)同工作軟件。其發(fā)展過(guò)程大致分3個(gè)階段。
第一階段
以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)ＭＩＳ系統(tǒng)它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其貢獻(xiàn)在于把IT技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是這種方式缺乏對(duì)收發(fā)文等群組協(xié)作工作過(guò)程的處理能力，因而其自動(dòng)化程度是有限的。
第二階段
以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化已實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處，以E-Mail文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐，以工作流為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含眾多的實(shí)用功能和模塊全國(guó)計(jì)算機(jī)信息高新技術(shù)辦公軟件應(yīng)用模塊，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人、對(duì)事、對(duì)文檔、對(duì)會(huì)議的自動(dòng)化管理。與第一代辦公自動(dòng)化相比，第二代系統(tǒng)具有以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以工作流自動(dòng)化為主要的技術(shù)手段，缺少對(duì)知識(shí)管理的能力等特點(diǎn)。
第三階段
知識(shí)管理技術(shù)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化系統(tǒng)第三代ＯＡ的核心是知識(shí)，實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是知識(shí)管理技術(shù)。知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，可以幫助企業(yè)解決知識(shí)共享和再利用的問(wèn)題，目標(biāo)是將正確的知識(shí)傳授給正確的人，使他們采取合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作。知識(shí)管理關(guān)注“如何獲取、組織、利用和傳播在企業(yè)信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識(shí)”。第三代OA系統(tǒng)有幾個(gè)顯著的特點(diǎn)：實(shí)時(shí)通信，員工與專家可以網(wǎng)上實(shí)時(shí)交流，信息廣泛集成的內(nèi)容編目，知識(shí)門(mén)戶的構(gòu)造。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過(guò)程轉(zhuǎn)到Know的過(guò)程，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率的過(guò)渡。
1.3我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀
進(jìn)入20世紀(jì)90年代中期以后全國(guó)計(jì)算機(jī)信息高新技術(shù)辦公軟件應(yīng)用模塊，由于國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長(zhǎng)。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開(kāi)始進(jìn)入一個(gè)快速發(fā)展的階段。國(guó)內(nèi)專門(mén)從事軟件開(kāi)發(fā)的公司也逐漸成長(zhǎng)起來(lái)，并專門(mén)為政府和企業(yè)訂做辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。由于這些系統(tǒng)是根據(jù)用戶的具體需求開(kāi)發(fā)的，所以需要功能比較完善，并能較好地滿足用戶的實(shí)際需要。但這是一個(gè)巨大而低效的ＯＡ市場(chǎng)，具體表現(xiàn)在投資大、效果不明顯；水平低、重復(fù)建設(shè)多；硬件投入多、軟件投入少；模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等。這是因?yàn)殚_(kāi)發(fā)商水平參差不齊，開(kāi)發(fā)隊(duì)伍組隊(duì)模式不合理、缺乏開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)、用戶缺乏對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)等；部分軟件產(chǎn)品質(zhì)量不高，不顧中國(guó)企業(yè)的運(yùn)作特點(diǎn)照搬國(guó)外技術(shù)，使得實(shí)施困難；對(duì)ＯＡ的理解起點(diǎn)不高，導(dǎo)致ＯＡ系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成度差；用戶使用水平低，又不愿花太多的精力投入培訓(xùn)；售后服務(wù)不到位；定做開(kāi)發(fā)又會(huì)因用戶需求變化要對(duì)軟件進(jìn)行不斷的修改維護(hù)。到最后，整個(gè)軟件的性能和可使用性都大大降低，沒(méi)有耐性的企業(yè)索性廢棄掉從而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。從技術(shù)來(lái)看，普遍存在如下缺點(diǎn)：為用戶考慮的少，軟件的柔性構(gòu)造功能差。當(dāng)前很多ＯＡ軟件過(guò)分強(qiáng)調(diào)了軟件之間功能的橫向?qū)Ρ?，為用戶考慮的實(shí)際功能比較少，結(jié)果導(dǎo)致軟件大而全，而真正為用戶接受的功能模塊很少。另一方面，軟件的模塊復(fù)用性很差，直接影響了軟件的柔性構(gòu)造功能，而當(dāng)用戶的需求改變時(shí)，哪怕是輕微的改變，都需要開(kāi)發(fā)商來(lái)解決，從而影響了用戶的使用效率，對(duì)開(kāi)發(fā)商也是一個(gè)極大的負(fù)擔(dān)。