1.1.1.1 會計核算體系
功能說明
設置企業的會計核算體系，根據企業實際的管理層級關系，定義會計核算體系內的核算組織及其下級業務組織。
操作前提
已定義組織機構、會計政策。
字段說明
位置
字段
說明
單據頭
法人核算體系
選中此選項，定義會計核算體系為默認體系。一個數據中心僅有一個默認的會計核算體系。法人核算體系的選項控制體現在：如其他入庫單成本暫估時，系統根據法人核算體系下對應核算組織的默認會計政策進行核算；另外，業務系統的單據在取默認匯率時，根據法人核算體系核算組織的默認會計政策設置的默認匯率類型進行匯率取值。
核算組織
核算組織
定義會計核算體系的核算組織。系統僅支持查詢并選擇核算組織類型的組織機構。
適用會計政策
定義核算組織適用的會計政策，允許多選。
默認會計政策
在核算組織適用的會計政策中選擇一個作為默認會計政策。
下級組織
下級組織
定義核算組織的下級組織。需要注意的是，核算組織頁簽中的一個核算組織對應整個下級組織頁簽。
投資比例
定義核算組織在下級組織的投資比例。類型為標準時，則投資比例統一為100%；類型為合并時，則可以輸入0-100以內的數值。此項目前僅為備注信息，無相關控制作用。
操作說明
系統已預置默認的會計核算體系，用戶可修改默認會計核算體系的名稱和內容。
會計核算體系保存后，會根據核算組織設置的“適用會計政策”和“默認會計政策”反寫到基礎管理—>基礎資料—>會計政策的“適用核算組織”頁簽的相關字段中。
其他說明
單體企業僅存在唯一的會計核算體系，且該會計核算體系不能被刪除和禁用。
1.1.1.2 賬簿
功能說明
賬簿，是一套財務數據的歸集。根據會計核算體系中核算組織賬務處理的實際情況，設置對應的賬簿，并且定義賬簿的類型、科目表以及記賬本位幣等信息。總賬系統的憑證管理、期末處理以及賬表查詢等都是以賬簿為基礎。
在總賬系統的各功能中，登錄用戶對賬簿的操作范圍僅針對登錄用戶有權限的組織機構所對應的賬簿。
操作前提
已定義會計核算體系、會計政策、科目表、幣別以及匯率體系。
字段說明
位置
字段
說明
基本頁簽
核算體系
定義賬簿所屬的會計核算體系。
核算組織
定義賬簿所屬會計核算體系對應的核算組織。
會計政策
定義賬簿適用的會計政策。
會計日歷
灰顯，根據會計政策關聯的會計日歷自動攜帶。
科目表
定義賬簿適用的科目表。系統僅允許選擇會計政策所屬會計要素表下的科目表。
賬簿類型
定義賬簿的類型。賬簿類型分為主賬簿和副賬簿，一個核算組織在同一核算體系內僅能存在唯一的主賬簿。
記賬本位幣
定義賬簿的記賬本位幣。賬表查詢使用的綜合本位幣均為賬簿的記賬本位幣。主賬簿的記賬本位幣必須與會計政策的本位幣一致。
默認匯率類型
定義賬簿的默認匯率類型。
默認憑證字
定義賬簿的默認憑證字。賬簿審核后，允許編輯默認憑證字。
啟用期間
根據會計日歷總賬子系統主要數據文件設計，定義賬簿啟用的會計年度期間。
財務應付確認方式
選擇“應付單確認”，則智能會計平臺僅能針對應付單生成憑證，不能通過采購發票做賬；選擇“采購發票確認”，則智能會計平臺可以通過應付單或采購發票做賬。
財務應收確認方式
選擇“應收單確認”，則智能會計平臺僅能針對應收單生成憑證，不能通過銷售發票做賬；選擇“銷售發票確認”，則智能會計平臺可以通過應收單或銷售發票做賬。
操作說明
系統允許賬簿審核后修改默認憑證字與描述的信息內容。
1.1.1.3 摘要庫
功能說明
摘要庫是對憑證摘要的匯總整理，摘要是憑證分錄的文字解釋，系統提供摘要庫的功能，用戶在憑證錄入時，可以直接使用摘要庫的摘要填寫，提高憑證錄入效率。
字段說明
字段
說明
摘要名稱
定義摘要名稱。
摘要類別
定義摘要所屬類別。
不參與多欄賬匯總
選中此選項，則摘要所在憑證分錄不參與多欄賬的匯總。
1.1.1.4 結算方式
功能說明
定義日常業務使用的結算方式。
字段說明
字段
說明
結算方式類別
系統定義如下結算方式類別：現金、支票、商業承兌匯票、銀行承兌匯票、本票、匯兌、信用證、委托收款、托收承付、匯票、銀行匯票、電子支付、光票托收、承兌交單、遠期付款交單、即期付款交單、票匯、信用卡。
業務分類
可以下拉選擇：銀行業務、現金業務。
承擔方
手續費的承擔方，通過下拉選擇：本方、對方。
支付方式
手續費的支付方式，可以下拉選擇單獨扣繳、定期扣繳、直接扣繳、繳存現金。
操作說明
系統預設了8種比較通用的結算方式，用戶可編輯預設結算方式。如果用戶還有其它的結算方式，可以在系統中自定義。
1.1.1.5 現金流量項目
企業日常經營業務是影響企業現金流量的重要因素，我們將影響現金流量的因素分類整理，形成現金流量項目。用戶可以在本功能中分級次管理和維護現金流量項目，現金流量項目編制完成，才可以在總賬憑證指定現金流量，以及查詢現金流量表等。
現金流量項目根據會計要素表建立，每個會計要素表下只能存在一個現金流量項目表。系統已預設適用于中國大陸地區會計準則的現金流量項目，并且新會計準則下的現金流量項目表只能新增和維護最明細級的項目，其他級次不能編輯。其他會計要素表下的現金流量項目任意級次的項目均可維護和新增。
1.1.1 業務初始化
初始化是指賬簿在啟用會計期間的會計科目期初數據，總賬系統的初始化設置是進行業務操作的第一步，在完成相關基礎設置之后，所有用戶都需要進行初始化的工作。
總賬系統的初始化流程主要包括以下幾步：
1.1.1.1 科目初始數據錄入
功能說明
科目初始余額的錄入分兩種情況進行處理：
第一種是賬簿的啟用時間是會計日歷所在會計年度的第一個期間，只需錄入各個會計科目的初始余額。
另外一種是賬簿的啟用時間非會計年度的第一個期間時，此時需錄入截止到賬簿啟用期間的各個會計科目的本年累計借、貸方發生額、和各科目的初始余額。另外，由于損益類科目處理的一些特點，對于在賬簿啟用之前所發生的損益類科目的實際發生額，系統就無法取到。因此還需要用戶將損益類科目的本年累計實際發生額在初始化時錄入系統，這樣系統才能對損益類科目的實際發生額進行處理，才能保證有關業務資料數據的準確。
操作前提
賬簿、科目表、幣別、匯率以及核算維度等相關基礎設置已完成。
字段說明
字段
說明
賬簿
選擇需要錄入初始數據的賬簿。
幣別
設置錄入初始數據的貨幣。
匯率
系統默認值為幣別對應賬簿默認匯率類型的匯率。用戶可手工修改。
科目編碼
系統根據賬簿科目表以及選項設置的科目范圍顯示所有科目。用戶錄入明細科目初始數據時，系統自動匯總并顯示其上級非明細科目的數據。
本年累計借方
用戶錄入科目自年初至初始設置時止的借方累計發生額。當幣別為外幣時，系統根據原幣和本位幣分別顯示該字段。用戶錄入原幣金額，系統根據匯率自動計算本位幣，也可手工修改本位幣的數值。
本年累計貸方
用戶錄入科目自年初至初始設置時止的貸方累計發生額。當幣別為外幣時，系統根據原幣和本位幣分別顯示該字段。用戶錄入原幣金額，系統根據匯率自動計算本位幣，也可手工修改本位幣的數值。
余額方向
灰顯，系統根據科目屬性的余額方向顯示。
期初余額
用戶錄入科目進行初始化當期的期初科目余額。當幣別為外幣時，系統根據原幣和本位幣分別顯示該字段。用戶錄入原幣金額，系統根據匯率自動計算本位幣，也可手工修改本位幣的數值。
實際損益發生額
用戶錄入截止賬簿初始化當期的損益類科目的實際發生額。當幣別為外幣時，系統根據原幣和本位幣分別顯示該字段。用戶錄入原幣金額，系統根據匯率自動計算本位幣，也可手工修改本位幣的數值。
核算維度
當科目掛核算維度時，用戶錄入科目相關核算維度的初始數據。
操作說明
界面顯示選項
點擊科目初始數據錄入界面工具欄菜單【選項】，彈出選項設置界面。用戶可在此界面選擇需要顯示的科目范圍，設置余額是否分借方、貸方兩列顯示，以及損益列的隱藏顯示設置等。用戶可以保存自定義設置，下次登錄時仍然可以使用已定義的顯示格式。
核算維度初始數據錄入
科目如果掛了核算維度核算，科目初始數據允許錄入對應核算維度的初始數據。點擊科目的核算維度欄的單元格，系統彈出核算維度初始數據錄入界面。用戶在該界面錄入數據，用戶點擊該界面的工具欄菜單【批量填充】，可以批量錄入核算維度初始數據。
試算平衡
點擊科目初始數據錄入界面工具欄菜單【試算平衡】，彈出試算平衡界面。
試算平衡表中會顯示出當前選擇幣別下所有一級科目的期初余額借方、期初余額貸方、本年累計借方和本年累計貸方等各項數值。幣別為“綜合本位幣”時，試算平衡表顯示的是所有幣別折合為綜合本位幣后的試算平衡。
只要當賬簿在綜合本位幣狀態下試算平衡，系統才允許賬簿結束初始化。
其他說明
初始數據錄入工作可以和日常單據錄入工作同時進行，只要在期末處理前關閉初始化即可。
1.1.1.2 科目初始數據引入
功能說明
為了讓用戶更加方便快速地編輯和錄入科目初始數據，系統提供科目初始數據引入功能，支持從外部EXCEL文件和相關業務系統引入科目初始數據。
操作前提
從EXCEL文件引入科目初始數據前，首先需在【財務會計】－>【總賬】－>【初始化】－>【科目初始數據錄入】界面中點擊引出模板按鈕，引出科目初始數據填寫的標準模板，然后在模板中編輯要引入的數據。
從業務系統引入科目初始數據前，首先需要在業務系統初始化功能中錄入期初余額單據，系統已預設各個業務系統的期初單據的憑證模板，引入前確保模板信息正確。
操作說明
從EXCEL文件引入科目初始數據時，使用科目初始數據引入向導功能，選擇從外部文件引入，根據系統提示選擇需要引入的科目初始數據文件，系統檢查后自動引入文件中的相關數據。
從業務系統引入科目初始數據總賬子系統主要數據文件設計，使用科目初始數據引入向導功能，選擇從業務系統引入，根據系統的提示選擇需要引入初始數據的業務系統，再選擇需要引入的科目以及引入到哪個賬簿，系統檢查相關數據后自動引入對應業務系統的科目初始數據到對應賬簿中。用戶可打開總賬的科目初始數據錄入功能查看對應的賬簿余額引入情況。
舉例說明，賬簿A需要從應付款管理系統中引入應付賬款科目的初始數據。使用從業務系統引入科目初始數據，在向導中勾選業務系統為應付款管理系統，設置引入賬簿為A，引入科目為應付賬款。
其他說明
系統暫不支持從EXCEL文件引入帶核算維度的科目初始化數據，初始模板引出時也不會包括帶核算維度的科目數據。
1.1.1.3 現金流量初始數據錄入
功能說明
如果賬簿在年中啟用，需要手工錄入啟用系統前發生的現金流量數據，系統才能計算全年的現金流量表。
操作前提
賬簿、現金流量項目、幣別以及匯率等相關基礎設置已完成。
操作說明
數據錄入
現金流量初始數據錄入界面同現金流量表的格式一樣，用戶可以手工錄入明細項目的金額，系統自動實時計算并顯示各項目的匯總數據。
鉤稽檢查
用戶在保存現金流量初始數據之前，可以點擊工具欄的【檢查】按鈕，檢查主附表項目之間的鉤稽關系是否正確。如果二者的鉤稽關系檢查不通過，總賬系統不能結束初始化。
1.1.1.4 結束初始化
功能說明
當賬簿的科目初始數據錄入工作完成之后，并且在綜合本位幣下的試算結果平衡，用戶就可以進行賬簿的結束初始化工作。賬簿結束初始化之后，才能進行憑證過賬和期末處理等操作。
結束初始化之后，如果賬簿尚未進行賬務處理，用戶還可以進行反初始化操作。
操作前提
只有在賬簿的啟用期間時才可以進行結束初始化操作。
操作說明
打開【財務會計】－>【總賬】－>【初始化】－>【總賬初始化】功能，選擇需要結束初始化的賬簿，點擊初始化按鈕，系統首先會檢查賬簿是否符合結束初始化的條件，檢查通過后，賬簿才能結束初始化。
1.1.1.5 反初始化
功能說明
系統提供了反初始化的功能，當需要維護或修改結束初始化前的相關資料（如科目初始數據）時，可以進行反初始化，將總賬還原到未初始化狀態。
操作前提
只有在賬簿的啟用期間時才可以進行反初始化操作。
操作說明
打開【財務會計】－>【總賬】－>【初始化】－>【總賬初始化】功能，選擇需要進行反初始化工作的賬簿，點擊反初始化菜單，系統首先會檢查賬簿是否符合反初始化的條件，檢查通過后，賬簿則會返回到未初始化狀態。
1.1.2 憑證管理
憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種，在業務發生時應首先根據原始憑證和其他有關業務資料手工填制憑證，或者根據原始憑證直接在電腦上制作記賬憑證。
用戶在實現初始化之后，財務人員需要以憑證的方式記錄公司發生的實際經濟業務。同時，按照實際的工作要求，對憑證進行審核、過賬，發現錯誤進行修改。
用戶可以通過【財務會計】－>【總賬】－>【總賬管理參數】的憑證參數頁簽，根據企業賬務處理的實際情況，設置憑證的錄入規則以及審核過賬的校驗機制等。
1.1.2.1 憑證錄入
功能說明
用戶根據原始單據錄入記賬憑證，系統在憑證錄入界面提供多個選項設置，用戶自定義數據校驗規則以及錄入時的編輯控制等。
使用憑證查詢功能查詢和管理已錄入的憑證，可以對憑證進行整理、沖銷、聯查單據和業務憑證等多個操作。
用戶可以錄入憑證時指定現金流量，也可以在憑證查詢列表界面選擇憑證指定現金流量。
具體指定的操作可參見憑證指定現金流量。
操作前提
設置賬簿、科目、憑證字以及總賬管理參數等基礎信息。
字段說明
字段
說明
賬簿
設置憑證所在賬簿，賬簿必須已審核且未被禁用。
日期
設置憑證日期，該日期是指業務發生日期。系統不允許錄入賬簿已結賬期間內的日期作為憑證日期，允許錄入賬簿當前期間以及以后期間的憑證。如果勾選了總賬系統參數，系統檢查憑證日期所在期間若超過允許錄入的最大期間數，則不允許保存。
憑證字
從基礎資料憑證字中選擇需要設置的憑證字，系統默認顯示賬簿關聯的憑證字。
憑證號
系統根據總賬系統參數的憑證號排列規則自動生成憑證號。如果勾選了總賬系統參數，則用戶不能修改此字段；如果允許手工修改，用戶則可以修改系統自動生成的憑證號。
附件數
設置憑證錄入后以附件的形式備份原始單據的數量。
序號
記錄了憑證錄入的原始順序，序號不會因憑證的刪除而改變。
摘要
錄入憑證分錄的備注信息，可從基礎資料摘要庫中選擇，也可手工錄入。
科目編碼
錄入憑證分錄的科目。
核算維度
錄入會計科目關聯的核算維度信息，此處的核算維度是指科目屬性中核算維度組包含的核算維度信息。核算維度是否必錄、錄入的值范圍均以核算維度組中的設置為準。
幣別、匯率類型和匯率
當會計科目設置外幣核算時或選中工具欄“選項”菜單組下的【外幣】時，才顯示該三列字段。系統默認顯示賬簿的記賬本位幣、默認匯率類型和匯率。如果勾選了總賬系統參數，則用戶可以修改匯率；否則，只能使用匯率體系中的匯率信息。
借方金額、貸方金額
錄入科目對應的金額信息，每條憑證分錄只允許錄入借方金額或貸方金額。
結算方式、結算號
錄入銀行存款科目的結算方式和結算單據的號碼。當勾選了總賬系統參數時。用戶必須錄入；否則，用戶根據實際情況選擇是否錄入。
選項說明
憑證錄入界面的【選項】菜單，提供了錄入的公共參數以及業務參數控制。
業務參數
說明
保存進行原幣平衡校驗
選中此項，憑證保存時系統檢查外幣分錄的原幣金額乘以匯率是否等于本位幣。如果不平衡，系統不予以保存憑證。
每一條分錄錄入完成后自動檢查
選中此項，每錄入一行分錄后，系統檢查分錄中各欄目字段的合法性。如果不合法，系統不予以保存憑證。
保存檢查附件數
選中此項，憑證保存時系統檢查附件數是否為空白。如果為空白，系統不予以保存憑證。
結算方式和結算號重復報警
選中此項，憑證保存時系統檢查銀行存款科目分錄的結算方式和結算號是否重復。如果重復，系統不予以保存憑證。
自動攜帶
設置新增分錄時，需要默認攜帶上一條分錄的字段內容。
選項設置完成后，點擊【保存】按鈕，即可將設置進行保存，用戶下次登錄時仍然可以使用上一次設置的憑證錄入選項。
1.1.2.2 憑證查詢
憑證來源
總賬系統憑證查詢的數據來源，主要包括以下憑證：
1) 總賬系統手工錄入的憑證；
2) 期末結轉損益生成的憑證；
3) 期末調匯生成的憑證；
4)自動轉賬生成的憑證；
5) 業務單據通過智能會計平臺生成業務憑證后，業務憑證生成的總賬憑證。
如果是業務系統生成的憑證，在總賬憑證查詢中允許聯查對應的業務憑證以及業務單據。
過濾條件
用戶可在“條件”頁簽選擇憑證顯示的方式以及設置憑證顯示的數據范圍等，系統提供以下顯示方式：
選中“按憑證過濾”時，系統顯示憑證的憑證頭信息，用戶可在字段值過濾列表中設置憑證頭字段的過濾信息。
選中“按分錄過濾”時，系統顯示憑證頭及憑證分錄的完整信息，用戶可在字段值過濾列表中設置憑證的字段過濾信息。
操作說明
憑證查詢的工具欄菜單提供多個憑證維護的功能菜單，用戶可以對憑證進行新增、復制、修改以及刪除等多個操作。需要注意的是，所有的功能必須是已授權用戶才能操作。
工具欄的通用操作同本產品的單據操作一致，相關說明可詳見單據的通用操作說明。憑證的其他操作，本手冊將在后續章節進行詳細說明。
1.1.2.3 憑證審核
操作說明
編制完憑證后，如果對憑證信息確認無誤，用戶則可對憑證進行審核。如果總賬系統參數勾選了，則需要審核所有待過賬憑證。
打開憑證管理的憑證審核功能，系統默認顯示已提交審核的憑證，用戶選中需要審核的憑證，點擊工具欄的審核按鈕，待審核憑證通過系統檢查審核后，系統自動在憑證的“審核”處簽上當前操作用戶的名稱。
用戶要修改審核后的記賬憑證，點擊工具欄的反審核按鈕，待反審核憑證通過系統檢查后則取消審核，同時系統取消憑證的審核簽章，憑證狀態為“重新審核”狀態，此時用戶可以修改憑證信息，修改完成后再提交憑證審核。
其他說明
用戶根據企業實際賬務管理的需要，可以控制記賬憑證的制單人與審核人不能為同一人以及反審核人與審核人不能為同一人。在系統權限管理中，需要對憑證的新增操作與審核操作、反審核操作與審核操作的用戶分開授權。