1、資料驗(yàn)證
Excel具有三種類型的數(shù)據(jù)驗(yàn)證。在“數(shù)據(jù)”菜單選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”部分中，可以找到數(shù)據(jù)驗(yàn)證按鈕。這些工具沒有文本標(biāo)簽，因此必須將鼠標(biāo)懸停在每個(gè)按鈕上才能找到數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具。
（數(shù)據(jù)驗(yàn)證按鈕）
數(shù)據(jù)驗(yàn)證按鈕的右側(cè)有一個(gè)箭頭，顯示帶有選項(xiàng)列表的下拉列表。第一個(gè)是數(shù)據(jù)驗(yàn)證選項(xiàng)，因此請(qǐng)從下拉列表中單擊此項(xiàng)以打開配置窗口。該窗口具有三個(gè)選項(xiàng)卡，您可以在其中輸入輸入到單元格時(shí)配置數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
（數(shù)據(jù)驗(yàn)證配置）
默認(rèn)情況下會(huì)顯示“設(shè)置”標(biāo)簽。默認(rèn)情況下，任何值都可以輸入到單元格中，但是您可以通過(guò)單擊下拉列表并查看選項(xiàng)列表來(lái)更改此值。您可以將輸入限制為整數(shù)，時(shí)間，文本長(zhǎng)度，十進(jìn)制，日期或列表。您還可以通過(guò)選擇“自定義”選項(xiàng)來(lái)自定義允許的輸入。
（自定義數(shù)據(jù)驗(yàn)證）
選擇“自定義”選項(xiàng)將顯示一個(gè)公式文本框，您可以在其中輸入自己的公式。當(dāng)用戶輸入數(shù)據(jù)以驗(yàn)證值是否符合公式的限制時(shí)，公式將執(zhí)行。
您可能要強(qiáng)制用戶輸入至少某種價(jià)值。例如，如果您有數(shù)量列，則可能不需要空白單元格。如果數(shù)量為零，那么您可能希望用戶輸入0而不是什么。默認(rèn)情況下，“忽略空白”復(fù)選框處于選中狀態(tài)，但是您可以通過(guò)取消選中標(biāo)記來(lái)強(qiáng)制用戶輸入值。
如果指定數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則，則會(huì)激活“數(shù)據(jù)”下拉菜單，然后可以限制數(shù)字值。例如，您可能希望用戶僅輸入1到10之間的值。使用此選項(xiàng)，可以阻止用戶輸入該范圍之外的任何值。對(duì)于此示例，將對(duì)所選單元格施加限制，以強(qiáng)制用戶輸入1到10之間的整數(shù)。
單擊“輸入消息”選項(xiàng)卡以轉(zhuǎn)到下一個(gè)數(shù)據(jù)驗(yàn)證步驟。在此選項(xiàng)卡中，可以配置在用戶輸入值之前向用戶顯示的消息。該消息指示用戶，以便他們知道需要輸入什么。沒有它，用戶在試圖找出必須存儲(chǔ)的值時(shí)會(huì)感到沮喪。
（輸入消息配置）
默認(rèn)配置已選中“選中單元格時(shí)顯示輸入消息”。如果未打開此選項(xiàng)，則用戶在選擇單元格時(shí)將看不到該消息。應(yīng)始終啟用此選項(xiàng)，以使用戶易于理解必須輸入的內(nèi)容。
在消息框頂部顯示的是“標(biāo)題”輸入文本框。在“輸入消息”文本框中，您可以在其中輸入說(shuō)明，以供用戶在選擇驗(yàn)證單元格時(shí)閱讀。如果要重新開始，可以隨時(shí)單擊``全部清除''按鈕，Excel 2019會(huì)將所有配置恢復(fù)為默認(rèn)配置。
下一個(gè)配置選項(xiàng)卡是“錯(cuò)誤警報(bào)”部分。單擊此選項(xiàng)卡以查看配置選項(xiàng)。如果用戶輸入無(wú)效值，則在此部分配置錯(cuò)誤消息
（錯(cuò)誤警報(bào)配置）
在此配置選項(xiàng)卡中，您可以確定要顯示的信息類型。應(yīng)該選中“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后顯示錯(cuò)誤警報(bào)”復(fù)選框，否則用戶將看不到錯(cuò)誤，這可能導(dǎo)致混亂和沮喪。默認(rèn)情況下選中此選項(xiàng)。
默認(rèn)為“停止”樣式，它為用戶提供直觀的紅色錯(cuò)誤圖標(biāo)。您還可以給用戶警告或僅提供信息反饋。選擇應(yīng)在“樣式”下拉列表中顯示的錯(cuò)誤類型。就像輸入消息一樣，在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤消息”文本框中輸入標(biāo)題和錯(cuò)誤消息。
配置所有三個(gè)選項(xiàng)卡后，單擊“確定”，并保存設(shè)置。您設(shè)置的驗(yàn)證規(guī)則將應(yīng)用于所選單元格。單擊數(shù)據(jù)驗(yàn)證按鈕時(shí)，所選單元格即為所選單元格。現(xiàn)在，當(dāng)您單擊按鈕時(shí)，您會(huì)看到在配置窗口中設(shè)置的輸入消息。
（輸入訊息）
選擇單元格后其他用戶已經(jīng)限定了可以輸入單元格的數(shù)值，您會(huì)看到黃色的消息。對(duì)于此示例，用戶必須輸入1到10之間的數(shù)字。要測(cè)試錯(cuò)誤消息，請(qǐng)輸入值11以查看會(huì)發(fā)生什么。
（數(shù)據(jù)驗(yàn)證錯(cuò)誤）
輸入錯(cuò)誤的數(shù)字并選擇另一個(gè)單元格后，Excel將阻止該值并顯示錯(cuò)誤消息。您看到的錯(cuò)誤消息是您在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置”窗口中配置的錯(cuò)誤消息。單擊“重試”輸入正確的值，或單擊“取消”關(guān)閉窗口。不正確的值將被刪除，并提示您重新輸入正確的數(shù)據(jù)。
2、圈出無(wú)效數(shù)據(jù)
在某些情況下，您可能不想添加震擊錯(cuò)誤彈出窗口。該錯(cuò)誤消息阻止用戶輸入錯(cuò)誤的值，并且只有輸入正確的值后才能取消選擇單元格。您可以關(guān)閉錯(cuò)誤消息，并允許用戶輸入不正確的值而不會(huì)卡在所選單元格上。這可能是允許錯(cuò)誤值的一種方法，直到用戶能夠找到正確的值才能輸入。該選項(xiàng)允許使用不正確的值，但仍將其記錄為錯(cuò)誤的值。數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具為您提供了一種方法，可以圈出每個(gè)錯(cuò)誤的值，以便您可以輕松地在電子表格中找到它們。
要禁用錯(cuò)誤消息，請(qǐng)選擇添加了驗(yàn)證規(guī)則的單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕。打開配置窗口，顯示當(dāng)前設(shè)置。單擊“錯(cuò)誤警報(bào)”選項(xiàng)卡。
（禁用錯(cuò)誤警報(bào)）
要禁用該錯(cuò)誤消息，請(qǐng)取消選中標(biāo)記為“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后顯示錯(cuò)誤警報(bào)”的復(fù)選框。取消選中此復(fù)選框?qū)⒔脭?shù)據(jù)驗(yàn)證錯(cuò)誤消息。單擊“確定”使更改生效。
選擇添加了驗(yàn)證規(guī)則的單元格。現(xiàn)在，在數(shù)據(jù)驗(yàn)證字段中輸入錯(cuò)誤的值。請(qǐng)注意，當(dāng)您選擇另一個(gè)單元格時(shí)，錯(cuò)誤消息將不再顯示。但是，數(shù)據(jù)驗(yàn)證未關(guān)閉。Excel會(huì)記錄此值不正確，但是如果您有許多這些字段，將很難識(shí)別出每個(gè)包含錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的字段。
數(shù)據(jù)驗(yàn)證下拉菜單中的“圓形無(wú)效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)可幫助您查找任何不包含已配置數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則的正確數(shù)據(jù)的單元格。單擊下拉列表，然后選擇“圈出無(wú)效數(shù)據(jù)”以查看結(jié)果。
（圈出無(wú)效數(shù)據(jù)）
Excel會(huì)搜索您的電子表格，查找包含無(wú)效數(shù)據(jù)的單元格，然后圈出找到的單元格。在此示例中，數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則需要一個(gè)介于1和10之間的值，因此Excel將該單元格圈為無(wú)效。當(dāng)您不想限制用戶輸入數(shù)據(jù)但需要知道何時(shí)輸入無(wú)效值時(shí)，此工具很有用。
圈子將保持活動(dòng)狀態(tài)，直到您更改數(shù)據(jù)為止，因此Excel 2019為您提供了一種方法來(lái)關(guān)閉這些圈子。當(dāng)您只需要快速查看無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用此選項(xiàng)，但是您正在處理數(shù)據(jù)輸入，并且現(xiàn)在還不想更改輸入的數(shù)據(jù)。Excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具可以選擇從電子表格中刪除所有圈子。
單擊主菜單中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證下拉菜單，然后選擇“清除驗(yàn)證圈”選項(xiàng)。選擇此選項(xiàng)后，所有圓都將從工作表中刪除。您始終可以再次在電子表格上重新運(yùn)行驗(yàn)證檢查，以再次查看它們。這兩個(gè)選項(xiàng)使您可以打開和關(guān)閉紅色圓圈。
3、刪除重復(fù)項(xiàng)
如果數(shù)據(jù)列表很長(zhǎng)，則可能有不必要的重復(fù)。Excel有一個(gè)工具，可讓您查找重復(fù)項(xiàng)并將其刪除，這樣一來(lái)，您可以獲得比一堆具有不必要值的單元格更整潔的數(shù)據(jù)。這些值可能會(huì)導(dǎo)致您計(jì)算得出的數(shù)字不準(zhǔn)確，因此有時(shí)有必要?jiǎng)h除重復(fù)項(xiàng)。
對(duì)于此示例，創(chuàng)建并選擇了兩列數(shù)字。單擊“刪除重復(fù)項(xiàng)”按鈕以打開配置窗口。
（刪除重復(fù)按鈕）
通過(guò)配置窗口，您可以控制Excel刪除重復(fù)項(xiàng)的方式，以便在不刪除可能對(duì)計(jì)算重要的信息的情況下獲得正確的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。
（刪除重復(fù)配置）
列出的列是您在單擊“刪除重復(fù)項(xiàng)”按鈕之前突出顯示的列。您可以取消選中任何列以將其從重復(fù)掃描中刪除。您可以選擇查找重復(fù)項(xiàng)所需的任意多列或行。如果您選擇的單元格具有標(biāo)題，請(qǐng)確保選中標(biāo)有“我的數(shù)據(jù)具有標(biāo)題”的框，以確保Excel在其重復(fù)過(guò)程中不包含標(biāo)題文本。
完成配置后，單擊“確定”按鈕以運(yùn)行該過(guò)程。當(dāng)您在兩列上運(yùn)行該過(guò)程時(shí)，Excel將返回“找不到重復(fù)項(xiàng)”。這是因?yàn)橹貜?fù)檢查器的檢查基于行而不是列。要解決此問(wèn)題其他用戶已經(jīng)限定了可以輸入單元格的數(shù)值，請(qǐng)將所有值從列I復(fù)制到列H。然后在單列上運(yùn)行復(fù)制檢查器。當(dāng)重復(fù)檢查在單個(gè)列上運(yùn)行時(shí)，Excel現(xiàn)在將查找重復(fù)值，將其從列中刪除，然后為您提供報(bào)告。
（已刪除重復(fù)報(bào)告）
如果您決定需要在多個(gè)列中查找重復(fù)的值，則可以使用條件格式設(shè)置功能突出顯示包含相同值的單元格。比較值時(shí)，還必須將所有單元格的單元格數(shù)據(jù)類型設(shè)置為相同。例如，如果將設(shè)置為十進(jìn)制的數(shù)值與包含數(shù)字但作為文本數(shù)據(jù)類型的單元格進(jìn)行比較，則重復(fù)檢查器將不會(huì)選擇它作為重復(fù)值。
4、文字轉(zhuǎn)欄
從具有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)需要數(shù)據(jù)驗(yàn)證和清理。一種常見的導(dǎo)入方式是將全名導(dǎo)入一個(gè)單元格。如果您的名字和姓氏值具有單獨(dú)的列，則處理數(shù)據(jù)要容易得多。結(jié)合使用姓氏和名字值，要基于姓氏進(jìn)行搜索和查詢數(shù)據(jù)要困難得多。Excel 2019具有名為“文本到列”的功能，可以自動(dòng)搜索以公共字符（例如空格字符）分隔的值，并將值傳輸?shù)絻蓚€(gè)單獨(dú)的列。
要開始使用此工具，請(qǐng)突出顯示包含空格分隔的值的單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)工具”部分中的“文本到列”按鈕。
（“文本到列”按鈕）
單擊此按鈕將打開一個(gè)配置窗口，您可以在其中定義過(guò)渡的定界符和數(shù)據(jù)源。將值分成單獨(dú)的列需要執(zhí)行三個(gè)步驟，但是只需完成前兩個(gè)步驟即可將名稱值分開。
（第1步文本到列）
第一步是定義值是固定寬度還是定界的。對(duì)于大多數(shù)值，數(shù)據(jù)之間用定界符分隔，因此應(yīng)選中“定界”選項(xiàng)。單擊“下一步”按鈕轉(zhuǎn)到下一步。
（第2步，文本到列）
默認(rèn)的定界符設(shè)置是制表符，但是名稱在兩個(gè)值之間有一個(gè)空格。選中“空格”，然后取消選中“制表符”。Excel在窗口底部的“數(shù)據(jù)預(yù)覽”部分為您提供了快速預(yù)覽。
此時(shí)，由于已經(jīng)完全配置了該工具，所以單擊“完成”，但是單擊“下一步”將顯示一些其他選項(xiàng)，例如設(shè)置目標(biāo)數(shù)據(jù)類型。
（第3步文本到列）
默認(rèn)情況下，“目標(biāo)”設(shè)置為當(dāng)前列，但是您可以將此單元格值重置為電子表格上的其他位置。您也可以設(shè)置數(shù)據(jù)格式，但是使用文本值時(shí)，“常規(guī)”選項(xiàng)是正確的選擇。單擊“完成”按鈕運(yùn)行該工具并分隔文本值。
（“文本到列”結(jié)果）
結(jié)果是將值分成不同的列。此示例有兩個(gè)用空格分隔的單詞，但是如果您有幾個(gè)用空格分隔的單詞，則每個(gè)單詞將占用一列。
使用這些驗(yàn)證工具來(lái)清理和更改數(shù)據(jù)，使其更易于查詢和構(gòu)造。它們可以清理成千上萬(wàn)條記錄，從非結(jié)構(gòu)化源導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)將需要它們。