編按：
哈嘍！小伙伴們大家好！我們的工作表往往需要其他部門配合填寫，但是因為不同人員錄入習慣不同，會導致數據產生差異。就拿IT部而言，你錄的是IT部，他錄的是電腦部，她錄的是信息技術部，同一個部門由于錄入習慣不同，看起來好像有三個部門！作為最終負責統計的你，如果不提前做好數據錄入規范，那么后續統計就會多花費五六倍的時間用于數據的校正、核對。利用數據有效性做一個下拉菜單可以完美地解決同一部門（產品）變成三個部門（產品）的問題。
為了更加規范地錄入數據，我們今天要為大家介紹一位小幫手：數據驗證（版），也叫數據有效性！
這是個啥？不急，聽小編我給你們慢慢道來~（￣︶￣）↗
首先它是長這樣的！！！點開數據選項卡，就可以看到啦～
數據驗證作用：根據輸入的規則，限制單元格中數據輸入的類型。對于不符合規則的數據輸入，會進行提示和警告。
不明白？沒關系，我們實驗一下就知道了！
一、生成下拉菜單數據有效性下拉菜單 二級，只能錄入設定的部門
大家可以看到上圖右側，我已經提前錄入了所有部門信息，現在要設法確保不論是誰錄入，C列錄入的信息都只能是這些部門。
步驟：
① 選擇需要設置數據驗證的區域，這里選擇區域C2:C8
② 點擊“數據驗證”按鈕，進入“設置”選卡
③ 在“允許”下拉菜單中，選擇“序列”
④ 在“來源”一欄中，點擊拾取按鈕
選中區域H2:H8拾取事先錄入的部門信息
最后點擊確定。可以看到，在我們設置的區域內，每個單元格右下角都出現了一個下拉按鈕。我們單擊下拉按鈕進行選擇，需要輸入哪個部門，就選哪個部門。
簡單解釋：
可能有的小伙伴會問，為什么在“允許”欄下選擇“序列”呢？
“序列”就是一列數據的意思。選擇“序列”，就是要求Excel在我們規定的這列數據里錄入和選擇！
另外在“來源”欄，我們除了可以選擇一個區域的數據進行驗證外，還可以自己輸入數據。例如“性別”列也采用數據驗證，可以直接在“來源”欄下輸入“男,女”，同樣能生成下拉菜單。（注意，“男,女”中間的逗號要用英文的，至于用中文會是什么結果，小伙伴們可以自己嘗試下～）
如果部分人員忽視了下拉按鈕，還是直接錄入數據，并且錄入的數據不規范會出現什么情況？
假設有員工，在部門列輸入了“規劃部”，當回車后，Ｅxcel會彈出一個警告框，“此值與此單元格定義的數據驗證限制不匹配”。看到這個，員工Excel不熟練的話，肯定會慌神——這是什么呀？！
這里我們需要改用通俗的語言進行友好提示。
二、讓錯誤信息友好警告，并且可以調整數據
1.讓錯誤信息友好警告
步驟:
① 點擊“數據驗證”按鈕，進入“出錯警告”選卡
② 在“標題”和“錯誤信息”位置，輸入你的友好提示
③ 最后點擊確認
我們來看看效果吧！
怎么樣？是不是溫和了不少，同時也說得很清楚呢？
2.允許調整數據
有時候我們的數據確實存在變動，尤其是商品進銷，產品的變動比較頻繁，不可能做到每次變動后都能及時制作新的數據驗證模板發給各個人員使用。這時我們就可以在做模板的時候采用另一種出錯樣式，容許填表人調整數據。
步驟：
① 點擊“數據驗證”按鈕，進入“出錯警告”選卡
② 在“樣式”一欄，點擊下拉菜單，選擇“警告”
③ 在“標題”和“錯誤信息”位置，輸入相關提示
④ 最后點擊確認
樣式欄，如果選擇“停止”，則只能按照預定的數據錄入；如果選擇“警告”，則允許錄入新的數據。下面來看看“警告”的效果。
比如說新增了部門“規劃部”，錄入人員發現下拉菜單中沒有這個部門數據有效性下拉菜單 二級，怎么辦呢？他可以直接輸入“規劃部”，在回車后彈出預先設定的警告信息，如下：
如果錄入人員確定輸入的數據沒有問題，點擊“是”，“規劃部”就錄上啦～
怎么樣？是不是很簡單呢？快來動手操作一下吧！