IT之家訊 在首次傳言微軟將收購流行的“To-Do”類應用Wunderlist奇妙清單兩周后,一份新的報告指出,這項交易已經完成。華爾街日報消息稱,微軟已經購買奇妙清單背后的公司,交易額在1億-2億美元之間。
現在兩家公司還沒有官方宣布這項交易,但是華爾街日報稱,Wunderlist團隊還將留在柏林的工作室,繼續開發應用。如果消息準確,這將是微軟近期在移動領域擴充的最新收購。
2014年底,微軟收購電子郵件應用Acompli,改造成最新的Outlook郵件,2015年早些時候,微軟收購日歷應用Sunrise,后者也整合將整合到Win10Mobile中。(via:Windows Central)
提醒事項作為 iOS 13 的重要更新軟件之一,可以說是回爐重造。不僅界面進行了美化和重新排版,而且連使用邏輯也有所改變。
這些改動讓提醒事項真正成為了任務管理工具,足以讓一大批 To-do 軟件瑟瑟發抖。接下來,讓我們來看下提醒事項是如何從一個清單軟件變成一個任務管理工具。
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待辦列表法與 GTD 的區別
在介紹新的提醒事項之前,我們先來厘清下任務管理的幾種方法。
App Store 搜索任務管理類軟件,可以看見基本分為如下幾類:
▲ 從左往右分別為 Blink、提醒事項、極簡象限、滴答清單
GTD 是最能提升自我的任務管理方法。因為使用 GTD 的過程中,能通過用標簽或項目歸類你的任務,從而達到專項訓練某項能力的目的。
但是,GTD 的學習成本和使用成本太高,按照其原則,每一個任務需要歸類到不同項目中,拆解為可執行的子任務,添加標簽,劃分優先級,并且在執行后進行回顧。我只想問:你是否真的需要用這么復雜的系統管理你的工作和生活?
而提醒事項則是以列表作為基本單元去組織自己的任務,你只需要將任務添加到不同列表里,劃分優先級,就可以立即執行。多數人其實更適合用這種軟件去組織自己的工作和生活。
但是為什么很少人用提醒事項呢?因為在舊版的提醒事項中,任務之間是被隔斷的。簡單來說就是 2 個任務分屬 2 張列表,卻有可能在同一個場景下去執行,而它卻沒有提供類似的功能。不過,這點在新的提醒事項中得到了改善!它加入了今天、計劃、旗標 3 個智能列表,成功地打破了這種隔斷。
▲舊提醒事項 Vs. 新提醒事項
可見,提醒事項和 GTD 軟件面向的完全是兩類人群,因而也就不存在競爭關系。這就是為什么新的提醒事項出來之后,GTD 軟件開發者基本不慌,而大家喊的都是 To-do 軟件瑟瑟發抖。
所以,新的提醒事項能不能更好地管理我們的工作和生活呢?我認為是可以的,只需要將 GTD 的理念和提醒事項的新功能結合起來,一個學習和使用成本更低的 GTD 軟件也就誕生了,而需要更深入地使用 GTD 的用戶也可以選擇專業軟件。
提醒事項結合 GTD
那么,我們究竟要怎么將提醒事項和 GTD 結合起來呢?首先,我們建立一個收集箱列表,將所有任務都先添加到此處。接著為任務添加各種屬性,如提醒時間、旗標等,再將它移到對應的列表中。此三步即為 GTD 的收集、整理、組織。
相比傳統 GTD 軟件,提醒事項的任務整理功能比較少,僅能添加日期、旗標、優先級、二級任務和附件,但在使用一段時間之后,我認為已經足以管理日常工作了。
接下來,看看我是怎么改造提醒事項的。
首先,點擊右上角的編輯,新增群組,將自己的任務管理系統劃分為收件箱、工作、學習、生活 4 個部分,并且利用圖標功能為每個列表添加了圖標,讓自己能快速、直觀地區分列表。
接著,新添任務「寫 Reminders 文章」到收件箱,將任務拆分為兩個子任務,并且打上旗標,添加開始日期為今天,最后將列表改成 AppSo,或者直接拖到 AppSo。
最后,執行任務時,我只需要根據場景去選用不同的智能列表即可。
比如,開始一天工作時就看今天,想先完成重點工作時就看旗標,完成今天所有事情后可以看下計劃或者收件箱,開始計劃下一階段的任務時可以看全部或者計劃。如此,你的任務管理也是完全按照 GTD 的理念去執行的,但實際執行成本卻遠低于真正的 GTD 理念。
除此以外,提醒事項還有這些好的新老功能也不容錯過。
1. 自然語義輸入,幫助你更快速地完成錄入。(中文錄入還有小 bug,敬請期待正式版)
2. 地點提醒,設置到達和離開時提醒你做某件事情,最常見的場景就是到家時取快遞。不過測試版的地點提醒還有 bug,完全偏移位置了。
3. 協作 list,跟之前介紹日歷(用好 iPhone 自帶的日歷 App,幫你省下買第三方應用的錢)的使用方法一致,創建一個家庭或小團隊協作待辦列表,及時互通任務。添加方法很簡單,選擇列表,點擊右上角,添加參與者即可。
4. iPadOS 獨享功能:手勢拖拽和首頁固定面板。更改任務列表的入口藏得還是比較深的,不如直接拖拽?列表也可以隨意拖拽。
iPadOS 的一大改進就是將負一屏做到了正半屏,我們可以將提醒事項固定在首頁,那么在用 iPad 的時候就能直接看到今日任務了。
待改進的地方
說完好的部分,提醒事項也有如下不足的地方:
盡管有如上不足,但并不影響提醒事項已經成為任務管理工具的事實。對于大多數人而言,GTD 的回顧環節并不需要處理地十分精確和復雜,只需要讓列表顯示已完成事項,看看這個列表下過去一周完成的任務即可。再加上提醒事項在 iOS 上得天獨厚的優勢,它已經足以作為大部分人的任務管理工具了。
提醒事項 Vs. Microsoft To-Do
接著,讓我們來看下它和 Microsoft To-Do 的對比。Microsoft To-Do 是微軟收購奇妙清單后的產物,說實話,剛推出的時候引來一片罵聲。
但是,我發現它也一直在完善自己的功能,近期還推出了 Mac 版,完全打通了 iOS、iPadOS、macOS、Windows、Android、網頁版六個平臺。Microsoft To-Do 和提醒事項兩個軟件無論是界面結構、產品功能,還是使用邏輯,可以說幾乎一樣。所以,也就拿它來做個對比。
▲主頁面(左為 iOS 13 的提醒事項,右為 Microsoft To-Do)
▲任務界面(左為 iOS 13 的提醒事項,右為 Microsoft To-Do)
下面,讓我們用一張表格來直接了解兩者功能上的異同點。
可見,兩者功能相差無幾,因此文章第二節的方法同樣適用于 Microsoft To-Do。并且,Outlook 郵箱的郵件也可以直接作為任務添加到 app 里。
另外就是我前面提到的我的一天的功能邏輯。提醒事項的使用邏輯是為任務添加日期或者旗標屬性,接著去今天或旗標列表去查詢。
而 Microsoft To-Do 的使用邏輯是點擊我的一天右上角的燈泡圖標,選擇適合的任務添加到我的一天,不過我的一天并不會顯示今日任務,更適合每日早上時安排今日任務,相比提醒事項的今天列表更符合使用邏輯。早上剛到公司,可以用這個功能認真地安排下今天的任務。
如果你是 Windows + iOS,我會更推薦 Microsoft To-Do。但如果你是全蘋果用戶,顯然提醒事項在生態內比 Microsoft To-Do 是好很多的(除了今日列表)。
當然,你也可以讓提醒事項和 Microsoft To-Do 雙向同步。在「通用 – 密碼與賬戶 – Outlook 賬戶」中,將提醒事項打開,就能實現用 Outlook 賬戶下的列表進行雙向同步,但是 Microsoft To-Do 的重要會被識別為提醒事項的最高優先級,而不是旗標。同時,新功能也是不可以使用的。
結語
GTD 強調任務管理的輸入和輸出(回顧),不為完成任務而完成任務,希冀完成任務后能清楚地見到任務對自己的提升。
那么,究竟要不要使用 GTD 管理自己的任務呢?首先,明確回顧任務是否真的對自己有幫助,其次,回顧任務是否真的復雜到需要用到類似 OmniFocus 的透視這么強大的功能,最后是自己能不能堅持使用。
如果不是,你可能更需要的只是一張待辦列表。千萬不要讓效率工具降低你的效率,GTD 里有條原則是能用 2 分鐘解決的事情就不要拖。同樣的,如果你能用簡單的工具就提高效率,為什么要用復雜的工具呢?
我想,這也是為什么蘋果和微軟完全有能力打造最強的 GTD 軟件,卻退而求其次將軟件設計成現在這樣。很顯然,滿足多數人的需求才是這兩家公司的目標,也就不難理解為什么不做奇妙清單,改做 Microsoft To-Do 了。
近期,筆記軟件 Agenda 集成了日歷和提醒事項,幫助用戶更便捷地管理自己的生活。而新提醒事項中有一項功能是可以在發 iMessage 時提醒自己做某項任務。
我們來開個腦洞,如果微信也集成了提醒事項,我們在發微信給某人的時候突然彈出來要做某件事,這才是真正地提高效率吧?抑或是,蘋果開放全局監控粘貼板的權限給提醒事項,提醒事項在發現復制的內容有可能是任務,自動彈出是否要添加為任務,點擊確認即可新添任務,這才是真正地提高效率吧?
開的這兩個腦洞,大概率情況下只會,也只敢開放給自家軟件。因為只有這樣,蘋果也才能保證隱私不被泄漏。所以,我最近也在慢慢地退回原生軟件了。原生軟件的安全、便捷和高權限是其他軟件無法比擬的,比如提醒事項到期未完成的任務會默默待在鎖屏界面,比如我只會用備忘錄鎖住自己的賬號密碼。
其實,只要你踐行 GTD 理念,一張紙也能成為你優秀的 GTD 軟件,只是軟件會更便捷。新的提醒事項,值得一試。
Microsoft To-Do 大小 82.6 MB,免費,需要 iOS 10.0 或更高版本。App 涵蓋 iOS、iPadOS、macOS、Windows、Android、網頁版等多平臺。
提醒事項暫時還在測試中,免費,需要 iOS 13 或更高版本。