然2022年剛開始，但卻是職場(chǎng)人最頻繁地與各類文件打交道的時(shí)候，若沒有一個(gè)高效的文件管理方法，便容易面臨以下難題：
? 在電腦上找不到想要的文件
? 桌面堆滿文件，想整理卻無從下手
? 外出/回家加班時(shí)，需要的文件卻不在身邊....
想解決這些難題其實(shí)很簡(jiǎn)單，今天給大家介紹下3個(gè)技巧，幫你快速找文件。
文檔多設(shè)備實(shí)時(shí)同步，是高效文件管理者必須要掌握的技能，有了它你就可以：
? 跟隨時(shí)帶電腦說拜拜，手機(jī)或其他設(shè)備，都能隨時(shí)查閱電腦文件
? 跟反復(fù)文件傳輸說再見，每次登錄設(shè)備查看的都是最新的文件
針對(duì)這個(gè)場(chǎng)景，WPS提供了桌面云同步功能，幫你把電腦桌面上的文件實(shí)時(shí)同步到云網(wǎng)盤，讓其他設(shè)備隨時(shí)查看和編輯。
目前此功能僅支持Windows平臺(tái)。只需輕松兩步，就能快速開啟：
1）打開WPS Windows最新版，點(diǎn)擊左下角「我的云服務(wù)」
2）點(diǎn)擊「桌面云同步」，選擇開啟
開啟后，使用「桌面云同步」功能的桌面文件，會(huì)同步至「我的云文檔」—「桌面」文件夾
WPS 移動(dòng)版，可以在「文檔/云文檔」—「桌面」文件夾中查找。即便不在電腦前，也能用手機(jī)查看電腦文件?！?/span>
分類和標(biāo)記，可以讓雜亂無章的文件更規(guī)整，更方便我們找到。以下2個(gè)分類與標(biāo)記方法值得你一學(xué)。
如果需要經(jīng)常打開一些文件，你可以在WPS中給文件加星標(biāo)。
添加后，便能直接在首頁「最近打開」的 ?? 星標(biāo)中快速打開，不需要再花費(fèi)時(shí)間尋找。
敲重點(diǎn)！添加「星標(biāo)」的文件，將會(huì)自動(dòng)備份到 WPS 云服務(wù)中。也意味著，無論你換到任何電腦、手機(jī)，只要登錄同一賬號(hào)，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪里的煩惱。
對(duì)于涉及個(gè)人隱私，需要安全保存的文件，如賬號(hào)密碼、商務(wù)合同等，可以存在WPS私密文件夾。
使用方法：將WPS更新至最新版，點(diǎn)擊首頁【文檔】-【我的云文檔】，即可找到【私密文件夾】。
它的優(yōu)點(diǎn)主要是：
① 雙重加密認(rèn)證
想打開WPS「私密文件夾」，需要先登錄WPS賬號(hào)，然后輸入私密文件夾獨(dú)立的密碼，經(jīng)過雙重加密認(rèn)證后才能打開。
② 無痕使用
在私密文件夾里打開的文件，不會(huì)在首頁【最近使用】中留下打開過的記錄，也不會(huì)被本地緩存。
③ 數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)
與常用數(shù)據(jù)隔離，單獨(dú)保存隱私數(shù)據(jù)。
文件管理的目的，便是在需要時(shí)能夠快速搜索定位。WPS首頁搜索框可以實(shí)現(xiàn)快速搜索定位。
倘若將文件備份至云文檔，WPS會(huì)員用戶還能使用「全文檢索」功能，在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，不僅能快速找到相關(guān)的文件名稱，還能看到文檔正文內(nèi)容中含有關(guān)鍵詞的文件。
具體如下圖所示：
最后，我們來總結(jié)下，文檔高效管理的3個(gè)要領(lǐng)：
? 多端實(shí)時(shí)同步：推薦使用WPS「桌面云同步」
? 分類與標(biāo)記：推薦善用WPS「星標(biāo)」、「私密文件夾」
? 快速搜索查詢：推薦善用WPS首頁搜索框，快速定位
以上就是今天介紹的內(nèi)容啦~
如果你還沒有良好的文件管理習(xí)慣，那建議你在WPS試試以上功能吧！讓每一個(gè)時(shí)刻，都能輕松找尋文件。
者鄒小強(qiáng)，10年時(shí)間管理實(shí)踐者，《小強(qiáng)升職記》作者
你的電腦桌面看上去是不是這個(gè)樣子？
如果你有下面幾個(gè)「壞習(xí)慣」，電腦里的文件不亂才怪：
文件層級(jí)太深：比如說一個(gè)銷售數(shù)據(jù)Excel文件存放在「D盤–2017年–大靈通項(xiàng)目–西大街門店–月報(bào)表」這個(gè)目錄下，看上去一層一層很清晰對(duì)吧？但除非你是處女座，否則會(huì)很快失去耐心，隨便一放就算了。
按文件類型歸類文件：Windows操作系統(tǒng)默認(rèn)的分類是：我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類適合個(gè)人電腦，而不是工作電腦。工作電腦里可能90%的文件都在「我的文檔」里面，所以這樣分類就失去了意義
一個(gè)文件有多個(gè)版本：你要找一個(gè)「2016工作總結(jié).doc」文件，通過文件搜索發(fā)現(xiàn)桌面有1個(gè)、D盤有1個(gè)、郵箱附件還有1個(gè)，那么問題來了：到底哪一個(gè)才是最終版本呢？難道要比較最后修改日期？累死了！
很多文件都放在電腦桌面：從微信、郵件附件、QQ、釘釘?shù)雀鞣N渠道收到的文件因?yàn)檫€不知道怎么歸類，或者要進(jìn)行下一步的處理，所以都放到桌面?？墒峭蝗浑娔X無法啟動(dòng)了，技術(shù)支持部門的人說要格式化C盤重裝系統(tǒng)，這一下就悲劇了，因?yàn)樽烂嫖募A恰好就在C盤，崩潰ing。
看到這里，我建議大家還是養(yǎng)成幾個(gè)整理電腦文件的好習(xí)慣，讓我們工作的時(shí)候心情更好一點(diǎn)，效率更高一點(diǎn)。
1.橫向分類，用MECE原則橫向分類就像是明確一下每個(gè)抽屜放什么樣的東西。
工作性質(zhì)不同分類的方式也不一樣，比如：
按客戶分
按項(xiàng)目分
按時(shí)間分
但這都要遵循一個(gè)原則：MECE，這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書里提到的分類原則：
MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互獨(dú)立，完全窮盡」。也就是對(duì)于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。
比如對(duì)這個(gè)世界上的人進(jìn)行分類：
無重復(fù)，有遺漏：老年人+中年人+青年人，遺漏了小孩、嬰兒等
有遺漏，有重復(fù)：成年人+男人，遺漏了小女孩，而且成年人中包含了男人
有遺漏，有重復(fù)：男性+女性+小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩
無遺漏，無重復(fù)：男性+女性
你可以試著用筆紙先對(duì)文件夾進(jìn)行分類，然后再開始整理。
2.縱向搜索，用Everything工具縱向搜索就像是你出門時(shí)從放褲子的抽屜拿出褲子，從放衣服的抽屜拿出衣服。
給大家推薦一個(gè)搜索文件的利器：Everything（Windows下使用，Mac下用不著），它的特點(diǎn)是：
搜索速度快到嚇尿；
快速下載安裝，不到500k；
感覺不到存在，占用系統(tǒng)資源?。?/p>
新文件也能實(shí)時(shí)搜索到。
不過Everything還做不到對(duì)文件內(nèi)容的搜索。
所以你可以想象這樣的場(chǎng)景，當(dāng)你需要：
硬盤空間不夠：查找比較大的垃圾文件刪除，那么直接搜索文件大小大于多少M(fèi)B的就立刻出現(xiàn)；
只大概文件名：Everything可以模糊查詢，找電影、找程序、找文檔，都行，不用大概一層一層的文件夾；
經(jīng)常需要找某些文件：比如「工作總結(jié)」，可以在Everything建立一個(gè)書簽，下次直接點(diǎn)開這個(gè)書簽就能找到這些文件。
而且，更重要的是，它是免費(fèi)的！（用了半天的營(yíng)銷套路，介紹了一個(gè)免費(fèi)軟件，哈哈……）
3.建立行動(dòng)導(dǎo)向的桌面文件夾那么，電腦桌面要放些什么？那些QQ、微信、釘釘、郵件里的臨時(shí)文件存放到哪？
每一個(gè)文件的背后實(shí)際上就代表著一件待辦事項(xiàng)，比如說財(cái)務(wù)預(yù)算表，其實(shí)代表著「審核一下預(yù)算是否合適」這件事，所以我建議在桌面建立三個(gè)文件夾，你可以看到這三個(gè)文件夾都是以行動(dòng)為導(dǎo)向的：
Inbox：各個(gè)渠道來的臨時(shí)文件，或者需要處理還未處理的文件，都放到Inbox文件夾里，每天下班前清理一次這個(gè)文件夾，當(dāng)開始著手處理這件事時(shí)，就挪到「進(jìn)行中」文件夾；
進(jìn)行中：正在修改、正在回復(fù)、等待反饋結(jié)果的文件，都放在這個(gè)文件夾，完成后，就放入「歸檔」文件夾；
歸檔快捷方式：通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」，把解決掉的文件歸檔到相關(guān)目錄下。
結(jié)語我們不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。
想象一下，一上班，打開電腦，看到亂糟糟的電腦桌面，你是什么樣的心情？
反之，一打開電腦看見的是干凈整潔的桌面，那又是什么心情呢？整理衣柜、收拾家里也會(huì)有同樣的效果，所以小強(qiáng)建議大家有空的時(shí)候把自己的生活、工作環(huán)境都整理整理。
們?cè)趯?shí)際工作中，制作表格，可能會(huì)碰到各種各樣的需求。有些需求，如果沒有真正碰到過，根本沒法想象。但是，碰到了，你就得想盡辦法去解決問題。
這就是一個(gè)典型的文件管理問題。經(jīng)常要管理很多檔案、商務(wù)文件的小伙伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的 3 個(gè)妙招，一并解決如下各種文件管理難題：
如何為文件清單快速添加分類信息；
如何快速統(tǒng)計(jì)不同類別的文件數(shù)量；
如何批量創(chuàng)建帶超鏈接的文件目錄；
最后還有一個(gè)小彩蛋。精彩馬上呈現(xiàn)：
下面是有一份文件清單表，需要給不同類型的文件添加分類名稱：Excel / PPT / 電子書等。
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 插入標(biāo)題行后打開篩選器；
? 按文件名篩選，輸入包含的字符；
? 選中擬輸入分類的區(qū)域；
? 輸入分類名稱；
? 按【Ctrl+Enter】批量填充到選中區(qū)域。
小知識(shí)
篩選-選中-輸入-【Ctrl+Enter】，是 Excel 中極其常用的一個(gè)組合拳。用來按條件篩選并批量修改數(shù)據(jù)。
在文件列表中，想查看某個(gè)類別下有哪些文件？利用篩選功能，輕輕松松實(shí)現(xiàn)。例如，查看所有 PPT 文件清單：
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 選中第一行，按下快捷鍵【Ctrl + Shift + L】，快速打開篩選器；
? 點(diǎn)擊 B2 單元格【備注】的下拉菜單，選擇篩選的文件備注。
小知識(shí)
篩選是 Excel 中最為常用的一個(gè)關(guān)鍵技術(shù)。看似簡(jiǎn)單輕巧，用法非常豐富，案例中的方法僅僅是冰山一角。
想知道哪一類文件數(shù)量的多少？只要隨隨便便一拖就能統(tǒng)計(jì)出來：.
動(dòng)圖中的操作要點(diǎn)：
? 選擇任意一個(gè)數(shù)據(jù)
? 在【插入】選項(xiàng)卡中，找到并點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表】
? 把【備注】拖動(dòng)到【行】區(qū)域，把【文件名】拖動(dòng)到【值】區(qū)域
統(tǒng)計(jì)完成！
小知識(shí)
只要有分類名稱，利用數(shù)據(jù)透視表就能實(shí)現(xiàn)快速分類匯總統(tǒng)計(jì)。無論你的數(shù)據(jù)是 1 行，還是 10000 行，都只需要 1 秒。數(shù)據(jù)透視表是 Excel 中最具殺傷力的核武器。
有超鏈接，點(diǎn)擊就能直接打開相應(yīng)的圖片、照片、文檔等文件。怎樣在 Excel 表格中批量創(chuàng)建超鏈接呢？需要用到一個(gè) HYPERLINK 函數(shù) 。
動(dòng)圖的案例中涉及的關(guān)鍵操作：
? 在 C2 輸入了如下公式：
=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")
? 向下填充公式，點(diǎn)擊 C 列「鏈接」就能查看對(duì)應(yīng)文件。HYPERLINK 函數(shù)的結(jié)構(gòu)如下：
因?yàn)殒溄拥刂肥歉鶕?jù) A 列的文件名動(dòng)態(tài)計(jì)算的，所以填充公式后，會(huì)鏈接到對(duì)應(yīng)的文件上，點(diǎn)擊生成的鏈接也就能夠查看對(duì)應(yīng)的文件了。
是不是超酷炫的！小伙伴們，手工操作是??！得治！