.為什么要學習文件管理？
我們在電腦使用時，是不是經(jīng)常會遇到以前用到的文件，找不到？這是因為我們沒有做好我們的文件管理。
2.什么是文件管理系統(tǒng)？
文件管理系統(tǒng)，就是處理文件的流程。
3.如何建立自己的文件管理系統(tǒng)？
我的文件管理系統(tǒng)分成2個部分，第一個部分，收件箱，用來存放臨時的文件和待處理的文件。第二個部分，分類文件庫，把處理好的文件，有價值的文件，分類存在文件夾里。
如何給文件分類呢？我自己的分類方式是4大類：事業(yè)，學習，財富，生活。這是個大類。大家可以根據(jù)自己的需要，再往下分為更下一級的分類。
分類分好了，我們開始給每個文件夾命名。一級文件夾命名的方式“數(shù)字（一級目錄）-備注”，比如“1-事業(yè)，2-學習，3-財富，4-生活”。二級文件夾命名的方式“數(shù)字（一級目錄）-數(shù)字（二級目標）-備注”，比如“1-1-知識付費，1-2-長租公寓”，以此類推。
如何處理文件？我收到一個待處理文件，先存在“0-收件箱”文件夾里，處理完之后，再分類存放在“分類文件庫里”。如果是事業(yè)類的文件，就放在“1-事業(yè)”的文件夾里。
4.這樣做有什么效果嗎？
我們這樣處理文件之后，就會有一個干凈整潔的電腦桌面，再也不會找不到我們處理過的，有價值的文件了。
你學到了嗎？
工作中經(jīng)常使用到的文件，很少有人會細致的去整理，由于大家每天都在使用電腦，通過各種工具來溝通，時間一長電腦桌面上，就會形成特別亂的情況;一個人桌面越亂，說明工作內(nèi)容越多;這個時候為了不影響自己的工作進度，很有必要對這些文件進行系統(tǒng)的整理和分類，這樣才能更好的保證自己的工作效率，下面小編為大家分享整理桌面文件的四個步驟，有需要的朋友們趕緊與小編來學習下吧!
一、根據(jù)工作日程時間建立分類文件夾
大家可以按照日程時間，先來看看自己有哪些需要做的工作;將自己需要在一天內(nèi)完成的工作，放入到一個文件夾里;在這些文件中肯定會有期限的文件，自己要做好標記，放入到一個文件夾;哪些沒有期限的工作，雖然說不著急去做，但是這個工作又不得不做，這個就需要自己提前給完成好，這一類放在一個文件夾;當然還有一些在10分鐘之內(nèi)，就能完成的細碎工作，這些工作都可以很好的去完成，也不需要其他相關(guān)的資料，放入到一個文件夾里;雖然每個人的工作和行業(yè)有所不同，但是大部分還是適用這四個分類的方法;下面簡單給大家總結(jié)下：
1.今天需要做完的工作
2.在期限內(nèi)要完成的工作
3.沒有期限的一些工作
4.10分鐘以內(nèi)就可以做好的工作
二、建立一個“今天需要做完”的文件夾
放在這個文件夾里的文件，很簡單就可以理解，這些工作都是自己在一天內(nèi)需要完成的工作;要明白只有一天內(nèi)，需要完成的工作，才能出現(xiàn)在這個文件夾里;相信經(jīng)過大家的努力，這個文件夾里的文件，會越來越少，直到文件夾徹底被清空之后，才可以輕松下班回家;如果這個文件夾里的文件比較多，就需要自己加快速度去完成工作，才能及時完成當天要做的事情。在完成當天工作的過程中，如果新增了當天要做的事情，那么不需要有任何思考，直接把文件加進文件夾里即可。
三、建立一個“有時間期限工作”的文件夾
在這個文件夾里，就是要存放一些，在一定期限內(nèi)需要完成的工作，這個文件夾里的工作，雖然可以暫時不用去做，但是總得去完成這個工作，自己可以表明需要完成的日期，在規(guī)定的時間內(nèi)就要去處理這些工作;文件夾里的工作，在被自己完成后，里面的文件就會越來越少;因此,在這個文件夾中也不會存放著過多的文件。與“今天需要做完”不同。為了明確這些事情的具體日期，要給這個文件夾標好時間，需要自己做到天天去查看著這個文件夾。
四、處理沒有期限工作的方法
由于這些工作不著急，也不需要在規(guī)定的時間內(nèi)去完成，因此在自己不忙的時候，再去做里面的工作，自己可以將所有不著急的文件，統(tǒng)統(tǒng)放入到這個文件夾;可以在“沒有期限的事情”這個文件夾中，收納除此之外的其他所有的事情。為了能夠按照這個標準，快速地把每天都在處理的文件、案件放入這四種文件夾的某一個，需要當時就完成分類并投放。不可以猶豫該如何分類，或暫且先把文件堆積在桌面上。
當一個職場人員，學會了這種立即處理的習慣，就可以在工作中避免一些不必要的麻煩出現(xiàn)，自己的工作分好類別之后，自己的電腦桌面就會非常的整潔趕緊，在工作的過程中，自己也能擁有好的心情。如果你平時的工作比較繁雜，平時又不習慣整理，就趕緊來學習下這四個步驟吧!
知道有沒有小伙伴和我一樣，有時候在進行某一項工作時，收集整理的資料喜歡保存到桌面上，所以，電腦桌面看起來總是亂糟糟的，找文件的時候也是頭疼得很，看花了眼。
但是，如果安裝了小智桌面的話，以上問題就可以得到解決啦！
因為小智桌面的一大特色功能就是桌面整理，將電腦桌面上的文件按照指定規(guī)則自動整理，如圖片整理到圖片分區(qū)、文檔整理到文檔分區(qū)、文件夾也有獨立的分區(qū)……桌面也就瞬時恢復整潔干凈。
而且，如果這些分區(qū)內(nèi)的文件太多，不容易找不到的話，還可以直接在分區(qū)里面搜索查找。
那么，小智桌面是怎么開啟一鍵整理，讓你的電腦桌面時刻保持干凈整潔呢？
當前版本中，啟動小智桌面后，在桌面空白處單擊鼠標右鍵，選擇“小智桌面整理”，再點擊“一鍵桌面整理”就可以啦！
如果習慣鍵盤操作，也可以直接使用一鍵桌面整理的快捷鍵（默認快捷鍵：Alt +F5）快速整理。
如果此時還有未被整理的圖標，比如，桌面快捷方式，可以在“設置中心”—“桌面整理”—“整理規(guī)則”里，將“快捷方式”的按鈕打開，再回到桌面開啟一鍵整理即可。