個將 Ctrl+S 刻在腦海中并習慣性保存的人都曾是電腦死機、突然斷電的受害者。
辛辛苦苦制作的設計圖、表格數據就因為這么個“小意外”一切從頭開始，崩潰的情緒會讓你牢記這個好朋友。雖然很多軟件都有自動保存的功能，但是自動保存還是存在一定局限性，最后編輯的記錄也不一定會被保存下來，不過比起整個文檔的丟失我們更愿意選擇找回大部分數據，在此基礎上沿著原來的思路重新來一遍，不用從0開始。
為了避免類似悲劇發生，我們幫大家整理了幾大常用軟件的備份方法，趕緊收藏吧！
作為全球用戶量最多的辦公軟件，Microsoft Office 有很多組件，其中最常用的就是 Word、Excel、PowerPoint，它們的備份方法基本一致：文件——選項——保存，再勾選自動保存功能，設置保存時間間隔和存儲位置后，就不必再擔心軟件崩潰了。
國產辦公軟件，國內用戶量僅次于Office，有很多實用的功能。數據備份設置：打開軟件后點擊文件——選項——安全性，勾選生成備份文件功能即可。查找備份的數據需要打開備份中心，在備份中心選擇備份文件打開，在備份中心可以自定義備份方式與備份文件的存儲位置。
應用最廣泛的作圖軟件之一，PS是所有設計師入門必須掌握的基礎軟件，作圖付出的心血絕對不比寫文本文檔、數據表格少。它的自動保存設置依次點擊編輯——首選項——文件處理，在彈出窗口勾選自動存儲恢復時間的間隔，再填寫時間即可。
短視頻的興起讓很多人接觸到視頻剪輯，作為剪輯視頻的元老級軟件PR也走進了很多人的生活，但是軟件崩潰的問題常有發生，設置自動保存的方法：打開文件點擊編輯——首選項——同步設置——自動保存。設置好自動保存時間間隔及存儲位置即可。
設置自動保存后不必再擔心電腦死機軟件崩潰，就算被誤刪除的文件也可以通過備份文件找回。PS里的歷史窗口更是能保存用戶操作的每一個步驟，想恢復到哪步都沒有問題。
和PS有異曲同工之妙的是微表在線表格的協作記錄查看功能。創建者可以通過協作記錄查看表格數據的增刪改記錄，最方便的是它保存了每個協作者操作前后的數據，并在記錄中對修改的數據做了標紅處理，創建者通過協作記錄可以一眼就看出每個參與者修改了表格的那些內容。
再加上微表是在線表格，在微表中的所有的操作都通過網絡實時同步保存，用它記錄數據，完全沒有忘記保存的煩惱。
總而言之，防止文件丟失的辦法有很多，在開始工作之前隨手設置自動保存是最簡單的選擇。
然斷電，或者說意外斷電，對電腦有沒有損害呢？這是我們比較擔心的，自帶電池的比如筆記本，或者ups之類的請路過。由于意外斷電，造成電腦非正常關機，確實會對我們電腦造成影響，請聽我慢慢講來。
斷電后，正常運行的包括系統等各種軟件運行，都會突然中斷，造成相關參數、記錄、編輯的文檔等數據都無法及時保存。比如word、wps等文檔編輯器，容易造成編輯的文檔丟失，注意養成隨手保存的習慣。操作系統突然關機，重啟時系統會檢查硬盤里文件有沒有錯誤，造成系統啟動時間很長。
總體看來，對軟件的影響不大，對于已經保存的數據可以說沒有影響，對未保存的數據影響特別大，不提前采取保護措施，一般都會丟失。
主要原因是：內存數據，在斷電后不能保存，沒有斷電記憶功能。
隨著內存發展，具備斷電記憶功能的內存普及，這些問題都可以迎刃而解。
斷電，對于電子元器件沒有什么影響，有影響的主要是一些含有機械運動的構件，停轉后造成的損害。主要影響是：
一是散熱系統
常見的電腦散熱系統是風冷和水冷兩種，由于突然斷電，風冷系統的風扇，水冷系統的水泵，都會停止，CPU、顯卡等設備，產生熱量的無法及時排出，形成過熱后上，熔化焊錫造成配件斷路或者虛焊，甚至過熱燒壞一些元器件或者主芯片。
但也不要過于擔心，絕大部分電腦都不會存在這問題，因為電腦各配件本身發熱量并不大，在設計上都已經考慮到這個問題，主要是一些人，喜歡超頻超性能使用，是很有可能造成這種問題。
二是硬盤
我們分固態硬盤和機械硬盤來講。
（一）固態硬盤
由于固態硬盤沒有機構構件，斷電基本上沒有影響，有影響就是硬盤緩存中數據沒有及時寫入存儲單元，造成數據丟失，對于固態硬盤高速讀寫能力，可以忽略。
（二）機械硬盤
突然斷電，對機械硬盤的影響甚大。我們先講講機械硬盤是怎么工作的。
硬盤通電后，硬盤的磁性盤片，在旋轉電機的帶動下，開始高速旋轉，我們臺式機硬盤一般是每分鐘7200轉，筆記本是5400轉，服務器萬轉以上。硬盤的磁頭在伺服電機（音圈馬達）的控制下，由停機狀態下固定位置（磁頭托架）離開，轉變為隨動狀態，隨時準備讀寫，我們暫且稱之為待機狀態。
當需要讀寫數據時，硬盤主芯片控制伺服電機，將磁頭高速移動到指定盤片軌道上，磁頭在盤片上空幾微米開始讀寫數據，把數據讀入到硬盤緩存中，或者將硬盤緩存數據寫入到盤片上，讀寫完成后，磁頭離開盤片，再次進入待機狀態。
系統關機時，斷電時，硬盤磁頭回落到停機下的固定位置，盤片旋轉電機停止工作，盤片由高速旋轉慢慢降至為零。
從此我們可以看出，主要的影響有：
一是磁頭損壞盤片劃傷
當磁頭在讀寫數據時，磁頭是幾乎貼在盤片上空，一旦斷電，磁頭失去了伺服電機（音圈馬達）的精確控制，就很有可能直接接觸盤片，造成盤片劃傷。如果在此期間還有其它振動，磁頭更容易撞擊到盤片，形成劃傷。如果磁頭沒有回到磁頭托架上，在其正常位置上，再次啟動時，硬盤還以為磁頭在正常位置，按常規操作，就會容易使磁頭擺動過度，撞擊盤片或者其它地方，造成磁頭和盤片永久的損失，比如有的壞硬盤經常聽到卡嗒卡嗒的聲音，就是磁頭擺動的聲音。
二是硬盤緩存數據丟失
由于機械硬盤寫入速度非常慢，硬盤緩存就是用來緩解直接寫入盤片太慢的這種情況，將數據高速寫入到硬盤緩存中，暫時將數據保存于緩存中，再慢慢的由硬盤寫入完成。如果突然斷電，就會造成緩存數據丟失，來不及寫到盤片上。
總的來說，意外斷電，容易造成數據丟失，機械硬盤硬損傷。
但是大家也無需過多擔憂，雖然機械硬盤受斷電影響很大，但是不代表一定就會形成硬損傷。現在硬盤和電源都有一定的保護措施，避免了受到斷電的影響。比如好的電源，在斷電后給硬盤供電零點幾秒的延遲，硬盤磁頭也有自動歸位的的機制。如果突然斷電，控制磁頭的伺服電機就會突然失電而失去動力，磁頭就會在極短的時間內由于一個永磁鐵的作用力而回到磁頭托架上面去。其實機械硬盤最大的敵人就是振動。
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進行OFFICE操作時，如果突然斷電或死機，你的文檔突然之間就沒了，之前付出的一切將付諸東流，豈不太可惜，而且還浪費了很多的時間和精力。
教你一個簡單的操作就可以將損失降低到最小。
讓我們來試試吧：
自動保存的設置，此方法同樣適合WORD.EXCEL.PPT等。
自動保存設置步驟;
選擇“文件”進入“選項”
左側選擇“保存”，如下圖設置，可以根據自己的需要調整時間間隔。
恢復文件的位置也可以進行更改。
這樣一來，即使，突然斷電，我們的損失也就會降低到最近的10分鐘之內。怎么樣，你記住了嗎？
趕緊給自己的OFFICE軟件設置一下吧。
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爛葉子:70末大叔，高校計算機專業講師，資深office培訓講師，培訓學員20000+。每日分享office干貨技巧，80%職場人都在關注！關注轉發后私信索取免費素材和更多教程。