昨天一個學員給我發了一個表格，他說是美女同事做的表，自己自告奮勇但是搞不定excel中輸入數字，希望我看看，打開后我瞬間就無語了，幾乎所有的坑都被她踩了一遍：合并單元格、數據帶單位、空格占位、顏色做標記本來幾分鐘就能搞定的問題，硬生生搞了半個小時，做到最后，我覺得很有必要跟大家重申下：Excel究竟應該如何錄入數據，一定要轉給你的同事好好看一看，避免再次“被坑”。
首選一維表
在Excel中錄入數據，首選一維表格，因為所有的函數，透視表等數據處理工具，都是一維表進行編寫的，那么什么是一維表呢？我們可以將Excel看做是一個平面，一個平面是有2個維度的，所以Excel表格也是最多只有2個維度，而根據這2個維度，可以拆分出2種圖表類型一維表格：僅僅只需通過首行或者首列一個表頭字段來進行數據閱讀的表格二維表格：需要通過首行與首列2個字段進行數據閱讀的表格，具體如下圖所示下面這2個表格，展示的數據是一模一樣的，1維表便于進行數據統計，但是會占據更多的空間，2維表不利于數據統計，會占據更少的空間，所以它更適合用于數據展示
2.禁止錄入單位
這是很多人都喜歡，甚至是習慣犯的一個錯誤如果將單位連同數據錄入到單元格中，單元格的格式就是【文本格式】，文本格式是不能直接進行【加減乘除】四則運算的。這樣的數據直接計算會是一個錯誤值，我只有將單位都替換掉后才能正常計算建議：如果必須錄入單位，可以考慮將單位錄入在表頭，不影響計算
3.同列同格式
一列數據，格式必須一致，不然真的是離了個大譜，我拿到的數據，居然把【噸、千克、克】這三個單位錄入到了一起，光分離單位就用了好久。還有就是如果同一列數據格式不同，這個錯誤也是很難被發現的如下圖所示，【成績】這一列有3個數字它們的格式是【文本格式】，使用sum函數對【成績】和，【文本格式的數字】是不會參與運算的，這樣就會得到錯誤的結果。
4.禁止錄入空格
對齊名稱，不要再使用空格了，查找錯誤就得掉好幾根頭發如果你使用空格進行數據對齊，在使用函數進行數據統計的時候，往往會找不到結果，這是因為【魯班】跟【魯 班】它們是不相等的excel中輸入數字，所以就會匹配不到結果在Excel中兩個數據相等必須是它們的【值】與【格式】都相等，Excel才會認為它們是相等的如果數據中存在空格，刪除也非常簡單，只需按下快捷鍵Ctrl+H調出替換，在【查找內容】中輸入一個空格，直接點擊【全部替換】即可
5.禁止合并單元格
合并單元格，可以說是數據統計的毒瘤，它會造成單元格的缺失，得到的結果往往是錯誤的。如果你的表格已經存在合并單元格，一定要把它們取消掉，但是你的表格如果是一些【奇形怪狀】的合并單元格，這個真的只能自求多福了！取消規整的合并單元格很簡單首先需要把合并單元取消掉，隨后按下【Ctrl+G】調出定位點擊【定位條件】選擇【空值】然后點擊確定，然后在【編輯欄】中輸入一個等于號，點擊下第一個姓名，按下快捷鍵【Ctrl+回車】就能實現批量填充
6.其他規則
以上列舉的是5個比較常見的錯誤方式，以下4點大家也需要注意下
避免出現1類1表的情況，相同類型的數據都錄入在一個表格，就用進行數據匯總了不要使用顏色標記數據，可以新增一列數據，在這一列中進行數據標記，方便統計多個相關Sheet，格式應該保持一致，方便進行數據匯總與批量引用表格牽扯人員較多，應該設置【數據驗證】規范數據錄入格式，避免大范圍出錯