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來一波兒Office軟件操作技巧，Word、Excel、PowerPoint都有，各種神操作，你可能會看傻眼！建議收藏！

Alt是單詞“Alter”的縮寫，意思為“改變”。

在Windows操作平臺下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。

• 按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然后Ctrl+C就可以復制，或你可直接修改這部分文字。

Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此：

按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

用Shift+Alt+上（或下）方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。

此外，Alt+F8 可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。

很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大殺器！ Office中的“F4” - 重復上一步操作。什么意思呢？

比如我輸入abc，按一下F4, 就會自動再輸入一遍abc；

比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重復一遍，應用到現在新選擇；

還可以干什么？做表格時候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重復！

最后，F4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事！

Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

• 最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤從當前光標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效！

• 知道了如何用鍵盤選擇，那接下來一定要知道F2的妙用！選擇好一片文本之后，按F2，光標會自動變成虛線，讓你可以不用按住鼠標左鍵拖動，而是用鍵盤的方式，將文本移動到任意位置！

• 如何快速放大縮小字體呢？ Ctrl + Alt + < 就是縮小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直觀吧！如果還想更詳細的調整字體，Ctrl + D調出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤操作吧：）

• Ctrl + L 左對齊， Ctrl + R 右對齊， Ctrl + E 居中

• Ctrl + F查找， Ctrl + H 替換。然后關于替換，里面又大有學問！巧用替換，可以幫你節省大把大把時間！

• Ctrl + Z是撤銷，那還原呢？就是Ctrl + Y，撤銷上一步撤銷！

• Shift+F3，英文全部大寫，英文全部小寫，首字母大寫切換。

• Ctrl + Shift + C 粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。

• Ctrl+Shift+Home/End，選中光標前后的所有文本

• 當插入點位于公式中某個函數名稱的右邊時，則會顯示“函數參數”對話框。

• Ctrl+B 應用或取消加粗格式設置，Ctrl+I 應用或取消傾斜格式設置

• Ctrl+V 在插入點處插入剪貼板的內容，并替換任何選定內容。只有在剪切或復制了對象、文本或單元格內容后，才能使用此快捷鍵。

• Ctrl+W 關閉選定的工作簿窗口。

• Ctrl+Y 重復上一個命令或操作（如有可能）。

• Ctrl+Z 使用“撤消”命令來撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目。

• 顯示了自動更正智能標記時，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重復”命令撤消或恢復上一次自動更正操作。

• WORD中輸入三個等號然后回車，出來就是雙橫線

• “顯示/隱藏編輯標記”按鈕，會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號

• Ctrl+1 設置當前段落行距為1倍，Ctrl+2 設置當前段落行距為2倍，Ctrl+5 設置當前段落行距為1.5倍
  

• 如何將PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。

Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過點擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕跡。

如果對修改的內容無異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。

然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導致文檔被修改過很多次后想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

當然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。

有一次審閱合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天后合同發給對方簽署，對方要求將之前合同（word版）所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。

可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。

這是“比較”功能的位置。

圖二：分別選擇原文檔和經過修改過的文檔：

圖三：舉一個簡單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區別。

有時候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除，這個時候我們可以完全可以用“查找替換”來輕松解決。

打開“編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會顯示“^p^p”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”(一個“^p”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。

這個替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。

類似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行（^p）替換為制表符（^t），如此一來，所有段落將變成一行，并且能直接粘貼進Excel的一行內，自動分為不同的列。

其他的通配符還有很多，可以使用通配符來搜索多個單詞。

例如，使用星號 (*) 通配符來搜索字符串（例如，輸入 s*d 會得出“sad”、“started”和“some other day”）。

• 如何使用通配符查找文本？

• 在“編輯”菜單上，指向“查找”，再單擊“高級查找和替換”

• 選中“使用通配符”復選框

• 在“特殊”彈出菜單上，單擊通配符，然后在“查找內容”框中鍵入任何附加文字

• 單擊“查找下一個”

注意選中上方的“Use wildcard”（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的時候查看即可：

還有這些…

掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。

比如，找所有句子與句子之間只有一個空格的地方（兩個空格為正常）。

輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

雙擊Word中右上角的小橫杠，輕松將頁面分為兩屏！

寫文章時同時看前面的內容，完全無壓力。

其實，小編覺得：Word里你會準確地設置字體段落頁面，會用頁眉頁腳，會分節，打印之前知道預覽，知道怎么用宏，會生成目錄，你已經打敗了超過90%的人。

以上這些技巧，能讓你的工作更加高效、錦上添花！▲

Excel是Office三大神器當中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我們中的太多小伙伴，卻一直把它當做是個“電子表格工具”。

今天和小編一起漲姿勢，學會下面這些神技，你的Excel分分鐘超過90%的同事！

還在把Excel僅僅當成一個畫表格的工具？

圖樣圖森破。

看看下面這張圖。

它顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時人口活躍圖。

分析公司DarkHorse Analytics 從美國勞工統計處獲得數據，并制作了這張二十四小時會唿吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。

利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖。

什么？你說這還是專業設計師的工作，你用不著？

那下面這些技巧，你一定用得著。

1. 快速求和？用 “Alt +=”

Excel的函數功能非常強悍，求和應該是最常用到的函數之一了。只需要連續按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數字的和。

2. 快速選定不連續的單元格

按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作表下方的狀態欄中會顯示出“添加到所選內容”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

3. 改變數字格式

Excel的快捷鍵并不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數字加上美元符號，因為符號$和數字4共用了同一個鍵。

同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把數字改成百分比（%）的形式。

4. 一鍵展現所有公式 “CTRL + `”

當你試圖檢查數據里有沒有錯誤時，<CTRL + `>能夠一鍵讓數字背后的公式顯示出來。

“`”鍵就在數字1鍵的左邊：）

5. 雙擊實現快速應用函數

同一個函數就不用一個一個敲啦。當你設置好了第一行單元格的函數，只需要把光標移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，雙擊，公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格里。

這是不是比用鼠標拖拉容易多了？！

6. 快速增加或刪除一列

對于那些整天要和Excel打交道的人來說，這個竅門或許能為你節省一點時間。

當你想快速插入一列時，鍵入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其實就是+號啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl + ‘-‘（減號）就能刪除你所選中的一列。

7. 快速調整列寬

想讓Excel根據你的文字內容自動調整列寬？你只需要把鼠標移動到列首的右側，雙擊一下就大功告成啦~

8. 雙擊格式刷

格式刷當然是一個偉大的工具。不過，你知道只要雙擊它，就可以把同一個格式“刷”給多個單元格么？

9. 在不同的工作表之間快速切換

在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開鍵盤（可以想象如果你學會了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸鼠標）。

“Ctrl + PgDn”可以切換到右邊的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切換回左邊。

呃，不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了……

10. 用F4鎖定單元格

在Excel里根據函數填充數據的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你并不這么想。當你要“絕對引用”——也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了…

其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號并鎖定；如果你繼續按F4，則會向后挨個循環：鎖定單元格、鎖定數字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

如果你覺得上面這些太基礎，那么下面這些函數就專供進階大神們享用了！

函數（公式，Formula）是Excel區別于其他軟件的神奇之處，然而我們中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

1. NETWORKDAYS和WORKDAY函數

如果你的老板問你，今天距離元旦還要工作多少天？

你難道真的要對著日歷一天天去數、一月月去算嗎？

太年輕。

Excel里的networkday 函數返回起始日期（start_date）和結束日期（end_date）之間完整的工作日數值。工作日不包括周末和專門指定的假期。

可以使用函數 NETWORKDAYS，根據某一特定時期內雇員的工作天數，計算其應計的報酬。

而如果你的老板有一天忽然開始思考未來，他抓住你，問你，從現在開始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

別哭。

有這樣的老板不是你的錯。丟給他這個GIF圖：

沒錯，這個函數返回的常常是個數字，不是Excel算錯了，是你的數字格式有問題，按下Ctrl+Shift+3，就能顯示日期啦！

2. IF函數

If函數的意思就是“如果”啦，如果滿足某個條件，就返回一個值，如果不滿足，就返回另一個。

If函數的語法是這樣的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要測試的條件。 value_if_true是這個測試的結果為 TRUE 時，您希望返回的值。

比如，下面這個GDP表格里，小編根據數值是否高于500萬來給對應的國家打上“poor”或“rich”的標簽。

3. SUMIF 函數

Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是對范圍中符合指定條件的值求和。 例如，假設在含有數字的某一列中，需要對大于 1000000 的數值求和。 請使用以下公式：

4. Trim() 函數，處女座福音1

這個函數可以輕松把單元格內容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1單元格里有空格，這個公式會只顯示其中非空格的內容。

5. Clean()函數，處女座福音2

Clean函數可以用來刪除文本中不能打印的內容。其他應用程序或者其他格式的數據導入到Excel里，經常會有一些莫名其妙的亂碼和字符。現在，只消一個神奇的Clean函數你的數據就立馬變得干凈整齊啦！

比如下面這個函數應用之后，莫名其妙的多行空格就不見了。

6. SUBTOTAL函數

SUBTOTAL函數其實是個函數組，就是返回一個列表或數據庫中的分類匯總情況。

SUBTOTAL函數可謂是全能王,可以對數據進行求平均值、計數、最大最小、相乘、標準差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

7. SUMPRODUCT函數

這個函數的功能是在給定的幾組數組中，將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。

SUMPRODUCT函數的語法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相應元素需要進行相乘并求和的第一個數組參數。Array2, array3……都是可選的。

比如，下面這個里面的函數目的就是把兩組數字對應乘起來再加和。

8. Text函數

Text函數能夠將數值轉化為自己想要的文本格式。

TEXT 函數還可以使用特殊格式字符串指定顯示格式。 要以可讀性更高的格式顯示數字，或要將數字與文本或符號合并時，此函數非常有用。

例如，假設單元格 C 中包含一組數字。 要將此數字的格式設置為美元金額，而且保留兩位小數，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,">=TEXT(C1,"$0.00") & "每小時"<.00") & "每小時"

Text函數的語法為：=text(value,format_text)。Value為數字值。Format_text為設置單元格格式中自己所要選用的文本格式。

9. SMALL & LARGE 函數

SMALL函數可以用來找到一串數據中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能夠找到B2到B20的范圍內第3小的數字。

同理，LARGE函數就是用來找最大值的啦。

看看下面這些國家里排名倒數第三的國家GDP是多少？

10. INDEX+MATCH函數

INDEX+MATCH函數堪稱是Excel里的神器，很多人甚至將這個函數的使用熟練程度作為判斷其Excel掌握情況的標準！

這兩個函數有些復雜，搬好小板凳，我們來慢慢說。

index（r,n）是一個索引函數，在區域r內，返回第n個單元格的值。

而 match(a,r,t)是一個匹配函數，t為0時，返回區域r內與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時返回區域r內與a值最接近的單元格順序位置（漢字通常按拼音字母比較，數字按值比較，數值符號按位值比較）。

通常可以將兩個函數聯合起來進行表間關聯關系查詢，通過match函數找到匹配單元位置號，再用這個位置號，通過index函數找到與匹配值對應的關聯值。

還是不懂？

沒關系。

現在小編得到這么一組零件的規格數字（不要問小編要零件做什么用，小編本來就是搬磚的，今天為了你們也是蠻拼的）。

……

這個表格還很長，估計有個……100行吧。意思就是，左側的規格，對應右側的重量。

現在小編拿到一大堆這樣的零件，經過千辛萬苦，終于把這些零件的規格都搞清楚了，并且列出了下面組數字。

現在，老板忽然走過來：

小編，對，就是你！再對照表格，把每個零件的重量給我標記出來！

……

100多個你讓小編一個一個填！那要是1000多個呢！？

小編想摔桌子，憑什么讓我搬磚！

但是我忍住了。

因為小編早已看穿了一切。

我留了一手，Index+Match剛好配上用途！

通過在前面的那組數字中查找規格，我很快得出了對應的重量。

我們來看看到底怎么算的。

=INDEX($B:$B0,MATCH(D2,$A:$A0,0))

這個公式里，MATCH(D2,$A:$A,0)的意思是在A2到A100的區域里查找和D2（也就是你的零件）規格“嚴格匹配”的那一行，“0”的意思就是嚴格匹配。

找到這一行的數字之后。Index函數的功能就是在B2到B100的區域內找到這一行，并且返回相應的重量數字。

于是你的零件重量不就出來了？

之所以都加了“$”是為了讓這個區域“絕對引用”，不管我怎么下拉，這個區域都是固定的。

老板滿意了，小編也放心了。

還不會？

沒關系，復制這里慢慢學：

https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

1. 你知道嗎？Excel可以插入截圖！

目前很多軟件都提供截圖插件，比如QQ和微信都有快捷鍵。但是有時候在用office編輯文檔的時候需要截個圖，那么這個技巧就是很方便的。

Office（包括word excel ppt）的插入選項卡下有一個“屏幕截圖”選項，這幾個字下面有一個小三角，點擊小三角會出現一個“可用視窗”，點擊“屏幕剪輯”，稍等2秒，等屏幕變模糊，就出現了十字形的截圖光標，選擇區域即可截圖。

或者直接點擊可用視窗下面的窗口（下圖中有兩個窗口），即可完成全屏截圖）。

2. 條件格式讓你的數據可視化起來

條件格式（Conditional formatting）是指當指定條件為真時，Excel自動應用于單元格的格式，例如，單元格底紋或字體顏色，或者給單元格前面加上一個紅綠燈。

使用條件格式最大的好處就是可以為你突出顯示你想要找的數據，如果再結合使用公式，條件格式就會變得更加有用。

例如，我想在以下數字中用顯著的格式體現出各個國家的GDP情況。

你可以做成這樣：

或這樣：

以及這樣：

很酷炫吧！

條件格式還可以和上面的函數共用，當滿足某個條件時呈現某種格式。所有上面這些內容都是可以融匯貫通的。

為什么別人做事總比你快？這下明白了吧。如果你也學會這些神技，放眼望去，你的Excel已經超過90%的同事了。▲

范瀟曉，清華大學外文系2015屆畢業生，曾任清華大學視覺中心組長，曾在花旗銀行、China Daily和萬博宣偉實習。

Office家族里，最“用戶友好”的似乎就是PowerPoint了。

似乎隔壁老王都能隨手做出幾頁。

但是，如果你把PPT做成這樣：

或者這樣：

有人說做PowerPoint的人既沒有Power也沒有Point？

一派胡言！做不出Power和Point只能怪你們自己做砸了PPT。

Power（在這里我們叫它“沖擊力”）得益于精巧的排版、抓人的配色、合適的字體以及錦上添花的圖片。

Point（在這里我們叫它“要點”）來源于得體的形式、你的想法、你表達的方式，以及各要素的組織形式。

下面我們就從這些方面來一個一個說說，如何做出高超的PPT吧！

在開始做PPT之前，你就要想清楚，你需要的最終呈現效果是怎么樣的？是一絲不茍的學術分析？是抓人眼球的商業報告？還是可以充分夾雜各種私貨的個人展示？

先把握結構和骨脈，才能豐滿內容。

磨刀不誤砍柴工。

比起打開PowerPoint胡亂拼湊幾頁，你更需要的是一個全局的想法。這要根據你的演講流程走。

打開PPT時，不少人都會忍不住去點軟件里默認的主題。但我要告訴你：珍愛生命，遠離默認主題！

不知道MS默認主題做出來的PPT啥樣？

喏，就是這樣了▼

你不需要把所有的信息全部放在一頁幻燈片上，你需要的是簡明有力的標題和最吸引人的核心信息。

切忌把一整段話放在PPT上，你以為這可以在展示時幫到你，但照著念只會讓聽眾覺得你是個傻帽。

在每一頁幻燈片中，哪些是核心信息，哪些是次要信息，你應該用字體、字號和顏色等元素有效區分出來。

PPT排版的四大法則：

• 對齊 alignment

• 對比 contrast

• 集中 assembly
  

• 統一 coherence

關于對齊

對齊有幾種？相信你們都能給出正確答案。三種：左對齊，右對齊和居中對齊。

但你知道每種對齊方式都有什么優缺點么？（都在圖里了）

巧妙運用各種對齊方法，你的文案能迅速散發出高大上的光環。

關于差異對比

要么完全一樣，要么完全不同。比如下圖這兩個文字塊，每一個部分內部都是相同的，但兩個部分之間是完全不同的。

關于集中

要么靠的很近，要么離得很遠。比如下面三首神曲的歌詞，每一首歌曲內部排得都很近，而不同歌曲之間保持一定的距離。

關于統一

讓你不用模板，但你也別每頁都換一種style。

勤儉節約的精神就不用發揚到做PPT上了。注意！你有的是空間！有的是版面！不要費盡心機地把每一頁幻燈片都填滿。

更不要故意調大字體 ：）

你以為只有東北大媽才能hold住紅配綠么？

并不是！如果控制好色相、亮度和飽和度，紅配綠也能配出時尚范兒！

什么？你說你有21世紀新絕癥——直男癌？！

好吧，那就記住這條傻瓜口訣：一頁幻燈片不要出現三種以上的顏色。

一些我覺得好用的配色方案：

• 經典——黑白灰

• 酷炫——黃黑 紅黑

• 和諧——深色配淺色

• 活潑——酸橙配果綠

• 沉穩——深藍配淺藍

• 現代——黃藍

如果你還是對顏色不感冒，這里有小工具可以幫助你：

Adobe Kuler（color.adobe.com）是在線色彩工具的典范。有數千個出色的預置色彩模板可供選擇，你也可以利用這款既先進又好用的工具來生成自己的模板。

其他類似的工具還有Piknik （color.aurlien.net），Piknik是地球上最基本的色彩工具之一，只需輕輕移動鼠標去改變顏色，滾動一下改變亮度，然后點擊復制數值到粘貼板上，大功告成矣。

做網站的時候，我每天都用它來為顏色選用找感覺，包括它看起來會如何、如果覆蓋整個屏幕效果會怎樣、做幻燈片用哪個顏色好等等。

0to255（www.0to255.com）也是我的至愛之一，是尋找顏色變化的一款非常震撼的工具。這讓它在設計網站的邊界和懸浮（hover）效果時表現出色，但你同樣可以用它來為PPT的排版或其他要素尋找重點色。

最基本的一條建議是，做PPT請選擇不帶襯線的字體，例如英文中的Arial或中文里的黑體。

在Word里好看的字體不要用于PPT，反之亦然。一個PPT里最好不要出現三種字體，以及，不要藝術字。

非主流、渣像素以及水印，你好，再見！

如果有一組圖片，你可以嘗試穩重的矩形排版，以及稍微活潑一些的圓形剪裁。

相信我，在某一頁插入一張全景圖片，你可以收獲非凡的逼格！

高清圖片全屏顯示，再配上一句加框的文字，時尚大片有沒有！！

別用Office自帶圖標配色，如果非要用的話，請改一改。

除了餅狀圖、折線圖、柱形圖……你的數據還有更多光彩照人的可能。

如果你在用Office 2013，恭喜你，你已經贏在了起跑線上。

最后，PPT是最有創意的工具之一，以上這些規則并不是用來嚴格遵守的，而是需要聰明的你來打破的。

畢竟，大眾的審美永遠不是最美的。你的才是。