應(yīng)用文是人們?cè)谌粘５墓ぷ鳌W(xué)習(xí)和生活中，辦理公務(wù)、處理私事時(shí)所使用的一種實(shí)用性文體，由于其通俗易懂，實(shí)用性強(qiáng)，也有人把它稱作實(shí)用文。
應(yīng)用文同人們的日常生活關(guān)系十分密切。由于社會(huì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)文化的迅速發(fā)展，應(yīng)用文的使用范圍也越來(lái)越廣泛。今天，無(wú)論 國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是個(gè)人，在傳遞信息、交流思想、介紹經(jīng)驗(yàn)、聯(lián)系工作和進(jìn)行各種寫作時(shí)均離不開(kāi)應(yīng)用文。
應(yīng)用文是一種用途最廣而又最大眾化的一種文體。日常應(yīng)用文是將應(yīng)用文中最為常見(jiàn)，人們經(jīng)常使用的應(yīng)用文集中起來(lái)進(jìn)行介紹。這類應(yīng)用文是平民百姓日常交往中常用的，一般不具備專業(yè)性、官方性等特性。
二、日常應(yīng)用文的特點(diǎn)(一)有特定的對(duì)象和行文目的
文學(xué)作品的對(duì)象模糊不清，作家在寫作時(shí)確立的讀者對(duì)象是泛泛的，并沒(méi)特定的讀者。而日常應(yīng)用文則不同，它的對(duì)象是十分明確的，寫給誰(shuí)看的，行文者一清二楚。一般的書信類自不必說(shuō)，就是海報(bào)啟事也是以其特定的讀者為寫作對(duì)象的。就寫作目的而言，日常應(yīng)用文也是明確的，它就某一個(gè)事件為其主要內(nèi)容，發(fā)文所希望達(dá)到什么樣的結(jié)果也是明確的。因此日常應(yīng)用文寫給誰(shuí)、寫些什么、達(dá)到怎樣的效果，事先是已知道的。
(二)有較為固定的寫作格式
寫作格式的固定是應(yīng)用文的顯著特點(diǎn)。它是歷史留傳、人們習(xí)以為常、約定俗成的，任何人不可隨意違反它的固定的格式，否則就是不倫不類的，就達(dá)不到應(yīng)用文的寫作目的。當(dāng)然隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，一些陳舊的約束人們的精神甚至是反映封建尊卑壓迫關(guān)系的繁文縟節(jié)的格式，我們要敢于突破，敢于創(chuàng)新。
(三)有較強(qiáng)的時(shí)效性
日常應(yīng)用文總是針對(duì)工作學(xué)習(xí)或生活中所出現(xiàn)的具體事情而寫的。往往是問(wèn)題已擺在眼前或即將發(fā)生，必須想辦法處理或解決時(shí)才使用的。如開(kāi)會(huì)要先寫通知，請(qǐng)假要先寫請(qǐng)假條，入黨入團(tuán)要先寫申請(qǐng)書等。強(qiáng)調(diào)這種及時(shí)性是日常應(yīng)用文的基本特征。
(四)語(yǔ)言要樸實(shí)、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)
(一)平實(shí)
應(yīng)用文的文風(fēng)要樸實(shí)自然，所講事情要符合實(shí)際情況，數(shù)字要確實(shí)無(wú)誤，辦法要切實(shí)可行。實(shí)事求是是應(yīng)用文的起碼要求。不能為了達(dá)到某種目的而夸大或縮小一些真實(shí)情況。一句話，應(yīng)用文要做到文實(shí)相符、文如其事，來(lái)不得半點(diǎn)虛假。
要做到實(shí)事求是，就必須深入生活，親自調(diào)查應(yīng)用文寫作常用開(kāi)頭方法有，不閉門造車。同時(shí)還要熟悉本行業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí)，避免由于"外行"而抓不住重點(diǎn)，說(shuō)不到要害。
(二)準(zhǔn)確
準(zhǔn)確同平實(shí)是相統(tǒng)一的，應(yīng)用文要做到實(shí)事求是，就必須在準(zhǔn)確上下功夫。而要做到準(zhǔn)確就必須注意以下幾點(diǎn)。
1.所寫內(nèi)容要準(zhǔn)確
寫日常應(yīng)用文時(shí)，必須準(zhǔn)確，不能走樣。一則"啟事"是什么就寫什么，不可隨意地歪曲內(nèi)容;一則招生廣告也要將各種要求、條件如實(shí)列出，不可為了吸引生源，而發(fā)布虛假的信息。寫日常應(yīng)用文，不能憑主觀臆想，憑一時(shí)的熱情應(yīng)用文寫作常用開(kāi)頭方法有，而要靠客觀的、實(shí)事求是的態(tài)度。如果偏 離了內(nèi)容準(zhǔn)確這一原則，無(wú)論如何說(shuō)得頭頭是道，也會(huì)給工作帶來(lái)某些不必要的損失。
2.所用語(yǔ)句要準(zhǔn)確
日常應(yīng)用文要做到語(yǔ)言準(zhǔn)確。具體來(lái)講，又可從詞語(yǔ)的選用，句子的組合，修辭格的使用等方面來(lái)說(shuō)明。
(1)詞語(yǔ)的選用
說(shuō)話、寫文章都離不開(kāi)詞，詞是構(gòu)成句子、篇章的最基本的語(yǔ)言單位，所以詞語(yǔ)的選擇就顯得十分的重要。加上漢語(yǔ)語(yǔ)言詞匯相當(dāng)豐富、表達(dá)同樣的事情，可以選用不同的詞語(yǔ)，因此 選擇詞義要注意不錯(cuò)用詞義。如:
我們到該木器廠地下室檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，里面陳列著很多套顧客退還的不合規(guī)格的組合柜、轉(zhuǎn)角沙發(fā)、寫字臺(tái)、皮轉(zhuǎn)椅。
這是一句多處有錯(cuò)的句子。錯(cuò)在有些詞語(yǔ)的選用上。這里顯然應(yīng)當(dāng)將"陳列"改為"擺著" 或"放著"或者"堆著";"退還"應(yīng)改為"退回";而"不合規(guī)格"可改為"質(zhì)量不合格 "。而"套"字對(duì)組合柜、轉(zhuǎn)角沙發(fā)是合適的，而用來(lái)修飾寫字臺(tái)、皮轉(zhuǎn)椅顯然不合適。
除此之外，詞語(yǔ)的選用還要考慮到不出現(xiàn)詞類誤用現(xiàn)象;不出現(xiàn)詞語(yǔ)情感色彩不配的現(xiàn)象以 及產(chǎn)生歧義甚至生造詞語(yǔ)等情況。如:
經(jīng)過(guò)反復(fù)討論，五易其稿，我們終于制定出了一個(gè)規(guī)模龐大的計(jì)劃。("龐大"改為"宏大")
聽(tīng)了××同學(xué)的先進(jìn)事跡后，我們對(duì)他刻苦求學(xué)，身處逆境仍?shī)^斗不息十分感動(dòng)。(這里"對(duì)……十分感動(dòng)"改為"被……的精神所感動(dòng)。")
我們的業(yè)余黨校自開(kāi)辦以來(lái)，已有兩年多了。(刪去"自開(kāi)辦以來(lái)"，去掉逗號(hào))
(2)句子的使用
日常應(yīng)用文句子的使用要做到以下幾點(diǎn)。即少用長(zhǎng)句，多用短句;少用整句，多用散句;少用感嘆句、疑問(wèn)句，多用陳述句。選擇合適的句子形式可以使讀者更好地理解文章的內(nèi)容。如果長(zhǎng)句太多，既易出現(xiàn)病句，也會(huì)給理解帶來(lái)困難，而整句、感嘆句、疑問(wèn)句使用太多，也會(huì)使日常應(yīng)用文失去其獨(dú)有的平實(shí)、自然的文風(fēng)，降低其作為日常應(yīng)用文的存在價(jià)值。除此 之外，造句時(shí)要避免出現(xiàn)病句，病句的出現(xiàn)不僅不能正確地表達(dá)所要說(shuō)明的意思，反而會(huì)影響所要傳遞的信息。如:
參加安全生產(chǎn)知識(shí)競(jìng)賽的只是該廠職工中的一部分工人。(刪去"職工中"三字，同"工人"重復(fù)了)
工人們克服了天氣干燥、風(fēng)沙較大、飲水缺乏等問(wèn)題。("問(wèn)題"改成"困難"。屬于搭配不當(dāng)現(xiàn)象)
產(chǎn)生病句的現(xiàn)象有很多，希望引起大家的注意。
(3)修辭格的運(yùn)用
日常應(yīng)用文要少用修辭，若確實(shí)必要用的話，要注意用得恰當(dāng)、合適，不可濫用。一般來(lái)講，應(yīng)用文中常用的修辭格有比喻、對(duì)比、引用、設(shè)問(wèn)、反問(wèn)等。
應(yīng)用文是實(shí)用性很強(qiáng)的文體，運(yùn)用語(yǔ)言表達(dá)意思必須確切，因此像"夸張"這種言過(guò)其實(shí)的 修辭格是絕對(duì)不能隨便用的。"雙關(guān)"的修辭方式也不適用于應(yīng)用文。
總之，"準(zhǔn)確"是應(yīng)用文語(yǔ)言的基本要求。
3.所列的數(shù)字、事例、話語(yǔ)要準(zhǔn)確
日常應(yīng)用文所引用的內(nèi)容，往往是做出判斷、處理事情的依據(jù)，因此要反復(fù)核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，引用話語(yǔ)要寫原話，不任意改動(dòng)，必要時(shí)還要注明出處。
除此之外，應(yīng)用文還要準(zhǔn)確地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(三)簡(jiǎn)潔
簡(jiǎn)潔是應(yīng)用文寫作的基本要求。
應(yīng)用文的寫作目的可以說(shuō)是以傳遞信息為主，因此應(yīng)用文行文務(wù)必簡(jiǎn)潔。具體來(lái)講，簡(jiǎn)潔在這里應(yīng)包括以下一些內(nèi)容。
1.文字要簡(jiǎn)煉，篇幅要短小精悍
應(yīng)用文寫作要惜墨如金，要選用簡(jiǎn)潔的詞語(yǔ)，要?jiǎng)h去可有可無(wú)的段落。要實(shí)話實(shí)說(shuō)，不穿靴戴帽，冗長(zhǎng)的文章往往淹沒(méi)了主題，同時(shí)也浪費(fèi)了閱讀時(shí)間，降低了辦事效率。
2.掃除套話、空話、廢話
文字是用來(lái)表情達(dá)意、傳遞信息的，如果為寫作而寫作就會(huì)廢話連篇。日常應(yīng)用文更是要避免說(shuō)不中用的話，讀者希望得到的是你提供給他的信息，"言之無(wú)文，行而不遠(yuǎn)"。
