傳真機有普通電話傳真機，還有多功能一體化機，還有電腦軟件傳真機。操作按件、界面也不盡相同，但是對于接收傳真實際就分兩種傳真機使用步驟圖片，一是自動接收，一是人工接收。一般是自動收，人工發。
1.自動接收：
自動收傳真是傳真常用功能，一般有個專門切換按鈕（傳統傳真機）或設置（一體機或軟件），選擇后對方撥打傳真機號碼即可聽到傳真應答聲，之后對方按傳真開始鍵即可傳真，而我方自動接收打印出稿件。自動發一般是一體機或軟件才能實現按時自動發送稿件到對方傳真號碼，此時對方也要開啟自動接收。
2.人工接收：
聽到電話鈴后，拿起聽筒接通電話手動按傳真開始鍵，對方就能獲得傳真應答聲，之后如自動接收流程一樣。人工發傳真時先把稿紙按放到位（傳統傳真機是稿件字向下放置會自動吸附一半到機器里，正確時有提示音和提示文字），撥打對方傳真機號碼，聽到傳真應答聲或讓對方手動給信號后傳真機使用步驟圖片，即可按開始傳真鍵，等待稿件自動排出，屏幕提示完成。
傳真機使用必須有相應的耗材如墨粉、紙張等，還有接線口安裝都必須正確，這樣才能順利接收到傳真。其實檢驗這個功能一點也不難，只要能打進打出電話，說明傳真信號傳輸沒有問題，只要把紙張放入紙架，傳真機會自動檢測，只要不發出檢測告警信號，說明各項功能就正常了。
