【導讀】現文件編碼唯一性。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分。說明：由1、2、3組成主文件號；4、5組成輔文件號。其他分項子文件代號各部門可自行規定，報行政人事中心備案。地，再由項目部實施工程安裝。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產。給客服部，客服再根據此編碼建立售后服務體系。2．各部門/單位進行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，辦公室備案。合同簽定完成后需歸檔資質辦企業文件編號規則方法，并建立臺帳管理。其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。
【正文】深圳市神州龍脈信息工程有限公司行政人事中心
公司文件編碼管理規定
一、目的：
為加強管理，提高管理的科學化、規范化，特對涉及公司管理方面
的制度、流程、表單、合同以及模板管理方面的文件實行統一編號，實
現文件編碼唯一性。
二、編號規則
文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據需要設置，在
主文件號的基礎上制定。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分
組成。示例如下：
□□□□□
12345
說明：由1、2、3組成主文件號；4、5組成輔文件號。
主文件號部分
1、公司代號：
龍脈：LM
部門代號
產生日期
文件流水號
公司代號
流水號
文件類別號
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2、部門代號：用字母表示
GMO-總經辦
HRD-人力資源部
FIN-財務部
SOM-運營管理中心
R&D-研發部
MKTG-市場部
3、文件流水號：數字表示，從0001到9999
輔文件號部分
1、文件類別代號：根據需要對主文件類別再分類或分項。
文件類別代號：
ZD-制度文件
LC-流程文件
BD-表單文件
HT-合同文件
MB-模板文件
2、日期代號
日期代號由年月組成企業文件編號規則方法，如2020年九月產生的文件則寫：1109
其他分項子文件代號各部門可自行規定，報行政人事中心備案。
舉例說明：
市場部于2020年9月以公司名義與某公路管理局簽訂一份高速公路信息
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管理系統合同，這是市場部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此
以現有的編號規則，出來的文件編碼為：LM-MKTG/0001-HT/1109，市
場部再以這個編碼實行項目立項，立項后將文件模板發往項目部開始定
點，項目部定點完之后，提交定點確認函反饋給市場部，再由市場部下
單給采購部，采購部以此文件編碼進行采購申請直至產品發往施工場
地，再由項目部實施工程安裝。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產
生的文件一同進行歸檔處理，并同時報備人力資源部，然后將項目移交
給客服部，客服再根據此編碼建立售后服務體系。
三、使用規定
1．各部門/單位進行文件編寫、整理及合同簽訂等均需以此規定進行編
號管理。
2．各部門/單位進行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，辦公室備案。
合同簽定完成后需歸檔資質辦，并建立臺帳管理。
其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。
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二〇一一年十月十五日