除了word的doc文件外，PDF也是我們經(jīng)常接觸到的文件格式，經(jīng)常需要在pdf文件上進(jìn)行編輯與修改，或者給內(nèi)容做提示和備注。
文件的文本備注功能可以用pdfFactory來進(jìn)行，編輯打印PDF一條龍，既可以通過創(chuàng)建文本框的方式進(jìn)行備注，也可以將現(xiàn)有的文本粘貼到文件中進(jìn)行備注。文本備注既不會影響到原文的意思，又能起到補(bǔ)充說明的作用，是一個相當(dāng)實(shí)用的功能。
圖1：文本備注功能
方法一：插入文本注釋
如果臨時想加入一些文本備注，可以直接單擊pdfFactory 頂部菜單欄的“文本注釋”來創(chuàng)建文本備注。
如圖2所示，單擊頂部菜單欄的“A”圖標(biāo)（文本注釋），即可啟動文本備注功能。用戶如需關(guān)閉文本備注功能，可以直接單擊旁邊的“箭頭”圖標(biāo)，即可關(guān)閉功能。
圖2：使用文本注釋功能
啟動文本備注功能后，就可以在文檔中的任何位置輸入文本備注。
比如需要在第一段的末尾添加文本備注，具體的操作是，如圖3所示，使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊第一段的末尾，待出現(xiàn)輸入光標(biāo)后，就可以開始輸入相關(guān)的文本，文本框會自動與最近的現(xiàn)有文本行對齊。
圖3：插入文本注釋
方法二、粘貼剪貼板中的文本
如果已編輯好了需要添加的文本備注，可以直接使用pdfFactory 的粘貼功能，將事先已經(jīng)復(fù)制到剪貼板的文本作為備注添加到文檔中。
如圖4所示，右擊需要粘貼文本備注的位置（如上文所說的第一段末尾），然后在其快捷菜單中選擇“粘貼”。
圖4：使用快捷菜單的粘貼功能
如圖5所示，可以看到，文本已經(jīng)被成功地粘貼到第一段的末尾。同樣地，粘貼的文本備注與最近的現(xiàn)有文本行對齊。
圖5：粘貼剪貼板中的文本
無論是通過A圖標(biāo)創(chuàng)建文本備注，還是通過粘貼的方式創(chuàng)建文本備注，pdfFactory實(shí)際上都是通過添加文本框的方式創(chuàng)建備注的。
你辛辛苦苦寫一篇論文，精心設(shè)計(jì)了字體、符號、排版，拿去打印店的時候，卻發(fā)現(xiàn)字體和格式完全變了？當(dāng)你做好一份方案PPT，提交給客戶或上司，結(jié)果你用WPS2016,對方還在用Office2003（世界上最遙遠(yuǎn)的距離莫過于此），字體格式變化、顯示狀態(tài)丑陋、精心做的圖片也自動變得亂七八糟？如果你事先轉(zhuǎn)換成PDF，做出來什么樣子，對方看到的就是什么樣子；
你做了一份CAD工程圖發(fā)給客戶，結(jié)果對方根本就打不開，誰有你那么專業(yè)的軟件啊？如果你事先轉(zhuǎn)換成PDF，對方使用簡單的瀏覽器就能打開，而且效果清晰；
你加班熬夜做了一份策劃案，放了很多圖片和設(shè)計(jì)，最后文件大小已經(jīng)達(dá)到了幾百M(fèi),老板卻讓你3分鐘之內(nèi)發(fā)送到他郵箱，你能做到嗎？如果你把策劃案轉(zhuǎn)化為PDF，結(jié)果大小不到10M,1分鐘內(nèi)就能發(fā)送成功；
你使用Word或PPT辛苦做了方案發(fā)給競標(biāo)客戶，結(jié)果第二天就被他人盜用，方案并沒有做版權(quán)登記，也沒有簽訂合同，結(jié)果你只能吃了啞巴虧？但如果你事先把方案轉(zhuǎn)化成PDF，那么盜版的人想要直接把方案拷貝下來，就難上加難！
……
PDF（Portable Document Format的簡稱，意為“便攜式文檔格式”）。是由Adobe Systems用于與應(yīng)用程序、操作系統(tǒng)、硬件無關(guān)的方式進(jìn)行文件交換所發(fā)展出的文件格式。
這種文件格式與操作系統(tǒng)平臺無關(guān)，也就是說PDF文件不管是在Windows，Unix還是在蘋果公司的Mac OS操作系統(tǒng)中都是通用的。
PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨(dú)立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個文件中。該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態(tài)影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。由于PDF文件的種種優(yōu)點(diǎn)，它逐漸成為出版業(yè)中的新寵。
PDF，是一種專供閱讀的文檔。需要復(fù)制PDF中的內(nèi)容，或者把內(nèi)容拷貝出來，則需要轉(zhuǎn)換成原來的格式！
方法一、自帶軟件保存
使用的Word或者PPT軟件是2007及以上版本（如今有2007、2010、2013、2016等）,直接在word或PPT界面點(diǎn)擊另存為，選擇文件類型為PDF，即可。新版的WPS也是同樣的道理。
（在其他格式里的保存類型那里都沒有“PDF或XPS“；只是說明你目前不能直接保存為pdf格式。但是，你只需要下載一個加載項(xiàng)就可以了。點(diǎn)擊一下word2007文檔右上角的那個”？“圖標(biāo)按鈕，或者按快捷鍵F1打開幫助；然后在搜索框那里輸入“加載項(xiàng)PDF或XPS”，點(diǎn)擊搜索，再在搜索結(jié)果點(diǎn)擊第一個鏈接；然后就來到了官方網(wǎng)站下載這個2007 Microsoft Office 加載項(xiàng)：Microsoft Save as PDF 或 XPS，點(diǎn)擊下載即可：）
方法二、安裝虛擬打印機(jī)
所謂虛擬打印機(jī)，就是在計(jì)算機(jī)中虛擬打印出你想要的文件類型。
第一步，下載”PDF虛擬打印機(jī)“，可以百度搜索。
第二步，安裝打印機(jī)，直接雙擊安裝，按照步驟點(diǎn)選下一步就可以了；
第三步，像平時打印文件一樣打印PDF文檔，直接在word或PPT界面點(diǎn)擊打印，在打印機(jī)列表中選擇PdfFactory Pro，點(diǎn)擊打印，稍候片刻，會彈出一個購買窗口，點(diǎn)擊取消，再點(diǎn)擊左上角的保存按鈕，完成。這種方法唯一的缺憾是做出的PDF文件正下方有水印，想去水印則需要購買。
方法三、 在線轉(zhuǎn)換神器
只需要在瀏覽器中輸入：smallpdf.com/cn，就可以在PDF、Word、PPT、Excel、JPG圖片當(dāng)中任意轉(zhuǎn)。
方法四、專業(yè)軟件
只有專業(yè)人士才擅長使用Adobe PDF 這類軟件，并通過它們來編輯PDF文檔，有的專業(yè)人士直接使用PS，Coreldraw等特別專業(yè)的軟件制作各類型的PDF文檔。而非專業(yè)人士根本就不需要去考慮這些。