Word作為現(xiàn)在很多上班族必備的日常工具，無論是寫簡(jiǎn)歷、寫論文、寫文案還是寫計(jì)劃書等等都需要借助word的幫助。
然而90%的人對(duì)于word只掌握了10%的功能，沒有準(zhǔn)確掌握一些實(shí)用技巧，以至于在日常的工作中常常吃不懂word快速技巧操作的虧。
如果你在工作中常遇到為新建下一頁瘋狂回車，還在一遍遍使用基礎(chǔ)Ctrl+C和Ctrl+V，或者還在為文字轉(zhuǎn)表格、PDF轉(zhuǎn)word等發(fā)愁，那么建議你收藏好這篇文章，空閑時(shí)跟著下文中提供給的方法多操作幾遍，在關(guān)鍵時(shí)刻說不定可以讓你在上司和其他同事面前秀一把。
01 批量復(fù)制粘貼
復(fù)制粘貼在每個(gè)人的工作中是很常用的操作，word里面還有一個(gè)很常用的復(fù)制方法就是格式刷。
然而多數(shù)人在利用格式刷時(shí)往往只知道單擊一次格式刷可以將格式復(fù)制粘貼一次，卻不知道其實(shí)在面對(duì)同類型格式需要多次復(fù)制時(shí)，也可以雙擊格式刷，這樣就可以連續(xù)使用格式刷進(jìn)行多次的格式復(fù)制粘貼了。
格式刷雖然方便，但是在進(jìn)行跨頁面操作時(shí)容易出現(xiàn)意外退出格式刷的情況，要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的連續(xù)復(fù)制粘貼功能，快捷鍵的存在會(huì)讓你覺得這簡(jiǎn)直就是開掛的操作。
很多人都知道Ctrl+C和Ctrl+V是用來復(fù)制粘貼內(nèi)容的，可是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V會(huì)變成什么呢？答案是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V是用來復(fù)制粘貼格式的，在某種程度上來說等同于格式刷，但又比格式刷穩(wěn)定（至少在跨頁面操作時(shí)不用擔(dān)心出現(xiàn)意外退出的情況）。
即便有了Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V這兩組快捷鍵，在面對(duì)一份已經(jīng)完成了的文檔，可是需要修改標(biāo)題字體、字體顏色等，仍需要逐個(gè)選中標(biāo)題才能實(shí)現(xiàn)格式刷的作用，那么有沒有可以一次選中所有標(biāo)題，再一次性把格式粘貼過去的辦法呢？
答案是有的。在word中隱藏了一個(gè)很神奇的功能，那就是選中格式相似文本。
先在文本中其中一個(gè)需要修改的標(biāo)題或者內(nèi)容按要求修改好，然后按下Ctrl+shift+C，這時(shí)復(fù)制的格式會(huì)被保存到后臺(tái)，然后點(diǎn)擊需要進(jìn)行同樣操作的標(biāo)題二，接著點(diǎn)擊開始工具欄內(nèi)的選擇-->選擇格式相似的文本，這時(shí)就會(huì)看到文檔里所有的標(biāo)題都被選上了，然后再按Ctrl+shift+V就能輕松實(shí)現(xiàn)一鍵修改所有的標(biāo)題格式。
02 文件格式轉(zhuǎn)換
工作中在制作完一份精美整潔的Office文檔（包括Word、、Excel等）需要發(fā)送給客戶，或者是臨時(shí)收到一份PDF文件需要轉(zhuǎn)換成普通Office文檔的時(shí)候，往往會(huì)把很多人一下子都難住了。
也有一些聰明的小伙伴會(huì)借助一些格式轉(zhuǎn)換工具來實(shí)現(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換，事實(shí)上Office本來就自帶可以實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換的功能，但需要注意的是在進(jìn)行文件格式轉(zhuǎn)換時(shí)，可能存在轉(zhuǎn)換后文檔內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)亂的情況。
由于部分文件格式的特殊性，如PDF，想要百分之百將原文件轉(zhuǎn)換成另一種格式，目前是不可能的。但總體轉(zhuǎn)換，在做局部修改也能實(shí)現(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換。
1. Word和PDF互換
Word轉(zhuǎn)PDF其實(shí)只需在保存文檔時(shí)直接將保存格式設(shè)置為PDF即可，建議選擇另存為PDF文件，以防止在轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)錯(cuò)亂。
而將PDF轉(zhuǎn)成Word則需要根據(jù)情況進(jìn)行操作：
如果PDF文件是可修改的，那么可以直接新建一個(gè)空白文檔將PDF中的內(nèi)容復(fù)制粘貼過去，在對(duì)空行、錯(cuò)位等進(jìn)行小范圍修改即可。
如果很不幸PDF不能修改，也還是有兩種辦法可以轉(zhuǎn)換成Word。一種是直接利用Word，但這個(gè)方法僅限于你電腦的Office版本是及往后的版本。
操作方法就是直接點(diǎn)擊需要轉(zhuǎn)換的PDF文件，右擊選擇打開方式為或2013以上的版本。在進(jìn)行這個(gè)操作時(shí)Word會(huì)提醒你轉(zhuǎn)換后可能會(huì)和PDF有差異，點(diǎn)擊確認(rèn)，接著就會(huì)得到一份Word，再根據(jù)PDF稍作調(diào)整就好。
如果電腦上沒有高本版的Office，也可以借助一些插件或者在線轉(zhuǎn)換器完成格式轉(zhuǎn)換。
操作較為簡(jiǎn)單的在線轉(zhuǎn)換器如PDF365、、迅捷PDF轉(zhuǎn)換器等。
2. Word和PPT互換
將Word轉(zhuǎn)換成PPT時(shí)需要先根據(jù)文本內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的大綱級(jí)別。具體操作是在Word中點(diǎn)擊視圖→大綱視圖，將Word中對(duì)應(yīng)的標(biāo)題內(nèi)容設(shè)置成級(jí)標(biāo)，操作如下：
然后打開PPT軟件，點(diǎn)擊開始→新建幻燈片，選擇幻燈片（大綱級(jí)別），選擇設(shè)置了大綱級(jí)別的Word文檔打開，在進(jìn)行美化，就能實(shí)現(xiàn)Word轉(zhuǎn)PPT。操作如下：
PPT轉(zhuǎn)換成Word的操作跟Word轉(zhuǎn)PPT相似，也是打開大綱視圖，然后Ctrl+A選中全部，然后Ctrl+C復(fù)制到新建的Word中就可以了。操作如下圖：
3. Word和Excel互換
將Word文檔另存為網(wǎng)頁文件格式，之后打開Excel表格，點(diǎn)擊文件打開保存的網(wǎng)頁文件，然后保存為工作簿的格式就能實(shí)現(xiàn)Word和Excel的轉(zhuǎn)換。具體操作見下圖：
將Excel轉(zhuǎn)換成word則需要同時(shí)打開Excel文件和空白的Word文檔，然后選中Excel數(shù)據(jù)區(qū)域，按住Ctrl不放，將表格拖進(jìn)Word文檔中，這樣就可以完整地將Excel格式放進(jìn)Word中了。具體操作如下圖：
03 快速查看文檔被修改的內(nèi)容
在家辦公最不方便的就是沒辦法面對(duì)面溝通，這也是導(dǎo)致效率低的原因之一。由于沒辦法近距離溝通，所以有時(shí)候文案內(nèi)容被修改過了，我們卻不知道修改了哪里，導(dǎo)致后面自己重新整理的時(shí)候沒有及時(shí)更正修改，粗心大意不說，還會(huì)拖慢工作進(jìn)度。
要想在發(fā)送文檔后能清楚地知道別人修改了文檔中的哪些內(nèi)容，就需要在發(fā)送文檔前將文檔設(shè)置成審閱模式。具體的操作是點(diǎn)擊上方工具欄中的審閱，然后點(diǎn)擊修訂，使修訂按鈕顯示灰色的高亮狀態(tài)。這樣文檔在被發(fā)送后就會(huì)自動(dòng)記錄別人修改過的地方。
如果忘記給文檔開啟審閱模式，或是上司覺得審閱模式下的修改提示對(duì)他們閱讀文章造成不適或者困難，那么也可以在不開啟審閱模式的情況下知道他對(duì)文檔進(jìn)行了哪些修改操作。
方法就是在收到領(lǐng)導(dǎo)發(fā)回來的已經(jīng)修改了的文檔以后，打開修改過的文檔，然后點(diǎn)擊審閱→點(diǎn)擊比較，在原文件中選擇先前發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的沒有修改的文件，在修訂的文檔中選擇領(lǐng)導(dǎo)修改完發(fā)回來的這份，然后點(diǎn)擊確定，word會(huì)將兩份文檔放到一起并標(biāo)記出已經(jīng)被修改的地方。
需要注意的是，在使用word文檔比較時(shí)，需要保證同時(shí)保存了修改前文檔和修改后文檔的情況下才能進(jìn)行操作。因此在保存領(lǐng)導(dǎo)發(fā)回來的文檔時(shí)需要另存為新的文檔，不可以直接覆蓋原文檔。
如果需要限制接收文檔的人對(duì)文檔進(jìn)行修改，或是只允許接收方再能修改文檔內(nèi)局部的內(nèi)容，則需要借助限制編輯這一功能的幫忙。
對(duì)全文開啟限制編輯功能后接收方只能查看文檔，但不能對(duì)文檔進(jìn)行修改。
而在一些特殊的文檔內(nèi)容的限制中，則需要借助word上方工具欄開發(fā)工具中的控件來輔助實(shí)現(xiàn)。如果Word上方工具欄中沒有開發(fā)工具這一工具欄，則需要通過打開左邊的文件下拉通道中的選項(xiàng)，選擇自定義功能區(qū)，勾選開發(fā)工具前的按鈕來調(diào)出開發(fā)工具欄。
需要注意的是，在對(duì)文章中的內(nèi)容進(jìn)行了控件設(shè)置后，必須打開審閱中的限制編輯才能讓控件生效。
不管是在家辦公還是在公司辦公，熟練掌握這些辦公工具的操作都能讓你工作起來事半功倍。
也許有些人已經(jīng)回到工作崗位了，有些人仍被困在家里辦公，無論你現(xiàn)在處在怎樣的狀態(tài)，都希望借助這次疫情在家辦公的機(jī)會(huì)，能好好利用空閑時(shí)間好好提高自己對(duì)工具的利用能力。
中國自古有云“工欲善其事必先利其器”，想要在工作中出色表現(xiàn)并且獲得贊賞，就必須先提高自己的能力。很多時(shí)候工作靠的不是一味的埋頭苦干，更重要的是要懂得借助工具和他人的幫助。
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